内容来源：文章摘自《超级团队：效率倍增之法》，本书由清华大学出版社出版，作者德莫特·克劳利。
特别适合：管理者，团队领导者。
说到上班，最让人感到头大的事情，绝对少不了的就是“开会”，一听到开会两个字，大多数职场人的第一反应就是逃避，心想：一天没完没了的，怎么又开会！
记得一个朋友曾讲过，他们公司开会很夸张，周日明明是休息日，可公司领导人就偏偏选择这个时间，美其名曰——不耽误平时上班时间。紧接着，从早上九点开始，领导人开始长篇大论，到了中午十二点还在滔滔不绝地讲着，最后他在众人的一致要求下，才同意大家用半小时吃饭、休息。
吃过午饭后，领导人的战斗力不减，直到晚上八九点，会议终于结束了，众人长舒一口气，怨声载道的离场，好好的周末没了不说，更是看了一场毫不尽兴的乏味表演。
其实，很多公司都在犯类似的错误，有的公司几乎天天下班开会；有的公司一开会就开一整天，大多数时候讲的全是和工作无关的废话；也有的公司开会毫无组织，七嘴八舌的现场讨论。这些错误的会议模式，终于让员工们一听到开会这个词就感到畏惧，似乎开会就是难熬的开始。
公司开会的目的只有一个，就是让企业每个人都能更高效的配合工作，今天我将给大家分享，“改变生产力”公司的创始人——德莫特·克劳利，提出的高效会议策略，让会议变得更有用起来。
首先，我们先来了解，会议中最容易出现的三种问题：
第一种：在会议上花费了太多时间。
我们中的许多人在会议上花费了大量的时间，而且太多的时间没有被有效利用，日程安排不平衡。这会导致工作时间过长、压力增加和越来越沮丧。
第二种：会议计划不周、运行不好。
会议如此繁多的一个负面影响是我们没有时间或空隙来适当计划我们组织或参加的会议。这会导致会议浪费时间，并可能导致会议无法取得明确结果。
当然，许多会议特别是更正式的会议，都安排得很好，所有与会者都要确保做好准备。但是，没有明确目的或议程不太正式和结构化的会议，就有可能导致效率低下。
第三种：糟糕的会议行为。
在会议中常见的糟糕行为有很多，具体有：
③ 会议中不说话，会后才提出意见；
④ 提出一些不合理的主导讨论的问题；
⑤ 无视他人的观点；
⑥ 在某人发表意见时聊天；
⑦ 劫持议程。
这些行为都会让会议时间不知不觉中延长。
接下来，我将告诉大家，如何做才能提高会议效率。
会议数量减少25%
会议存在大量的水分，我们可以减少会议数量。不过，这需要有意识地去努力，并好好规划一周的工作时间安排。
如果我们决定半周内不开会，第一步是只有在会议有明确的目的和价值时才召开会议。第二步是寻找不开会的情况下实现目标的创新工作方法，例如通过快速对话、电话、书面简报或报告。最后，我们应该将我们的可用时间视为我们需要谨慎管理的资源。我们不能把时间的罐子装满，也不能让它溢出来。
接下来是一些有助于减少会议数量的策略。
③ 请回顾所有定期的团队会议，看看它们真的有必要吗?
④ 将会议降级为对话。
简而言之，只有在必要的时候才召开会议。确保你不会仅仅因为这是你一直在做的事情或者这似乎是最简单的选择而开会。你必须证明每次会议的成本是合理的。
会议时间缩短25%
做一些缩短会议时间的策略。
① 规划议程并根据需要设置会议时间。
② 在团队中就开25分钟还是45分钟的会议时间达成一致。
③ 在会议结束前简单总结。
⑤ 如果有选择的话，可以通过电话或在线开会。
⑥ 确保房间里有一个时钟，这样每个人都可以监控时间。
简而言之，确保每个人都能准时出门，在还有5～10分钟结束的时候开始总结会议。检查是否有任何议程项目需要会后处理，并且每个人都已明确自己的任务。
减少25%的与会者
研究发现，与会者超过7名的话，决策效率会降低10%。在更大的群体中，每个人都可能有自己的观点，这会使清晰的决策变得复杂。在与会者多的情况下，可能会有太多人说话，削弱会议主持人的权威。
以下是一些减少会议参与者数量的其他策略。
① 列出参与者及其参加原因。
② 创建一个会议议程并在此基础上邀请参会人。
③ 使用Outlook邮件中的Required（强制要求）功能时，只针对必须出席会议的收件人。
④ 使用Outlook邮件中的Optional（选择要求）功能时，针对不是必须出席会议，但你觉得他们可以自主选择是否出席的收件人。
简而言之，请提前检查参与者是否有必要参与，如果不能确定，请拿起电话确认，否则不要发送会议邀请。不要盲目乐观。
减少25%的时间浪费
我们能做些什么来提高会议的质量，减少浪费的时间和精力？计划周密、目的明确、有合适的人参加、由强有力的议程推动的会议将充分利用所有相关人员的时间。
可采用以下策略，以减少会议中浪费的时间。
② 在开会之前将议程发送给与会者。
③ 提炼关键信息，使与会者更容易理解。
⑤ 按时开始。
⑥ 将新议题安排到下一场会议进行讨论。
⑦ 管理可能影响会议议程的人员和他们的行为。
⑧ 最后十分钟停止讨论。
⑨ 每次会议后进行评估。
简而言之，对同事有足够的尊重，准时到达会议会场—“守时”是指在预定开始前几分钟到。这并不难做到，如果你能管理好时间表。
作者：德莫特·克劳利
以上内容摘自《超级团队：效率倍增之法》,作者简介：德莫特·克劳利，作家、演讲家和“改变生产力”公司的创始人。
