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员工出差及报销制度

一、总则

1.1、为了加强公司对员工出差的管理,细化员工差旅费报销标准,结合相关财务制度及公司实际情况,特制定本制度;

1.2、员工出差是指员工离开原工作地区,进行与公司业务相关的活动,根据出差目的地不同,分为国内出差和国外出差,根据公司目前情况,本制度所指出差均为国内出差

1.3、本制度适用于河北福瑞德高新建材有限公司、河北易倍得建材机械制造有限公司、成都福瑞德建材有限公司、河北康德建筑装饰工程有限公司。

二、部门职责

2.1、财务部负责差旅费报销

2.2、行政部负责出差火车票和机票的预定;

2.3、各部门负责本制度的执行。

三、出差报销程序

3.1、目的地分类标准

序号

分类

说明1:A

国内一线城市:北京、上海、广州、深圳2:B

国内二线城市:重庆、天津、大连、青岛、宁波、厦门及省会城市3:C

国内三线城市:除一线、二线城市外的所有国内城市

3.2、往返大交通

3.2.1、标准:

序号

级别

飞机

火车

长/短途汽车

其他交通工具

备注1:总经理/常务副总经理

头等舱/公务舱

软席/一等座

不限

1、大交通方式应选择最经济、最便捷的方式;

2、飞机票费用(含燃油费、机场建设费)如低于其他费用的,可直接选择飞机。2:副总/总监/总助

经济舱

软席/一等座

不限3:各部门经理/副经理/主管

经济舱

硬席/二等座

不限4:其他员工

/

硬席/二等座

不限

3.2.2、当飞机票费用(含燃油费、机场建设费)低于火车或其他交通费用时,主管级以下员工可直接选择乘坐飞机(报销时应说明火车和机票折后价格的对比),并最终以行政部确认的机票和火车票为准;

3.2.3、团体出差,长途交通及其他交通费用一律集体买单,凭有效单据实报实销;

3.3、餐费报销标准:

3.3.1、员工出差期间,应选择包含早餐的酒店,或在酒店内用早餐,早餐费用可包含在住宿费用中,因此不另予报销

3.3.2、员工出差餐费报销不分地区、员工级别,补贴标准上限为50元/天/人,填写《领款凭证》报销(见附件三);

3.3.3、团体出差,集体就餐,集体买单,集体就餐标准参照3.3.4的标准,填写《领款凭证》(见附件三)经审批后报销,超出部分个人分摊,实报实销的一律凭有效票据审批后报销

3.3.4、出差出发或返回(指到达出发城市)当天的餐费报销计算如下:

序号

级别

餐费补助1:总经理/常务副总经理

实报实销2:其他员工

出发或回程当天时间

出发或回程当天餐费补贴

合计

出发

12:00及以前25:2550:返回

13:00及以后25:025:出发

18:00及以前0:2525:返回

19:00及以后25:2550:3.4、住宿费用报销

3.4.1、住宿标准

序号

级别

各类地区住宿费用标准

A

B

C1:总经理/常务副总经理

实报实销2:副总/总监/总助300:270240:3

各部门经理/副经理/主管270:240210:4

其他员工240:210180:3.4.2、经理级以下(含经理级)2人或多人同行出差,必须安排同性别的2人住一标准间,报销保准从高报销

3.5、除大交通外其他交通费用标准:

3.5.1、员工往返机场,在公司不能派车的情况下,应乘坐机场大巴或换乘其他交通工具,但以下情况,可以乘坐出租车:

3.5.1.1、由于赶乘早9:00之前航班或其他特殊情况需乘坐航班;

3.5.1.2、晚上21:30后到达目的地,下机后当地机场已无往来市内的公共交通;

3.5.2、员工出差期间市内交通费用应遵循节约原则,以乘坐市内交通为主,尽量控制出租车费用,尤其是长距离高额的出租车费用;

3.5.3、员工出差期间的交通费用实报实销;

3.6、通讯费用标准:

3.6.1、已享有手机费用补贴的员工,不予报销出差期间的通讯费;

3.6.2、未享有手机费用补贴的员工,凭账单和通话清单,实报实销出差期间因公产生的话费;

3.7费用补充说明:

3.7.1、员工出差期间适逢国家法定节假日在交通旅途中度过,或上级有明确安排员工需在法定节假日工作时间,按加班计考勤,除此之外员工在出差期间一般不报计加班;

3.7.2、员工出差必须提前申请,并填写《出差预算申请表》(见附件一),经相关权责人员审核、批准后方可出差

3.7.3、员工填写《出差预算申请表》(见附件一)时,需将出发及回程的时间填写完整,否则不予审批;

3.7.4、员工出差期间,必须严格按照审批时间执行,如需因工作需要延长,应先与主管领导沟通,待主管领导同意后,方可实行,并在出差回到公司后,重新填写《出差预算申请表》(见附件一)并重新审批;

3.7.5、员工出差如需借支的,凭审批后的《出差预算申请表》(见附件一)填写《借支单》,金额不得超过《出差预算申请表》(见附件一)中所填写的金额;

3.7.6、员工出差归来后,应在5天内进行费用报销申请,所有费用按现有的费用报销程序进行报销

3.7.7、员工出差机票由行政部负责预定,费用统一由行政部报销,员工报销时需扣除机票费用,住宿费用由员工自行在酒店前台结算;

3.7.8、员工出差期间非因公需要参观、游览或因私事而绕道增加的一切费用均由个人承担,额外增加的时间若非节假日或休息日,作为事假处理;

3.7.8、报销出差费用时,需提供合理票据,具体如下:

3.7.8.1、酒店住宿发票需提供酒店入住清单,明确入住人姓名、入住时间及入住酒店期间发生的费用,酒店发票金额需和酒店入住清单金额一致,住宿费用不得单晚超标,不得累计均衡报销,单晚超标部分由个人自行承担;

3.7.8.2、大交通费用需提供相应单据,乘坐飞机需提供登机牌;

3.7.8.3、其他交通费用发票需注明往返地点;

3.7.8.4、任何差旅报销发票必须加盖清晰的收款公司发票印章,且注明正确的公司抬头(河北福瑞德高新建材有限公司),否则,一律视为无效票据不予报销

3.7.8.5、员工因个人原因造成的退、改票费用不予报销

3.7.8.6、所有因客观原因无法提供发票的费用,需在报销时解释原因并经相关权限人员签字审核后方可报销

3.7.8.7、公司有权要求员工对任何有疑问的票据做出解释,并决定是否报销

3.7.8.8、凡员工乘坐大交通出发时间(含乘坐市内交通工具的时间)在公司上班之后的,须从公司出发,返程抵达石家庄的(含乘坐市内交通工具的时间),须回公司上班。

四、附则

4.1、本制度由财务部和行政部负责解释;

4.2、本制度自    年     月    日执行,原《销售人员出差费用标准》同时作废。

附件一、出差预算申请表

出差预算申请表

起止日期:      年    月   日—    年   月  日

出差事由:

出差人员/职别:

同行人员/职别:

申请日期:    年   月   日

日期

目的地

事由

人数

大交通预算

市内交通预算

交通费合计

住宿费用预算

餐费

其他费用

合计

□飞机□火车□汽车

酒店名称

单价

房间数

金额合计

标准 元/人

金额

时间

单价

金额

金额

总计:

附件二、出差申请流程

附件三、领款凭证

领款凭证

年     月      日

领款部门名称

审批意见

领款原因

审批人签章:

金额(大写)

财务主管:             出纳:

领款人:

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