有钱有闲靠投资
文：Byron（微信：专案管理生活思维，projectup）
Joe前几天po了一篇「所以..真的是我太不同了吗？」让我回想起自己一路走来对于「个人管理」这件事还真投入了不少心力。我记得小学一二年级的时候，老爸就带着我和读幼稚园的弟弟，去当时算高级的金石堂书店的文具部，一人买了一本进口的笔记本，用来记录每天背下的诗词（老爸是国文老师），还有记录收了哪些叔叔阿姨的礼物，压岁钱等等。小时候傻傻的，大人怎么说我就怎么做，但或许就是这样，也养成了这种记录整理的习惯。
国高中的时期，开始注意并使用万用手札这种东西。上了大学，Palm出了第一代的PDA，我立刻买来使用。在国外读书工作的时期，我用了一套叫做Quicken的软体来管理财务。近年来，我则是以个人笔记搭配Google的云端服务作为主要的管理工具。
如果把个人管理分为时间和财务两大块，光是时间管理的部份，可用的工具就数百种，老实说，这几年下来，我有时也怀疑到底这些工具能帮我们多少？会不会花在「运用工具」上的时间，比省下的时间还多？在专案管理的领域，我们常教导我们的客户，软体只是一项工具，重点是管理的核心精神。同样的，我也常问自己：「时间管理」背后的本质到底是什么？
我一直有种感觉，「时间」跟「金钱」是极度相似的东西，「时间就是金钱」这句话都听到烂了，但当我更深入地观察，我发现有钱的人，似乎时间也比一般人多！很多名人，可能是企业家，或是明星，平常要经营自己的事业，出席各种公开活动，同一时间居然还能出书，而且书是欧洲旅游的游记！这些人怎么「美金」多，「美国时间」也多。而我们一般朝九晚五的上班族，却「忙碌」到连帐单都没时间缴。这中间的自由度差距真的很大。
有钱人靠钱来滚钱（也就是投资），所以财富可以成倍数成长，这可以理解。但他们看似比一般人多的时间是怎么来的？除了跟浮士德一样和魔鬼做交易外，一定有种类似「时间投资」的技巧，让他们在同样的生命中，能完成更多有趣有价值的事情，甚至能「滚出」更多的自由时间。这样的概念在我脑中很久了，但一直到最近我看了Stephen R. Covey的「The 7 Habits of Highly Effective People」还有Joe推荐我看的本田直之所着「杠杆时间术」，我才对这隐晦的概念有比较深刻的了解。
先拿钱来做比方，假设你今天中了乐透2000万，而眼前只有两种选择，一个是买台蓝宝坚尼跑车，一个是买下一间黄金店面，今晚，你要选哪一道呢？如果有看过「富爸爸穷爸爸」这本书，根据「现金流」的观念是该选择后者。因为花同样的现金，后者可以出租，会产生现金流。至于买跑车，虽然在资产负债表上也是一样资产，但不会产生现金流入，反而会因折旧、保养、油料的因素造成现金流出（这刚好解释了不少人中乐透几年后又打回原形的原因）。
我们或许没有2000万在手，但不论贫富，每个人拥有的时间都是一样的，这是上天最公平的恩赐。所以时间运用的技巧是高还是低，唯一的差别就在于你把时间「押注」在哪里。以下这个「时间管理的四个象限」是Covey在书中提出的，Joe也曾在「管理艺术(四)之 主动发现、弭祸于无形之中」文章中提过。
根据Covey的说法，世上所有要花时间的事情，都可以归类为四个象限中的一个。越往上代表「重要性」越高。越往左代表「急迫性」越高。我把这图形称作「时间押注盘」。我们每天都获赠24个筹码（24小时），就看你要押哪里，押对了，手上筹码（=可支配时间）会累积得越来越多，押错了，不但得不到更多的自由时间，反而会欠下「时间债」，要用未来的筹码来还。
多数人的问题在于，不管有意无意，都会把大多数的时间押在左半部的I、III象限。第一象限是又紧急又重要的事情，像是危机处理，或是追赶期限等，简单地说就是「救火」。一天到晚救火的人，会产生一种「英雄式的光环」：像是华尔街的交易员一般，同时夹着好几支电话，一副大忙人的架势。但救火的原因其实是「失火」了，我会想问，这人为什么总是有那么多危机？第三象限是有时间性但其实不重要的事情，像电话铃声响起，例行会议等。我发现不少人在谈公事时，只要电话一响，他们完全不看来电显示就立刻接听。也就是说这些人无法忽视任何「迫切」的事情，尽管那只是一通推销电话。这些人向「急迫」性的I、III象限，源源不绝地推出了大量时间筹码，这是个无止尽的循环，永远处理急事，造成的结果就是越来越忙，而且每件都是更紧急的事！
