如何有效管理和使用办公用房是各国政府面临的共同问题。世界上主要西方国家大都非常重视办公用房管理，在管理体制、工作机制、市场化运作、建设审批流程、监督问责等方面的有益经验值得借鉴。
设立管理机构，理顺资产管理体制
西方国家政府普遍设立了专门负责办公用房管理的机构。美国联邦总务署下属的公共建筑服务中心是联邦政府管理全国公共建筑的机构。这一中心承担美国全国范围内联邦办公楼、法院大楼、图书馆等公共建筑的新建、出租、管理和维修等事务。目前公共建筑服务中心对联邦政府分散于全美1600多个社区的1800多栋办公楼宇实施统一产权管理。德国联邦政府不动产管理局负责审批各部委办公用房购买、建设和租赁事务。其工作的主要目标是，保障联邦政府土地使用安全，优化联邦政府土地资产。澳大利亚联邦政府设立资产管理局，统一管理政府拥有产权的房产，包括联邦议会大厦、警察局、法院等机构的楼宇。瑞典国家事务管理办公室统一管理中央政府各部门租用的房屋，包括用房分配、保洁服务招标、服务质量监督等事务。
大部分西方国家国有(公共)资产管理体制相对完善，多由政府财政部门或机关事务部门负责，管理权限相对集中，避免了多头管理、职能交叉等弊端。例如，美国总务署除了负责联邦政府机构办公楼的修建、维护和运营管理之外，还为联邦政府各部门提供所需物资设备、公务用车、财产处置、电讯和信息处理等服务。总务署对联邦政府公共资产实施全面管理，包括办公用房、家具、装备、物资、用具、计算机、电话、交通等。澳大利亚联邦政府设立资产管理局集中管理拥有产权的办公用房，制定办公用房的管理和服务标准。近年来，德国的办公用房管理体制也逐渐由分散走向集中，由联邦不动产管理局对办公性和非办公性不动产进行统一管理。
统筹购买、自建与租赁，实现产权结构多元化
西方国家政府的办公用房，从其取得来源看大致有以下三种类型：一是划拨或购买古建筑。一些国家的元首或政府首脑的官邸，选用所在国富有历史意义的古建筑，既节省建设资金，又能充分利用和保护历史建筑。二是专门修建的办公楼宇。各级政府新建办公楼宇一般都要履行项目申请流程，得到议会批准后方可开工建设。三是租用办公楼宇。例如，1993年以来瑞典国除首相府邸之外，中央政府部门的办公用房全部在市场上租用。前两种类型的办公用房是公共资产，第三种办公用房的产权归属于私营部门。
目前，大部分西方国家办公用房的产权结构逐渐多元化，购买、新建和租赁多策并举。自20世纪90年代世界范围内新公共管理运动兴起以来，各国(地区)政府加快了办公用房市场化进程，自有产权的办公用房逐年减少。澳大利亚联邦政府在新公共管理运动中对政府资产实施大规模私有化改革，大量办公用房和土地资产被卖掉，目前政府拥有产权的办公用房和土地资产仅存百余处。澳大利亚政府部门办公用房施行租金制，联邦政府的各个部门可以向资产管理局租用公共产权的办公楼，也可以在市场上自行选择租赁，公共产权的办公楼租金标准与市场标准一致。
强化立法机关预算控制，严格审批新建办公用房
一般西方国家新建办公用房的审批较为严格。立法机关通过对预算的控制来遏止政府盲目扩张、兴建楼堂馆所的冲动。如果新建办公用房的资金来源是财政资金，通常需议会审批通过后方能开工建设。以美国为例，地方政府修建政府办公楼至少要经过三大环节。第一，修建办公用房必须纳入规划，规划由负责房地产事务的机构定期编制。第二，地方政府首长将规划内的办公用房修建项目申请提交地方议会进行审议。议会在接到房地产办公室的报告后，将根据项目规模以及可能造成的环境影响等因素举行听证会，邀请地方政府、建筑商以及各界人士参加，对该项目进行讨论，最后由议会做出是否修建的决议。如果议会批准了修建项目，在公开招标之后才可以动工。第三，美国一些地方还设有公共设施建设委员会，可对议会同意兴建的办公用房行使否决权。
加强事中事后监管，健全多层次监督问责体系
完善立法，为办公用房监督管理提供制度保障。美国早在1949年就颁布了《联邦资产和行政管理服务法》，其立法目的是促进包括办公用房在内的公共资产合理使用，避免浪费公帑。在办公用房的物业管理方面，制定了《联邦财产管理条例》等法律法规。德国的《办公场所条例》规定，每位工作人员办公场所的基础面积为8平方米。
重视行政、立法和司法监督，加强对办公用房使用管理的绩效评价。2004年美国成立政府问责局，其职责是“负责调查联邦政府如何花纳税人的钱，让政府省下纳税人的每一分钱”，包括对办公用房项目和支出进行监督。美国、德国和新西兰等许多国家非常重视公共资产管理绩效评价，通过对办公用房每平方英尺的营运费用、租赁成本与自建成本比较等指标，评估办公用房的建设、管理和使用效率。
推进政务公开，提升公共资产管理的公众参与程度。西方国家预算和公共投资项目一般均向社会大众公开，有利于公众参与节约型政府建设。
提升物业管理专业化水平，降低运营和维护成本
在办公用房物业管理方面，西方国家政府灵活采用服务外包、政府购买等多种方式提升物业管理专业化水平，有效降低了运营和维护成本。美国总务署通过公开招标选定物业服务承包商，向承包企业支付物业费用。总务署各地区办公楼聘用的大楼经理、预算分析员、建筑工程师、材料监管和技工等专业人员负责对物业服务进行监督检查。英国政府办公楼的物业管理服务，大部分承包给社会专业化公司运营。甚至监督物业管理公司的工作也是由专业性很强的公共设施管理代理商完成，办公用房的管理和服务均实现了专业化。
澳大利亚政府办公用房的物业管理采取了公私合作模式，由资产管理局与私营专业公司结成合作伙伴关系。资产管理局制订管理和服务标准，重点工作是评估私营部门服务的绩效。如对电梯的管理，资产管理局只关注电梯运行时间、故障率、服务水平等，而电梯的运营、维修、人员配备等过程则由私营专业公司负责。这种基于公私伙伴关系的管理模式不但提高了资产管理和运营的专业化水平，降低了政府资金和资源投入，同时也促成了公共部门和私营部门有效合作，达成共同致力于提高公共资产管理效率的目标。
