如何合理管控行政费用
导语：行政事业经费管理方法，其特征在于分为以主要流程的自动闭环控制为主，以关键环节路由转换流程走向为辅，使整个经费支出体系完整、规范、可控。其中，主流程包括对预算、分配、用款申请、合同登记、付款、决算几个独立过程的定义。
如何合理管控行政费用
一、加强综合预算管理，规范其他收入的管理
近几年，财政部门加强了对行政事业性收费和罚没收入的管理，按照有关规定，预算单位的各项收入(如财政补助收入、上级补助收入、事业收入、经营收入等)全部纳入经费预算管理。而除此以外的各项收入，包括对外投资收益、进修培训收人、房租、利息以及其他项目收入等，虽然也纳入了预算管理，列入了决算表中，但却“重收轻支”，对这部分收入应该如何进行使用和管理却并没有明确的规定，预算管理偏松，预算约束软化，透明度不高，缺乏监督。其他收入是经费收入的重要组成部分。长期以来，由于其他收入没有直接纳入财政预算，导致大量财政性资金游离于财政管理之外，削弱了政府宏观调控能力，降低了资金使用效益。
二、完善国有资产管理机制
国有资产是行政事业单位开展业务活动和完成工作任务的物质基础。虽然各行政事业单位都建立了资产管理制度和责任制，但总体状况不容乐观，仍存在家底不清、账实不符、重钱轻物、产权不清等问题。“国家统一所有，政府分级监管，单位占有使用”的管理体制，在实际操作上责任主体不明、责任划分不清、权利和义务不对称，使得以下问题比较明显：
(一)资产的所有权和使用权分离
由于固定资产的购建掌握在各使用单位手中，造成资产实际占用权、处置权等全部落在各个使用单位，要进行跨部门、跨单位的资产配置基本上不可能，从而造成各单位之间资产的占有严重失衡。如办公用房，有的单位多余，闲置或出租，有的单位则全部靠租借。
(二)会计核算存在漏洞
对固定资产的会计核算存在漏洞。现行会计核算上预算单位固定资产不计提折旧，固定资产在使用磨损、实际价值逐渐递减但尚未报废之前，账面净值一直保持原始价值，导致账实严重不符，有的资产已报废，但清理前账面一直未调整，使“家底”不清;固定资产与固定基金同增同减，在基建项目完工后，由于资金来源尚未全部落实，资产长期无法入账，造成有物无账。
(三)资产的使用效益低
各单位对国有资产的产权意识还比较薄弱，账实不符现象严重，不少单位随意处置国有资产，资产管理与财务管理脱节现象比较突出，普遍存在“重钱轻物”、“重购轻管”的现象。存在资产低效使用的问题，在资产购置上存在随意性乃至盲目性，赶超消费浪潮，追求“高精尖”、 “功能全”，一方面不断向财政要钱，投资兴建或购置资产，提前更新，使大量尚能使用的设备处于闲置状态;另一方面不及时地对设备进行保养、检修、维护，致使许多设备无法继续使用或超常规、破坏性地使用，造成设备快速老化，影响了资产的使用效果和寿命。这大大的影响资产管理效能，影响行政事业单位的运转效率。
三、加强经费的内部审计和财政审计监督，规范职务消费
目前相当大部分行政事业单位没有设立内部审计机构;有的虽然设了内部审计机构，但力量薄弱，甚至是个摆设;有的内部审计机构与纪检监察部门合署办公，大量时间和精力用在办案上，不能有效的发挥内部审计的作用;有的单位将内部审计机构设在财务部门，对下级审计可以发挥一定的作用，但对本级财务的监督就不能有效地发挥作用。
(一)建立健全内部审计机构
行政事业单位要从编制上解决人员问题，把内审机构设置列入行政事业单位的“三定方案”中，配备素质高、业务强的内部审计人员，招聘具有审计专业技能人才充实审计队伍，加强审计力量。参照国家审计的有些做法，如审计程序、方法、对问题的定性及处理处罚等建立健全内部审计制度，使内部审计工作发挥更大的作用。
(二)加强财政审计监督
财政监督作为经费管理的重要组成部分，是实施财政政策、规范财经秩序的重要保证。在进一步健全财政监督机制的基础上，把工作重点放在完善政策、制度上，逐步实现监督管理的规范化。财政部门的工作人员要以深化财政改革、加强和完善财政管理为中心，做到收入监督与支出监督并举，专项检查与日常监督并重，开展定期的监督检查。在监督环节上，重点加强对财政资金分配、使用和效益情况的监督检查，同时建立起财政部门、主管部门、资金使用单位、审计部门相互制约的预算执行监督机制，发挥监督工作对财政运行的预警保障作用。