要摆脱越来越忙的循环，唯有「咬牙」把时间押注在第二象限，也就是虽「不紧急」但「很重要」的事情。为什么说「咬牙」，因为当我们被急迫追赶时，很难挪出时间投资在这里！对，就是「投资」，第二象限是唯一会产生正向「时间流」的一区。进行事前准备、详尽规划、预防措施这些事情，虽然也很花时间，但它们会降低其他象限的比重，衍生出更多的可支配时间。就像投资理财一样，如果把手上的钱都投资在会产生现金流的标的，花在奢侈品的比重相对降低，自然就开始出现「钱滚钱」的效益。
达到时间自由的关键不是在「节省时间」，就像要达到财务自由，关键也不是在「省钱」，而是要把时间投在对的象限，产生更多的可支配时间。我归纳出三个作法，一是「筛选重组」、二是「系统化」、三是「委外」。
「筛选重组」就是尽量舍弃第四象限（不急迫且不重要）的事情，且把第三象限（急迫但不重要）的事情集中处理。这需要一点自制力和规划力。比方说，将每天回覆Email的时间固定，中午一次、傍晚一次，而每天也隔出一段时间，留给第二象限（不急但重要），此时不接任何电话或参与会议。听起来好像大老板才有权力这样做，但其实不然。平常早到公司一小时，就可以有段不被打扰的时间。另外，如果可以，特定时段让手机静音，或至少把Email即时提醒功能关掉，也是一种方式。
「系统化」就是建立一套机制，让重复性的工作可以快速完成。Joe之前提过他因为「懒」，所以凡事都追求快速简洁。我的个性则是容易「厌烦」，很容易因为重复性的事情感到无聊。以前担任结构工程师时，我发现不管桥梁还是楼房，都会遇到计算方法相同的组件，等于每次接到一个设计案，其中都有一部分工作是重复的。我于是自作主张，将这些重复的计算写成标准程式，以后碰到只要直接套用即可！一开始的确花很多时间，但这样的系统完成后，后面的工作却可以飞快地完成，错误明显降低，更重要的是其他同事都可以使用，顺便把我的「无聊病」也治好了。
同样的概念，我也应用在后来的顾问工作，我把常用的投影片分门别类合成一个大档案，以后针对不同的需要，我只要开启这的「资源库」，这一组抽两张，下一组抽三张，就拼成了一个新的简报档。系统化的概念跟传统「节省时间」的想法正好相反，反而一开始要多花时间，但这就像一种投资，会让你在未来生出更多的自由时间来做更有意义的事。人类的历史就是因为发展出农牧业（系统化生产粮食），才让大家有更多时间从事多样的发展，造就出今日的文明。
「委外」指的就是把事情交给别人处理，让自己有更多的时间专注在重要的事。要做到这点，有两个最大的阻碍，一是「不想花钱」，二是「没安全感」。
有句话说：「富人用钱来买时间、穷人用时间来换钱」，我常拿这句话来警惕自己。我们的上一代生活拮据，会为了省一段公车钱，多花几十分钟走路或转车，主要因为钱很少，但时间很多。不过我相信会上网看本篇文章的人，应该不致于贫困至此。虽然这样说可能会伤到不少人，但我觉得，如果靠为了凑满工作时数，来换取固定薪资的生活方式，要达到财务和时间的双重自由是非常困难的。有钱人越来越多，中产阶级薪资却日益缩水的趋势，不只发生在台湾，而是全球现象。
我渐渐学会思考自己的价值何在，进而把大量时间投注其上。举例来说，家里水管坏了，即使我有能力修，我也宁愿花钱交给专业人士处理。多出来的时间就算能多读半本好书，写篇短文，对我来说更有价值。当然，把DIY当做个人休闲兴趣又是另一回事了。
我想多数人都同意，一个高效率的主管，是能带出一整个高效率的团队，而不是靠自己疯狂加班以一挡百。因为一个人再怎么拼命，也不可能完成一整个团队的工作量，就算他脑袋行，肝脏也不会支撑太久。但实在有不少人（多半属于「牛人」一族）事必躬亲，不放心把事情交给别人，要不就是怕别人做不好，要不就是怕自己重要性降低，总之就是欠缺踏实的「安全感」。以我自己来说，这几年工作和创业的经验让我发现自己要学的东西还真不少，翻开我的「待学科目」清单，光这两年就包含了资料库分析、网页设计、平面设计、行销管理、管理会计、总体经济、日文……族繁不及备载。但我现在有了全新的想法：个人的时间精力有限，与其于什么都自己来，还不如花时间找到对的人来执行，并且学习如何管理成果，这样才能让时间发挥杠杆的效果。
文章开头我们提到了各式各样时间管理的工具，加上年底书店纷纷推出了下年度的个人手札、年历等，让我有感而发，整理了多年来我对时间管理的心得。我认为应该先建立起对时间管理的大策略与大方向，才能正确有效掌握这些工具，甚至有能力开发出属于自己的工具。
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