18世纪思想家马修·亨利(Matthew Henry) 说：“成大事者必起大早。”这和“早起的鸟儿会捉虫”的谚语英雄所见略同。许多企业的顶级管理者把这句话奉为自己的时间管理准则。
迪士尼CEO罗伯特·爱格尔(Robert A. Iger) 每天4:45 起床到健身房锻炼,6:00 进入办公室阅读各种资料, 直到7:00 举行一天当中的第一次会议。“每个人都有自己的生活节奏, 不过对我来说, 早晨是巅峰时刻, 那时候比较心平气和。”
美国传媒大亨默多克的新闻发言人霍华德·鲁宾斯坦每天早上4:30 之前就到书房快速浏览电视新闻, 然后处理用不同颜色区别的文件, 确定要回的电话, 签署支票, 确定当天的日程, 这样暂告一段落之后, 他会舒展舒展身体出去跑步。……
时间管理的重要性不言而喻, 对于很多人, 早起可能是个时间管理的好办法, 但在我们着手改变之前, 最根本的是, 首先明确时间管理对于自己的意义在哪里, 什么样的时间规划方式才适合自己。
不做时间管理陷阱的三种人
不同的人有不同的时间管理方式, 最根本的是, 时间管理关注的是“效能”。一个讲求效能的人会从所有任务当中选择出最重要的, 并用最有效的方式来完成它。在如何应用时间这个事情上,做出正确的选择比更快更好地完成手头的工作更加重要。
为了避免掉进时间管理陷阱, 美国“时间管理之父”阿兰· 拉金教授提醒我们不要成为以下三种人：
第一种, 执著于井井有条的人。他们总是不停地列出任务清单, 更新清单, 并忘记清单。他们投入大量时间进行规划, 除非把最微妙的细节都规划好, 否则他们绝不采取任何行动。最后, 他们可能根本还没开始工作。他们追求的只是井井有条的感觉, 而不是工作本身。
第二种, 那些“做得太多”的人, 他们总是让自己忙个不停,结果根本没有时间去考虑自己所做的事情有多大价值。通常他们非常高效, 但也容易犯错, 一旦选错方向, 所有努力都将功亏一篑。
第三种人是时间狂, 就是那些过于关心时间的人。他们从不肯浪费任何时间, 搞得自己和周围的人都很紧张, 即使因为会议比预定的时间晚开始了一分钟, 他们也会气得七窍生烟。
在拉金教授看来,“这些人并不比那些总是在救火、总是在追赶时间、总是只说不做的人好不到哪里去。”
寻找你的内部黄金两小时
Case： Mary 是个家庭主妇, 每天在丈夫和孩子离开到上午11 点,她总感到浑身有使不完的劲, 于是开始在屋子里忙个不停, 整理床、洗盘子、洗衣服、整理玩具……但从11 点到下午两点半, 她会陷入低潮, 几乎什么都不想做。她希望尽快完成家务抽出时间来做蜡烛, 但总也没有足够的时间。
Solution：很显然,Mary 正在犯一项基本的规划错误。每个人都有两种黄金时间, 其中一种是内部黄金时间: 在这段时间里, 我们的精神状态达到最高潮, 工作起来自然最有效率。
对于Mary 来说,她只要把做蜡烛和做家务的时间颠倒一下, 就可以把自己的内部黄金时间用来制作蜡烛了。
有些人在早晨7 点以后再也无法集中精神, 有的人则在晚上10 点到午夜这段时间效率最高。在确定自己的内部黄金时间之前，不妨在接下来的两个星期中做做试验，看看你在一天当中的哪段时间效率更高，情绪更高涨，建议你把这段时间用来最为重要的工作。
找到C 级活动, 删除它!
