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可以说“理解效率”是所有“管理效率”的基础。

  “理解到位”才可能“执行到位”。很多的管理问题都是因为员工的理解不到位造成的,你认为他理解了,实际上他根本没有理解;即便是他认为自己理解了,经过验证,他也并非真正理解。很多事情办不好,并不是由于执行不到位,而是由于理解不到位造成的。可以说“理解效率”是所有“管理效率”的基础。因此,如何将一件事情交代清楚,并让员工理解到位,是最基的管理动作,也是一个管理干部最重要的技能。我们在模压式训练中,也充分注意到了这个问题对训练效果的影响,并总结了一套让学员理解到位的方法,供大家参考。

  说明白

  员工不理解的很大一部分根源是由于管理干部没有说明白。“把一件事情说明白”是很不容易的,尤其事情非常复杂的时候,这一点更加重要。为此,我们必须加强这方面的训练,并形成一个有效的陈述套路,以帮助管理人员能够把事情说清楚。

  首先,列清单。

  管理干部必须将想说的事情,按照重要次序提前排序,并1、2、3的罗列在纸上,不要写一大段文字,越简单、清晰越好。通过这种手段,可以将事情条理化,增强陈述的逻辑性,一方面便于自己的陈述,另一方面有利于下属的理解。比如,打扫卫生的陈述内容可以罗列如下:

  1. 分成四个组

  1.1选组长

  1.2学习打扫规范

  2.编排值日表

  3.出现紧急情况的处理

  4.检查

  无序的排布会让下属感到难以理解。比如,上面的内容还可以写成,分四个组、学习打扫规范、检查、编排值日表、选组长、出现紧急情况的处理。这样的陈述方式很明显是难以理解的。

  第二,重复

  很多情况下,员工的理解与是否分清主次有关。为了让员工抓住重点,对重要的事情一定要多重复几遍。最好的方式是这样的。

  开篇,说明主题及重点;

  中间,围绕重点内容展开,旁枝侧节可以一带而过,不要在一些不重要的问题上纠缠;

  停顿,每讲一段要停顿,要将重点的内容总结重复一下;

  结尾,将所有的重点内容总结一下;以便加深理解;

  重复以上动作,在还不是很明白的情况下,可以多重复几遍。

  上面的陈述方式中,重点被重复读了四遍,重复的次数越多越重要。重复是一个非常重要的帮助销售人员理解的方法,对于接受能力不是很高的员工来说,不失为一个既简单又实用的方式。820军校的“迭代训练法”就是这个原理,感兴趣的读者可以参看相关文章。

  第三,用下属的语言。

  猫之所以听不懂人说话,是因为猫不懂人的语言,要让猫明白你的意思,你必须用猫的语言才行。领导有时候经常用一些只有自己懂得,而其他人并不明白的语言讲述事情,最后造成大家都不明白。可以说,听不明白的根源就是讲不明白,即便是最笨的人没有听明白,也是讲的问题而不是听的问题。必须用大家听得懂的话进行陈述。为此,可以通过以下的方法提高通俗易懂性。

  1、站在对方立场。时刻提醒自己,我不是他,他也不是我;

  2、避免专业术语。尽量不要用专业术语,如引用,必须进行详细的解释。

  3、打比方。用生活中大家都熟悉的事情说明,容易增加理解;

  4、举例子。将以前发生过的事情,对照着陈述一遍;

  5、现场表演。有些事情演示容易,说明困难。

  听明白

  说明白是输入,听明白是输出。是否听明白,就要看他是否能够正确的表达出来。因此,对于管理干部来说,员工是否听明白,更多的应当是验证是否“讲明白”的过程。以下方式可以借鉴。

  第一,提问。

  提问可以分成两种,一种是我们直接提问题,另一种是让员工自己提问题。在安排工作的时候,要不断的提问,特别是对于重点的内容。通过提问,一方面可以提高注意力,另一方面了解员工的掌握程度。提问要穿插在每个段落之间,不要全部讲完之后进行提问。另外,要留给员工自己提问的时间,最好是在全部讲完之后提问,通过员工的提问,可以发现他们对于工作的理解程度,以及他们最关心的要点。

  第二,复述

  复述也是一个很好的了解对任务理解程度的方法,复述要让员工用自己的语言,不能简单的背诵领导的话。复述最好是一群人的时候,一个人说,大家来听,然后大家在对复述的内容提出意见与问题,这样的动作反复几次,会极大的增强对任务的理解

  第三,书写

  对于极为重要的任务,必须要求员工书写规划、计划、总结等类似的内容,通过书写来把握员工对任务的理解程度。书写一定要有字数与要求,比如1000-2000字,对于那些理解不到位的人员,这应当是一个巨大的挑战。多数员工对与书写是非常惧怕的,特别是基础的员工,越是这样越要坚持,通常只要3、4次之后,员工的理解力就会得到巨大提高。另外,书写还有一个非常重要的好处,就是书写完的成果可以在公司内部进行学习,甚至可以成为一个模板被长久的保存下来。

  第四,讨论

  组织讨论也是一个很好的增加理解的方式。为了保证讨论的效果,必须对讨论的结果提出要求,比如,上交报告、计划之类可以看得见的成果。这样可以督促员工提高讨论的效率。与上面的方式不同,讨论可以使员工借鉴别人的思想,起到查漏补缺的作用,从而使大家达到相互接近的水平。这是通过其他的方式很难得到的,因此,对于重要任务,特别是需要群体配合的任务,讨论应当成为一个必要的手段。

  “让员工理解”是一个非常复杂的问题,它时时刻刻影响着我们的工作,我们的大量时间被消耗掉在“让员工理解”的环节中。因此,提高“理解效率”是提高管理效率的基础。我们上面讲到的“说明白”、“听明白”的各种训练方式,都是提高“理解效率”的最基础技能,每个管理人员必须掌握。

  结论:

  1. 理解效率是管理效率的基础;

  2. 理解到位包括:讲明白、听明白两个方面;

  3. 它应当成为管理干部最基础的技能。

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