(三)强化对职务消费的控制管理
各单位要始终坚持适度从紧、量入为出的政策，采取切实有效的措施，运用科学方法管好 “人、车、会、话”等重点支出项目，在日常工作中做到精简和分离相结合，人为压缩行政事业经费开支。如：制定科学的小汽车管理办法，节减汽车燃修费用开支;完善会议管理办法，减少会议经费开支;扩大政府采购范围，不断节约财政资金等。同时不断探索，不断完善对职务消费的控制管理。将职务消费划定范围，结合部门预算将消费支出具体到项目和人，不准超越。消费额度定量化、货币化，将职务消费定量、定额化，包干到人，公开透明。既可以节约政府行政支出费用，提高职务消费的合规性，又有利于防腐倡廉。
如何合理管控行政费用
一、经费管理主流程模块
定义经费管理的主要流程，如预算、分配、用款申请、合同登记、付款、决算、账务处理。
(一)预算
按照财政部门颁发的功能科目体系，编制单位本年的预算数据，并可据此作为全年支出的资金来源，也是纳入经费控制管理范围的资金之源。将预算分为年初预算及年度追加预算两部分，可清晰的记录各项预算数据的来源。
(二)分配
单位对某些经费支出进行部门包干管理，以达到专款专用的控制目的。即对可支配支出项目(经济科目)的金额来源与哪项预算中功能科目做了限制，用以控制资金流向的合理性、合规性。分配的步骤也分为年初分配及年度追加分配，这样做的目的类似于节流，对于部门年度包干经费不是一次性分配，而是分期间，如按月度、季度，可进行多次分配，避免部门支出时在前几个月或半年过度支出，造成后面经费紧张的.局面。分配可以分为财务计划部门主动分配，当然也可以追减已分配的经费，还可以使财务计划部门仅作为其中一个审批环节，由各个部门主动发起部门经费申请，审批流程走完后，自动分配金额。
(三)用款申请
行政事业单位日常支出，有些需要进行事前审批。这样，用款事前审批单据划分为，车辆油料补充、车辆维修、公务接待、办公用品、设备采购、因公出差、会议、培训、其他经费支出等。除了可受经费额度控制外，每一项上都会有此类型特有的元素，如：1、车辆油料补充和车辆维修，记录有车辆号码、行驶里程、申请金额，看据此统计单位内某辆车在某一时间段内，行驶的里程数及所花费的加油和维修费用情况，用以识别车辆是否违规使用。2、公务接待，记录有接待的相关情况，并且依据接待标准控制，做到接待合规不超标。3、采购申请，记录采购的类型及数量，供应商信息供选择，做到采购必申请及定点采购，避免了采购的随意性，大大降低了采购收回扣等违法违规行为的发生率。
(四)合同
对于某些采购需要在登记合同信息，包括合同编号、签订日期、供应商等，最主要的还是合同的付款日期及付款条件。后续的付款流程即是依据于合同上的付款信息，进行付款的相关操作。在合同上，增加一项付款进度，后面付款环节在依据合同付款的同时，还会将付款信息实时反馈到合同上，使管理者对合同的支付情况一目了然。
(五)付款
付款时的重要原则就是要有付款依据，严格做到无依据不付。付款依据分为以下几种：1、事前用款申请;2、合同登记的付款记录;3、预算经费额度。每一笔付款资金，都会有来源出处，同时又会记录到详细的支出科目上，资金流动一目了然。付款时，增加支付方式处理，一般分为转账、现金、零余额账户等，作为后续直接支付的先决条件。
(六)决算
年终根据系统经费运行支出情况，确定某项经费支出的详细情况，及各个部门的经费支出情况，并分析本年预算经费在编制、分配、支出的过程中存在的问题，用以辅助决策下一年预算经费管理行为。
(七)账务处理
在付款环节，财务稽核岗审查付款单时，同时确定此项经费的账务处理科目及相关辅助专项信息，后续在同账务系统衔接时，自动生成记账凭证。减轻了会计制单人员工作量，同时将两个审核环节合并为一个。
