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企业如何有效做好档案管理

企业如何有效做好档案管理

导语:作为档案管理工作也要用档案学的理论,提出新的观点、探索新的问题、开拓新的领域,在档案管理工作中实践,不断做好服务机制的创新,激发工作活力,敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式,善于用新的思路、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题,把档案管理工作提高到一个新的水平

企业如何有效做好档案管理

一、目前企业档案管理上存在的一些问题

近些年来,从总的方面来看,企业档案管理工作已基本纳入到企业管理的范畴内,并发挥出了较为明显的作用。然而,由于现代化企业制度的逐步建立和企业自身的不断发展壮大,企业档案管理工作却没有相应跟上。

究其原因,方方面面。总体讲,包括:一部分企业档案管理工作认识不到位,没有给予足够的重视,致使档案管理人员队伍较为薄弱,尤其缺乏专业的档案管理人员,无法适应新形势下企业发展的需求;加之有关各项规章制度不健全,职责划分不明确,档案保护措施不当,时有丢失损坏的现象发生,文档收集不全,整理工作滞后等等问题都不同程度地存在。以上问题如不及时有效地解决,对企业的健康和长远发展都是十分不利的。

二、如何有效加强和完善企业档案管理工作

(一)建立健全企业档案管理机构制定完善有关的规章制度

1.及时设置企业档案机构在设置企业档案管理机构

,要充分考虑企业的性质、规模的大小、档案业务数量,并根据相关规定做出正确的选择。企业档案的设置与调整应本着以下原则:企业可根据自身的实际情况和需要自行决定,要考虑到与企业今后的发展相适应,确保企业档案的完整、安全及有效利用,还要兼顾到档案管理成本等问题。

2.档案管理工作人员的配备随着科技的进步和企业的发展,在企业档案管理方面,也提出了更高的要求

像业务能力的提升,理论水平的加强,设备与设施的配备,各项管理措施的完善等等。具体讲,主要是以下几个方面:首先应选好企业档案管理部门的负责人,这一点十分重要。

因为作为档案部门的负责人,如果不具备较高的专业理论水平,可靠的政治素养,较强的管理及业务能力,是很难胜任此项工作的。其次是对具体的档案工作人员的要求也不能降低,热爱档案工作是先决条件,一定的文化和业务知识及工作经验是基本的保证。为了能尽快使企业档案工作人员不断提升业务能力,适应企业发展的需要,对档案工作人员要进行定期的专业知识和操作技能的培训,以不断提高业务技能和档案管理水平,使其成为一名合格的企业档案管理工作者。

3.加强和完善各种设备设施档案管理设施的完备,是档案管理的基础性工作,应当加以重视,不能凑合

这方面的设备设施包括:建立专门的档案专用库房,配置足够使用的档案排架与卷柜,配齐必要的设备及工具用品,建立健全与完善防火、防盗设施及措施,并要求指定专人负责管理与维护。由于近些年随着计算机网络技术的迅速发展与广泛应用,使企业档案整理、存储、保管及使用上提供了极大的便利,从而大大提高了效率,并收到了事半功倍的效果。

但同时也对网络信息安全和企业档案管理工作者提出了更高的要求,务必使我们充分认识到问题的重要性。为了保证档案信息的完整与安全,就必须制定科学严密的电子文档安全管理体系,行之有效的操作权限管理体系,充分完善电子文件流转跟踪登录管理技术。应该讲,各项硬件设施的完善是做好企业档案管理工作的基本物质保证。

4.依法治档及完善各项规章制度认真学习《档案法》

坚持依法治档,建立健全档案工作中的各项规章制度并加以认真贯彻落实,是档案管理工作中的重中之重。应当说,依法治档是做好企业档案管理的重要内容,也是一项基础性工作。

只有真正实现企业档案管理的法制化、制度化和常态化,档案管理才能发出应有的作用,从而有效地维护好和利用好档案,使之更好地为企业的发展做出服务。这里需要强调的是,所制定的各项规章制度都必须符合国家的有关法律法规,并结合本企业的实际情况,不但要具体、规范,还要有较强的可操作性。要明确档案管理主要负责人和专职档案管理工作人员的具体职责,做到有章可循,按章办事,以利于监督、检查和落实。

(二)加强企业档案的规范化管理

科学与规范化的.档案管理,是企业档案部门做好档案管理的一项重要内容和措施。我们必须认识到,企业档案不单单是某一企业的信息资源,同时也是国家档案信息资源的重要组成部分。

企业档案管理工作的基本内容,就是针对企业的各种形式的档案信息材料的形成、积累、整理以及归档的管理、监督和指导以及档案的收集、保管、统计、鉴定等,以达到企业档案信息资源开发利用的目的。

(三)做好企业档案的安全与保密工作

企业档案工作和其他类型的档案工作一样,都承担着严守国家机密和企业秘密的重要职责,具有十分的保密性。认真做好企业档案的保密工作,不但维护了国家的安全和利益,同时也最大限度地保障了企业自身的经济利益与合法权益。为此,作为一名合格的企业档案管理工作者,必须严格遵守相关的法律法规和保密纪律。具体讲,应做到以下几点:

一是要认真加强档案库房的管理

因为良好、正规的库房设施建设,能有效地预防和减少外部不利因素对档案造成的损害。档案库房的设置从保密方面考虑,应严格按照国家有关规定单独兴建,而且不应设在办公楼的最底层;库房要与办公室、阅览室分开;库房的门窗应设置专门的加固防护措施;库房应执行严格的管理制度,有专人负责,无关人员一律严禁入内。

二是加强绝密档案的管理

应该说,绝密档案的管理是整个档案保密工作中的重中之重,因此应将绝密档案同其他一般档案分开保管,并设有保险柜、保险锁、防盗器等,以确保绝密档案的安全。绝密档案管理人员应有高度的责任心、事业心,政治上可靠,作风上严谨,严格遵守规章纪律。

三是加强规范化管理

作为企业档案管理人员应认真履行职责,恪尽职守,工作中确保档案资料不损坏、不丢失、不散乱,充分做到档案的完整与安全,利于查询,及时有效地为企业提供服务。

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