如果你在国企和大一点的公司,学会开会和参加会议是必不可少的职场技能,我自己主持的会议到是比较可控,基本这几步就完了,去一些非去不可却非常无聊的会议,就带着电脑或笔记本,做到后面一点,利用开会的时间处理工作,效果还行。
在开会时用思维导图做会议记录,效果很不错。
1、项目早会:
8人以下,每人2-3分钟,站立,每人三个问题
昨天工作完成情况
未完成原因和遇到的问题
今天计划任务
2、短会或周会:
3、重要一点的会议:
当年做项目总监时,经常需要跟多方进行反复扯皮,把一本中的会议模型修改后,应用一段时间效果还行。
A:会议召集
开展讨论
开展项目评估
使用评估结果确定合适的利益攸关者代表
确定会议程序与内容
决定是否开展建立共识程序
确保得到权威人士的授权
B:角色与职责分配
指定人选:召集、沟通、协调、记录、主持、专家、利益攸关者代表
设置关于候补代表和观察员的规则
形成书面的日程安排、基本规则、工作计划、项目预算
确定与代表人和社区的沟通方式
C:会议讨论
讨论要公开、透明
需要时引入专家判断
设置小组委员会
通过讨论寻求团队利益最大化
头脑风暴的发言不作为承诺
设置专业调解人来引导对话
只使用一份统一文本来与异见方沟通
按需修改议程、原则与deadline
D、达成协议
以书面形式寻求一致同意
以有条件的承诺书来处理风险或不确定性
采取协商的决策程序
询问谁无法接受协议
要求反对者提出所有人都能接受的改进建议
所有协议均采取书面形式
与所有利益攸关者和机构保持联系,并且将协议决定传达下去
E、促使各方兑现承诺
与所有利益攸关者沟通,确保他们同意协议内容
让所有利益攸关者签署书面协议,表达个人支持
将协议提交给决策人
如决策人否决,重新召集讨论
执行中监督审查过程
4、其它建议:
这方面最好的书是《罗伯特议事规则 》,最好买一本去看看。可以分享几条心得:
只去参加必要的会议
准时开始,准时结束,有可能的话,尽量站着开会,这样结束的最快
让提出问题的人给出解决方法,并列出优缺点,在会议上二选一或三选一