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Excel快捷技能-快速制作工资条的两个方法

瓶子在后台看到很多小伙伴在问工资条的做法,那今天瓶子就抛砖引玉,给大家分享两种方式,如果你还有更简洁的方法,欢迎留言分享!

第一种:添加辅助列

如下图所示的工资表,瓶子要给每一个人的工资条上面加一个表头表头上面还要留一行空白用于裁剪。

我们先在H2、H3单元格手动输入1、2。

然后选中H2-H3单元格区域,将鼠标放置在H3单元格右下角,双击向下填充。可以看到如下结果。

按ctrl+c复制区域,然后点击H12单元格,按ctrl+V粘贴,得到如下的结果。

选中数据区域A1-H21,点击“数据”选项卡下的“排序”按钮。

点击“主要关键字”后方的下拉按钮,在下拉菜单中选择“(列H)”,点击确定。

可以看到如下所示的结果。

选中A1-G1单元格区域,按ctrl+C复制。

然后选中A2-H20单元格区域。

按定位快捷键ctrl+G,在弹出的对话框中点击“定位条件”,然后在如下所示的对话框中勾选“空值”。点击确定。

此时可以看到所有的空行都被选中了。

按ctrl+V复制,可以看到表头复制到了每一个空行

然后选中H列,点击“开始”选项卡下的“全部清除”。

在H2和I3单元格输入1。

选中H2-I3单元格区域,然后鼠标放在I3单元格右下角,双击填充。

可以看到如下所示的结果。

选中I列数据,按ctrl+G快捷键,选择“常量”。点击确定。

可以看到数据被选中了。

单击右键,选择“插入”。

在弹出的对话框中选择“整行”。

此时可以看到每个表头前面都有了空行,可用于打印出来后裁剪。

若想给表头和名字加上边框,选中整个表格区域,点击“开始”选项卡下的边框下拉按钮,在下拉菜单中选择“所有框线”。

可以看到所有单元格都加了框线。

若想要留白行没有框线,可以按照前面的定位空值的方式,定位所有空行后,按ctrl+1快捷键,弹出设置单元格格式对话框。在对话框中依次点击左、中、右三条框线,可去除空白行的三条框线,点击确定。

最终效果如下所示。

上面的方法比较适用于人数较少的公司,假如你所在的公司有两三千人,那就使用下面瓶子给你的万能模板吧!

第二种:VBA

我们将分别利用两段代码来实现每行员工工资数据前插入裁剪行(空行)、插入表头两步操作。

按ALT+F11快捷键,弹出如下图所示的VBA调试窗口。

点击“插入”-“模板”后,页面如下所示。

在空白处输入代码:(注意代码中所有标点符号都是英文标点符号)

Sub 选定范围隔行插入一行()

Dim i As Integer

For i = 11 To 3 Step -1

Rows(i & ":" & i).Insert

Next

End Sub

点击“运行”按钮。

此时可以看到表格完成了插入空行操作。

代码中有很多大家不认识的单词,但其实大家只需要明白下面两排的含义即可。

For i = 11 To 3 Step -1

Rows(i & ":" & i).Insert

上面的代码含义是:从第11行开始向上插入1行空行(Rows后面的第1个i和第2个i相差0,若想插入两行空行,可将第二个改为i+1),然后每隔1行(step -1)插入1行空行,到第3行(To 3)上方为止。

下面我们将原先的代码删除,再输入进另一组代码:(注意代码中所有标点符号都是英文标点符号)

Sub 隔2行插入表头()

For i = 20 To 4 Step -2

Range("A1:G1").Copy

Cells(I,1).Insert

Next

End Sub

点击运行按钮后结果如下。可以看到

这组代码和上面的含义类似,我们只需要理解中间两行就可以了。

For i = 20 To 4 Step -2

Range("A1:G1").Copy

Cell(i,1).Insert

上面的代码含义是:从第20行的A20(cell(i,1),i是行数,1是列数,i等于20的时候,就是第20行第1列即A20单元格)开始向上插入(Insert)1个从指定位置(A1:G1)拷贝(Copy)的表头,然后每隔2行(step -2)插入1个表头,一直插入到第4行(To 4)为止。如果是双行表头,只需要将A1:G1改为对应的表头区域即可。

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