许多从事机关事务工作的人常常感到困惑，要说清楚机关事务的涵义真不容易，要对其准确定位、进而弄清发展趋势更加困难。本文追根溯源，力图在历史发展脉络中说明机关事务涵义，从历史演变规律中把握机关事务发展趋势。
这里所说的政府是广义上的“政府”，指国家的立法机构、行政机关和司法机关等公共机关的总合，代表着社会公共权力。以此为坐标，可以说机关事务是一个敞开的概念，它与社会事务相对应，不与机关政务相对应。这是因为政务，是指政府的事务性工作，与机关事务涵义近似。确切地说，机关事务管理是行政管理的有机组成部分，是政务工作的重要一环。政府为社会提供公共服务，但政府自身也需要生活服务和政务服务。当政府所提供的服务用于自身的时候，就是机关事务。如交通运输，在社会上的公共运输系统，是重要的民生问题，但在机关内部它就变成了公务用车;社会上有餐馆，机关有食堂;社会上有各类酒店承接会议，机关有内部的会议设施，当然也可从社会上定点招标会议服务机构;社会上有幼儿园，政府也有机关幼儿园;再如，住房保障，社会上有经济适用房和廉租房，机关也有公务员住房，甚至还有官邸。同样的事务在社会上的就属于社会事务，用于政府自身保障就是机关事务;管理社会事务是政府的重要职能，也就是所谓的公共服务，发挥好政府职能离不开有力的机关事务保障。如果将政府拟人化，可以形象地说，首先让他活着，他才能干活。
从现实来看，机关自身既需要餐饮、交通、会议食宿等生活服务，也需要公共机构节能、厉行节约反对浪费、资产管理、财务管理、服务监管等公共服务。机关事务就是由财政资金予以保障，为机关自身运转需要所提供的以生活服务为主兼有公共服务的工作。机关事务所服务的对象是政府自身，其中的生活类服务主要是保障政府的正常运转，而公共服务是政府的自我规范和管理。
从历史沿革来看，机关事务源于宫廷事务。宫廷事务官是指为君主及其家室服务的职官。这类职官起源于君主的家臣，夏商已有臣、尹、宰等家臣之称。而且机关事务越早期在宫廷事务中所占的比重越大。夏朝(约公元前21世纪——公元前16世纪 )是我国第一个奴隶制国家，历史上的“家天下”就是从夏朝开始的，机关事务也正是缘于夏朝。最初夏王朝，天子之下，设三个朝相：管理畜牧的牧正，管车的车正，管膳食的庖正。三个朝相中有两个是管事务的，管车、管膳食很容易联想到今天的公务车和食堂管理。从文明的源头上，可以清楚地看到宫廷事务就是政务，事务是政务的重要一环，政务中有事务，事务也有政务，不能把二者对立起来。
随着朝代的发展和文明的演进，宫廷事务越分越专业，机关事务也越来越细。到了西周王朝，形成了政务官、宗教事务官、武职官和宫廷事务官体系。宫廷事务官是一个庞大的组织，分工进一步细化。秦朝的政治体制在战国时期已经基本形成，灭六国完成统一后，建立起中国历史上第一个专制主义中央集权国家。秦朝建立了以皇帝为首的高度集中的政治体制，它与之前的秦国制度有所不同，也为后世历朝沿袭，其监察制度与九卿制度甚至延续到我国的最后一个朝代——清朝。秦朝中央政府九卿中至少有五卿属于宫廷事务。从官位的设置可以说明事务保障服务的地位和重要性。
在之后的朝代大多延续秦朝的官位设置。汉代的光禄勋、大长秋、太常、长乐少府、长乐信等机构设置不同，权责基本上属于宫廷事务。隋朝，隋炀帝时设置了管理宫廷事务的机构六局二十四司，机构和职能进一步细化和明确，唐、宋沿袭。元朝基本上沿袭了唐、宋的中央制度，略有改变。明、清两代是封建王朝皇族管理机构、宫廷事务机构和皇帝安全机构最庞大的时期。明朝初期，中书省为中央最高行政机构，明太祖朱元璋为了加强皇权，于洪武二十八年(1093)撤销中书省，自秦设立的丞相制度被废除，但负责宫廷事务的职能没有削弱，主要是“二十四衙门”，又细加划分为十二监、四司、八局。清代设内务府为总管宫廷事务的机关，为正二品衙门，与六部同级，内务府管辖的机构有七司三院，除七司三院外，还有江宁、苏州、杭州三织造处、织染局、御茶膳房、御药房、养心殿造办等处，内务府下辖各司处50多个，属员达3000多人，职能范围极其广泛，规模相当可观。