Case：Ming 有个坏习惯: 每次接到一项新任务时, 总是不能第一时间开始着手, 却反复查看正在进行的项目或完成的任务, 它们大部分只是行政性的工作。除非把所有的原来的事都做完, 否则他不会开始那个新项目。
Solution: 解决Ming 的问题, 其中一个技巧就是不断随形势的发展更新A 级任务( 最重要的工作), 剔除不必要的C 级活动( 最不重要的事情)。
那些善于利用时间的人总是会为自己安排很多A 级活动, 他既不会反复考虑自己应该做哪项A 级活动, 也不会在某个A 级活动上过于追求完美。相反, 他每天进行好几项A 级活动, 并且告诉自己, 一旦明确了任务, 完成这件任务的最佳时机就是现在。
根据80/20 原则, 如果一个人每天要完成十件工作的话, 他只需完成其中的两件, 就可以产生80% 的价值。他首先应该找出这两件工作, 将其标志为A 级活动, 然后尽快完成它们, 而完全把另外八件暂时放在那里。
实际上, 要想保证有足够的时间来完成A 级活动, 最好的方法就是尽量减少那些C级活动的时间。把这些活动从自己的日程安排上删除, 并将其彻底清除你的大脑。许多C级活动即使放弃也不会带来任何不利后果。
你可以随时问自己这样一个问题:“如果我不做这件事的话, 会有怎样的结果?”如果你的答案是“没什么大不了的”, 那就暂时先把它放到一边, 转而开始你伟大的A 级活动。
保证找到你想见的人
Case：Gery 是销售新手, 他通常一早到公司开始阅读资料, 并把拜访客户时可能用到的材料准备好, 中午或者下午一整段的时间都用来拜访客户。但常常令他困扰的是, 每次他到达客户公司时, 总是很难见到人, 对方不是外出办事, 就是在开会。
Solution: Gery的问题同样出在没有善加利用他的黄金时间上,不过这一次是外部黄金时间。所谓的外部黄金时间, 就是指外部资源( 通常是人) 最为齐备、最能帮助你做出决定、回答你的问题或者为你提供信息的时间。在处理问题的时候, 一定要事先确保你能够见到那些你必须见到的人。
希望很方便地找到需要联络他人的人, 必须事先了解对方什么时候有时间, 即便你是大公司的CEO。但大多数人都不太擅长站在别人的角度了解别人的日程安排。事实上, 了解别人的日程安排有很多好处。
比如, 某公司的CEO 经常趁午饭时间去老板的办公室请示工作, 因为他知道老板在午饭时间很少出去。他们可以一边吃三明治, 一边谈工作, 因为这段时间很少有人来找自己的上司, 所以他们的谈话也很少会被打断。
拯救你失衡的生活和健康!
Case：Robin, 建筑师, 不久前得了一场大病, 刚恢复就又开始每周工作60 个小时。他觉得自己根本没时间陪伴妻子和孩子, 整个生活都是失衡的。
Solution: 和许多“往上爬” 的人那样,Robin 因工作负担过重而忽视了家人和私人时间。事实上, 美国一项专门针对“成功人士”和“非成功人士”的研究表明,许多为了工作而牺牲私人生活的人最终都走上了失败的道路。
如果你感到失衡, 想增加休息的时间, 唯一方式就是直接减少工作量。
比如, 一家男装连锁店的销售经理每周工作80 个小时, 连续忙碌两年都没有休息, 无论他申请多少次, 他的上司都不同意给他招聘一名助理, 最后他放弃了这份工作到另一家公司, 才有更多时间陪伴家人。
和他在同一家公司的总会计师用另一种方法解决了这个问题。申请未果之后,他尽量完成自己的工作, 可一旦发现实在无法完成, 他就把工作留在办公室, 让上司处理一切。反复多次, 他的上司终于为他聘请了助手。
时间管理是教你如何更加聪明, 而不是更加努力地工作, 最终你会发现自己开始有更多的时间跟家人或朋友在一起, 或者有更多的时间去完成以前因“没有时间”而一直推迟的梦想。渐渐地, 你感觉自己不再像以前那样受制于外界因素, 而是开始逐渐学会控制这些因素。
