怎么设计EXCEL表
在实际工作中,很多EXCEL用户对于表,特别是同工作簿中多个相互联系的工作表,在设计上欠缺思路。
最常见的问题是:将基础资料与流水记录放在一起、将数据记录过程与需要的结果放在一起,等等。
这样的表给工作带来相当大的麻烦:数据录入费时、EXCEL的图表功能不能使用、容易出错。
那么怎样设计EXCEL表,以及组织各工作表之间的关系呢?请看对下图的拆分,重设计,组织一个新的鞋店进销存台账。
方法/步骤1
1、原表分析:
1 此表原来采用摆火柴棍的方法记帐。即:某货号进货或销售后,通过在码数中,增加或清除该鞋码的一个数(这个数是表示鞋码的,一般规律是5至9表示35至39码,0至4表示40-44码)。
2 进货或销售某货号、某鞋码时的记帐方法:通过筛选货号(货号有2000多个),在对应的码数中,增加或清除该鞋码的一个数。
3 进货记帐规则示例:如本例C6中,现在是一个9,表示库存一双39码的鞋子(对应的G6中你可以看到“余存”是1);如果现在它再进货3双,那么会在码数中增加3个9,变成9999(表示4库存4双39码)。
4 销售记帐操作示例:如本例C6中,现在是一个9,表示库存一双39码的鞋子(对应的G6中你可以看到“余存”是1);如果现在销售了,库存没有了,那么会在码数中清除那个9,变成空单元格。
2、从上面原表设计者使用的情况来自看,几乎是不用任何函数和公式的。
可以猜测得到,这个表的最初设计者,还没有了解EXCEL的真正用途,和EXCEL的函数公式。
当然对于EXCEL表设计,比这更高一个层面,就更不可能掌握了。
方法/步骤2
1、那么,较好较为规范的台账表应该怎样设计呢?
在实践工作体会到几个要点:
2、要点1:基础资料与流水记录分开,便于基础数据的维护。
比如新货号、新物料、新产品资料的增加;长期不用的旧货号的删除;以及对基础资料进行备注说明。这些基础资料的维护工作,都是不方便在流水记录表中进行的。
下图左边部份,是对上图“原表”进行处理后,整理出来具有唯一值属性的“鞋店基础资料表”。
3、要点2:
期初数据单独存放,这样有利于期初数据的管理(包括核对)。
4、要点3:进货业务单独记录流水帐。便于利用EXCEL的数据图表功能,对数据进行统计分析。
当然,对于企业仓库入库业务,情同此理。
基础资料表中的货号与进货表中的货号,形成一结多的关系。(利用这种关系,快速录入带有效性的数据的方法,将在随后进行介绍)
5、要点4:销售业务单独记录流水帐。便于利用EXCEL的数据图表功能,对数据进行统计分析。
当然,对于企业仓库出库业务,也一样处理。
基础资料表中的货号与销售表中的货号,形成一结多的关系。(利用这种关系,快速录入带有效性的数据的方法,将在随后进行介绍)
6、要点5:进销存用单独的表,对上述月初、进货、销售表中,对应月份、日期、货号进行汇总计算。
只需要一个SUMIFS就够了。
如果你不会函数,EXCEL的数据透视表也很方便快捷让你完成数据汇总的。
下图左边根据O表中的月份,A列中的货号(带鞋码,将原表中货号与码数等鞋子的基础资料重新整理成唯一的货号)分别计算进货表中的进货数量、销售表中的销售数据。
7、试试用上面“原表”中的数据表做个图表
看下面重新设计表结构之后,图表功能实现数据汇总、分析
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