到了20世纪，民国初年机关事务称为总务或庶务。南京国民政府(1927年4月18日～1948年5月20日)，掌管机关事务的是国民政府总务局， 各部委还设有相当于办公厅的总务司。中国共产党的机关事务产生于“一大”会议。1921年，党的第一次代表大会召开，具体的筹备工作由上海共产主义小组李达和李汉俊负责，食宿及开会具体地点等后勤事务则由李达的夫人王会悟操办。会议期间，王会悟还负责保卫工作，由于密探闯入，她迅速将会议安排到嘉兴南湖继续举行，并继续担任会议警戒，保证了“一大”会议的顺利召开，为中国共产党的创立做出了重要贡献。因而，可以说王会悟是党的历史上最早的后勤人。1931年11月7日，中华苏维埃共和国临时中央政府在江西中央苏区成立，当时中央执行委员会通过了《苏维埃地方政府暂行条例》，规定设立总务处以管理城市苏维埃内部一般事务。从总务处工作性质来看，它既管秘书工作，又管机关事务工作。在国内战争、抗日战争以及解放战争时期，党设立机关事务管理部门，统一管理中央机关和部门的行政后勤事务。
新中国成立之后，机关事务工作进入了一个新时期。1950年政务院决定实行政务与机关事务分开，成立了政务院机关事务管理局，下设总务、财务、供给、交际、人事、警卫、生产等机构和机关生产实体。从机构设置和职能配置来看，生活性服务和政务类服务兼而有之。
从历史发展脉络可以清晰看出，宫廷事务是今天机关事务的根源，宫廷事务既有生活服务也有政务服务，越早期的国家形态，机关事务所占政务的比重越大。
2012年10月1日，我国第一部关于机关事务管理的法规——《机关事务管理条例》正式实施，对于机关事务管理职责作了一些并不是很清晰的表述，之所以出现这样的问题，主要原因是各地机关事务部门职责差别很大，类似现象在其他系统很少见。目前，机关事务工作存在的主要问题：
一是机关事务管理职能缺位，造成管理分散和标准不一。机关事务每个单位都有，党、政、人大、政协系统分头设立，即使政府机关各部门也大都有各自的事务管理部门，各管各的，办公用房、国有资产、公务用车的购置和使用多头管理，标准并不完全统一。办公用品如桌椅、电脑的采购，办公室内部装修，以及食堂、招待所、会议室所需生活用品的采购和相应服务的购买，虽然要求政府集中采购，但实际执行起来变通花样不断翻新。
二是部门利益阻碍机关事务管理职能到位。近年来，党中央国务院先后出台了中共中央“八项规定”、“六项禁令”和反对“四风”，以及《党政机关厉行节约反对浪费条例》，很多内容都关系到机关事务管理。但机关事务管理职能到位很难。因为推进机关事务规范管理，要严格确定机关资产购置、购买服务的标准、程序，对于政府机关各部门而言，无异于“革自己的命”，拿“规范”的绳子捆自己的手脚，这会触动有关部门的利益，执行起来其难度可想而知。
三是机关事务管理多头现象严重。机关事务管理存在交叉重叠现象。财政、发改委、国土资源、城乡建设等部门，尤其是财政，与机关事务管理局职能重叠多，可谓你中有我，我中有你。机关国有资产管理、政府采购是机关事务管理的重要职能，但只有少数省区市是机关事务管理部门在管，大多省区市还是财政在管。而资产当中的公务用车虽是机关事务管理部门在管，但还分了两部分，一部分由财政管，一部分由管理局管。通用资产基本上是财政在管，等等。
上述问题也从一个侧面说明，机关事务涉及政务和政治，是其中的重要一环，不从政务和政治的角度加以理顺，单靠机关事务管理部门自身的力量就事论事，无异于分不清“源”与“流”、“本”与“标”的关系。
机关事务工作的发展趋势是，生活性服务比重逐步降低，公共服务比重越来越大。机关事务管理部门所提供的公共服务主要是为政治服务、保障政务的制度、办法、标准，以及组织、协调和规划、计划等。生活性服务的方向是社会化，以政府采购的方式，发挥市场配置资源的决定性作用，交由社会第三产业的专业公司来承担，机关事务部门的作用是以合同的方式采购、管理、监督、评价所引进的社会服务，而这种管理就属于公共服务范畴。公共服务的发展方向是加强政府自身建设为目标，以降低机关运行成本为标准，提供更加精准高效适用的服务保障。管理职能是机关事务的核心，管理的方式主要运用指标化评价和信息化、大数据等手段，统筹机关事务管理的各项工作任务，使管理保障服务全过程“留痕”，通过过程控制、持续改进、激励促进等方式方法，形成制度化管理、人性化服务的运行机制。
纵观古今中外机关事务，无论是国外还是国内，经济越发达政府自身管理越透明规范，机关事务管理部门职能越强，法规制度越完善;反之，机关事务则是以生活性服务为主。推进机关事务规范管理是大势所趋，我国的机关事务管理必将逐步统一规范起来，因为政府自身管理正在变得越来越规范透明。
