在日常生活中，拖延症深深的拖累着每一个想做好自己本职工作的年轻人，很多人忙忙碌碌一天，还是为自己没有完成的工作而忧心，怎么最高效地利用时间，变成了很多年轻人津津乐道的话题。其实啊，网络上也有很多教程、公众号文章在传授时间管理的技巧，但是大多数人也只是看了看，没有坚持下去。这原因有很多：有些人是看了嫌一条条坚持麻烦，有的人呢，是看的时候觉得都说到点子上了，但是做的时候，这些方法都被抛之脑后。那么有没有一套“内功心法”能将时间管理的武功精髓融会贯通呢？别急，我这还真有一套时间管理的“内功心法”，我将它称之为“时间管理12345法则”。这套法则，其实没有什么新奇的地方，大多数都是非常经典的技巧。但是，它们既容易上手，又切实有效。任何一个人，经过一段时间的练习，都可以掌握，并应用到自己的生活和工作中。01:一件事情
这个“一件事情”理解起来其实很简单，就是说我们在工作的时候，在特定的时间，只做一件特定的事情。很多人在工作的时候，都喜欢一心二用：例如边写文边听歌，写报告的时候，用手机查查资料，顺便刷刷抖音；收邮件的时候，又被弹窗的小新闻所吸引；查看公司微信群里的信息，又想顺便跟朋友聊天……我想绝大多数的人，在工作的时候，有意无意的都会有这个习惯。那么这样做，会产生什么样的结果呢？答案很简单，当你一天的工作时间过去之后，你啥都没有做成。原因也很简单，你没有获得足够的专注。而专注，才是做好一件事情的必要条件。
在现在这个工作节奏中，年轻人总是会出现自己今天的工作内容没有完成，明天还会有新的工作内容，周而复始但是有总是找不到原因，因而感到深深的焦虑。这种焦虑究其原因，是因为对信息的“不安定感”。我们工作的过程中，只要是有网的环境，都会接受到大量的信息，所以就需要花大量的时间去处理这些信息。其实，我们每天接受到的信息，99%都是无用的，或者说是无关紧要的。那么最有用的事情是什么呢？就是你手头上正在做的本职工作。把一件事情保质保量的做好，才是一个人对自己最好的交代。当你做好每一件事情的时候，你获得最大的收益，不是你做好的工作给自己带来的经济收益，而是你收获到了专注的习惯，而专注的习惯，才是使你走上成功的必要品质。
其实啊，很多人在工作中，坚持了专注做好自己本职工作的行为，但是他们往往会发现两种情况：一是对于结果和预期的不确定，二是长时间缺乏反馈的空虚感。他们因此陷入迷茫，怀疑自己是否做得正确，这种不安感会迫使人会去寻求更短期、能够获得即时反馈的行为，让自己的获得感的得到体现，体会到新鲜感和刺激感。如果你总被这种心态所操控，那你可能真的很难做成任何一件事，并且无法将事情做到极致，而这也就是你和真正的“优秀人才”之间的差异所在。02:
两个步骤
当你有一个新工作需要去做的时候，不要着急下手，按照这两个步骤去做：
首先思考：它能够在一两分钟内快速完成？
其次行动：如果可以，立刻着手完成它；如果不行，把它记下来，安排时间去做。
举一个很简单的例子，当你花了一个小时，做完了你的本质工作后，你的同事让你给他一个上次活动的通讯稿，你该怎么做？
首先，你需要思考，找到这份通讯稿，是否需要很久，这份稿件是有成品，还是需要再加工整合，如果需要整合，是不是很简单？如果真的需要花很久才能做到的话，那你就可以回复他：我现在很忙，有空了，我再帮你弄。然后将这件事记在你的备忘录上，等你的本职工作做完了，你再去做。
那么，进行这两个步骤的目的是什么呢？其实就是为了避免我们自身的工作计划受到干扰。很多人在工作的时候，都会有这么一种困惑：一天工作下来，感觉自己做了很多事，但是什么都没做完，这是什么原因呢？这是因为我们一天的时间，都是在处理：“临时的事情”和“应急的事情”。其实，每个人制定的工作计划，都有可能受到干扰，如何最大化地保证计划的效果，降低干扰呢？这个时候，这两个步骤就十分重要了，它有利于对所有干扰进行快速预判：是立刻执行，还是写到计划里面，等待下一步去执行。做好预判之后，再按照预判结果去行动。
