1.公民、法人或者其他组织实施了违反行政管理秩序的行为;
2.行政机关在二年内发现了其违法行为或接到举报;
3.该违法行为在行政机关的管辖范围之内的。
结合《行政处罚法》和《建设行政处罚程序暂行规定》的相关条文来看，立案的条件，一是发现违法行为;二是执法机关认为应当给予行政处罚。这里第一个条件“发现违法行为”其发现的来源可以是：检查中发现、群众举报、控告、上级交办、下级报办、其它部门移交及违法嫌疑人主动交代等;这里的“违法行为”不是指已经过法定程序确认的违法行为，只要求简单的符合违法行为构成要件即可，包括有明确的涉嫌违法嫌疑人、有客观的违法事实及初步的证据资料等。第二个条件“应当给予行政处罚”，应理解为首先违法行为属于本行政机关的管辖范围，包括地域管辖范围、职权管辖范围、级别管辖范围;其次，对该违法行为，如果一旦查证属实，应有明确的法律依据及制裁后果(即有违则，有相应的法则)。总结起来，立案的具体可操作的条件有：1)有明确的违法嫌疑人;2)有确定的违法事实(包括初步证据和可能违反的法律条款);3)属于本行政机关的管辖范围。以上三个条件缺一不可。
二、立案的程序
立案是行政处罚的一般程序的第一个步骤，一般由工商行政管理机关自收到投诉、申诉、举报、其他机关移送、上级机关交办的材料之日起七个工作日内予以核查，并决定是否立案;特殊情况下，可以延长至十五个工作日内决定是否立案。
对于不予立案的投诉、举报、申诉，经工商行政管理机关负责人批准后，由办案机构将结果告知具名的投诉人、申诉人、举报人。
行政处罚和刑事处罚有所不同，行政处罚一般来说是以惩罚为目的，而不是惩罚作为义务对公民和组织进行处罚，一般来说是要求公民和组织在接受完处罚之后，不会再触犯到行政法规所进行规定的事情。行政处罚一般来说是被行政机关所进行查处，或者是被人给举报，才会受到行政处罚。
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