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Excel表格美化十四招,让你的报表不再那么丑

一个高质量的Excel文档,除了应具备数据准确、易读等特性,还应该有合理的布局结构、清新的色彩搭配以及整洁清晰的版面。这样才能提高数据的展现能力,提升Excel文档的品质感。

Excel技巧的文章多之又多,但是有关表格美化的分享却寥寥无几。下面老祝就以自己的经验,说说如何让咱们的报表颜值再高一点点。

第一招  Excel自带模板

Excel 中内置了很多种精美的模板类型,咱们可以根据需求直接下载对应类型的模板,然后对模板中的数据进行简单修改,就可以快速得到一份美观实用的Excel文档。

如果自带的模板没有咱们需要的,还可以使用关键字联机搜索模板:

第二招  单元格样式

Excel 中包含多种内置的单元格样式,灵活应用这些单元格样式,就可以制作出美观的表格效果。

第三招 套用表格格式

对于一般用途的Excel文档,可以使用套用表格样式的方法实现快速美化。

除了使用Excel模板以及套用表格样式的方法,通过对表格中的元素进行自定义的设置,能使表格的显示效果更加个性化。

第四招  字体

一般情况下,表格中的中文部分可以选择“宋体”或是“等线”,字母或是数字部分可选择“Arial”字体,一个表格内使用的字体数量要尽量少。另外要使用系统内置字体,以免在其他电脑中打开文件时字体出现异常。

第五招 字号

字号选择要结合表格的内容多少以及纸张大小进行设置。

以A4纸张大小的表格为例,表格标题的字号通常选择14~18号,字段标题和正文部分的字号可以选择10~12号,并且将字段标题设置为加粗。

同一个表格内的字号大小前后要统一,字号类型不能设置太多。

第六招 颜色

颜色设置包括字体颜色和单元格填充颜色两种。

为了突出显示,可以将字段标题添加填充颜色。选择颜色时注意不要过于鲜艳,同一个工作表中的颜色也不要太多,一般不超过三种颜色为宜。

比较稳妥的办法是使用同一个色系,再以不同的颜色深浅进行区别。另外,设置填充颜色时要与字体颜色相协调。

设置表格颜色时,可以参考已有表格的配色方案,也可以百度搜索关键字“配色方案”,参照在线网站的配色方案进行设置。通常情况下,专业的配色网站会给出不同颜色的RGB值。

如果配色方案中没有给出具体的RGB值,可下载获取RGB值的小工具,需要的小伙伴可以在下面这个链接中下载:

链接: https://pan.baidu.com/s/1YMP3ncgRQ1pAf8RP5wgz9A 

密码: hikt

知道了RGB值,咱们就可以把颜色克隆到单元格中了。

以设置字段标题为例,将单元格填充颜色RGB值设置为56,88,136,然后设置字体为白色,居中对齐。

(这个步骤的动画老祝录制了不下十次,先后试验了四种录屏软件,求安慰……)

第七招 对齐方式

通常情况下,对齐方式可以使用Excel中的默认设置,即数值靠右、文本靠左对齐,字段标题可以设置为居中对齐。

第八招  表格标题

表格标题可以通过设置字体颜色和加大字号的方式来突出显示。另外,标题字体颜色要和文档中的主要颜色协调一致。

第九招 突出汇总数据

表格中有汇总数据时,应设置不同格式,以便于和明细数据加以区分。

第十招 隔行填充颜色

使用隔行填充颜色效果,能够便于查看数据,使表格整体看起来更加清晰。

先设置第一行数据的填充颜色颜色设置要浅一些。

然后同时选中第一行和第二行数据,使用格式刷将格式复制到表格其他区域。

第十一招 边框

一般情况下,不严格要求将整个表格全部加上边框。

可以只对主要层级的数据设置边框,而明细数据不添加边框,或者分别设置不同粗细的边框效果。

设置时,同一层级的数据应使用相同粗细的边框效果。

第十二招 取消网格线

第十三招 处理错误值和零

如果工作表中的公式结果有错误值,可使用IFERROR函数将错误值屏蔽掉。另外,可以隐藏或删除工作表中的零值,使版面更加整洁。

第十四招 其他

适当调整行高,能够使内容看起来不至于太过紧促。在部分情况下,还可以使用图片元素或是公司logo进行装饰美化。

另外,同一类报表尽量使用相同的外观设置,风格统一的报表看起来会更加规范。

贴一个美化后的表格参考效果:

好了,今天咱们分享的内容就是这些吧,祝各位一天好心情!

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