准备工作：准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。
需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段(如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免)，假设照片放在e:\photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应(如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题)。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。
接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：
1.启动word程序，从菜单栏中选择“工具??邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框;
2.在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” (如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”)，再在出现的对话框中点击“活动窗口(A)”按钮。
3.在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据(G)”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档(M)”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏;
4.然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单(下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的)，然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。
5.下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：
先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture ＂e:\\photo\\”(不包含外侧双引号)，再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField ＂准考证号＂”，光标定位到这个域之后输入“.jpg＂”，最后看到的 结果应该是：
{IncludePicture ＂e:\\photo\\{MergeField ＂准考证号＂}.jpg＂}。(这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了)
现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。
6.然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有?不会是上当了吧?
别急，保存生成文件(不用关闭文件再打开)，按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。^_^
图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改： \* MERGEFORMAT(注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格)。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE ＂e:\\photo\\{MergeField ＂准考证号＂}.jpg＂ \* MERGEFORMAT }
实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture ＂e:\\photo\\001.jpg＂}，插入准考证域用的是{MergeField ＂准考证号＂}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture ＂e:\\photo\\{MergeField ＂准考证号＂}.jpg＂}从而实现了本文最初提出的要求??批量打印照片。
如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。
建议使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。
附：＂INCLUDEPICTURE＂的Word域的用法：
域用法：{ INCLUDEPICTURE ＂FileName＂ [Switches ] }
＂FileName＂ ：图形文件的名称和位置。
如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。如{IncludePicture ＂D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并\\photo\\4220001.jpg ＂}
指定路径(路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:\Manual\Art\Art 22.gif)时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如{IncludePicture ＂邮件合并 \\photo\\4220001.jpg ＂}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。
Switches 开关，如下：
\c Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名，例如，输入 picture 表示筛选文件 Picture.flt。
\d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。
\* MERGEFORMAT 注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。
注意事项：
1.插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl+F9来插入域(此时会自动插入表示域的那一对大括号)，并在其中填写域代码。
2.特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：
{IncludePicture ＂ e:\\photo\\{MergeField ＂准考证号＂}.jpg＂}，因为e：前多加了空格。
3.最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可