那么，执行这两个步骤的时间是多少呢？我想以两分钟为限是最好的。把这些临时的，预期外的事情分为“立刻去做”和“规划去做”两个部分，这样就能实现计划和意外的一个平衡：既可以把细小的琐事尽快搞定，避免别人等太久；又可以避免计划中断，一直忙于应对外界的影响。其实，任何事情来临后，需要你处理之前，你都可以进行这两个步骤：“思考”和“行动”。对于一件事情，我们预估他超过两分钟，就需要另外安排时间去做，然后我们再对他进行分析：这个任务，是需要马上就做完的，还是需要进一步的规划和加工，然后再去做的。如果是后者，那么我们就可以在任务清单上，留出多余的思考和行动时间，然后再在空闲的时候，按照我们预先设想的行动时间和行动步骤，完成预留的任务。03:三个清单
上面提到，我们需要去规划我们的任务，然后根据轻重缓急做一个任务计划书，那么我们该如何给任务安排一个合理的时间段呢？其实所有的任务，我们都可以分为三大类：
1）可以明确执行的（Action）；
2）需要进行思考的（Focused）
3）简单，琐碎，不重要的（Dessert）。
第一类，可立刻明确执行的，你可以尽量用一整段时间，集中精力去做，在这期间，屏蔽一切干扰。在做这类工作期间，每段时间以25分钟到40分钟为宜。如果你自制力强，而且状态好，并且注意力集中，那么时间也可以适当的延长。
第二类任务，就是需要思考的系统性任务，这类任务一般需要分成几个部分，有的部分需要在放松和休息的时候去做，因为这样可以激活大脑不同的区域，让负责执行的部分得到休息，同时维持大脑的活跃和动力。以写文章为例，我们可以将写文章分解成多个部分，比如说思考结构，寻找选题还有就是找到切入点，这种创意类或者说是灵感类的工作，我们就可以放在例如乘车、走路、吃饭等时间去做，这样既可以在放松状态下做事，又可以利用好这部分时间。
第三类琐碎简单的事情，我们可以选择在自己状态低落，情绪消沉的时候去做。其实，这些简单的事情，在任何时候都可以做，但是如果在情绪不好时候做的话，一方面，可以做完这些积压的事情，另一方面，则可以在做这些事情的时候，不断累积自己的成绩感，让自己快速摆脱低迷的状态。其实，很多时间管理的课程，要求你优先做好困难的事情，这样到最后，你做任何工作就会越来越简单，越来越顺手；有的会说，先做简单的事情，累计你的成就感，让你充分相信你自己的工作能力。那么到底该如何去做呢？这就是要看你的状态。如果你状态好，精力又充沛，那你就先做需要创造力的事情；如果你状态不好，你就做一些简单成功的事情；如果你想快速回复状态，你就做一些有明确方向的工作，只要根据这份「AFD清单」，你一天的时间都可以好好运用，不至于浪费。04:四个象限
那么，有明确方向的工作和有需要创造力的工作，我们需要按照什么顺序去做呢？这里用到一个直观的办法：四象限法。
简单介绍一下：
四象限法，就是把所有需要做的事情，按照「重要性」和「紧急性」两个维度画一个平面直角坐标系。
我们将坐标系四个象限分为：重要且紧急；重要不紧急；不重要但紧急；不重要且不紧急。
接着，再根据这四个象限的内容，安排不同的应对策略：
1）重要且紧急的事优先去做。
它们应该被写在「Action」中，有明确的执行步骤和标准，可以立刻行动，不需要经过思考。
2）重要不紧急的事，每天安排固定时间去做。
它们有两类。一类是每天坚持的习惯，比如背单词，健身，读书等。这一类应该写入「Action」，并有明确的执行步骤和方式。第二类，是需要思考的问题，以及没有明确分解的任务。这一类，应该处于「Focused」之中，通过安排碎片时间思考，对它们进行剖析，分解，从而，从「Focused」中转移到「Action」，并设定好具体的执行步骤和时间。
3）不重要但紧急的事，尽量安排别人去做。
这一类事情，包括回应，对接等等。如果可以，尽量让更适合的人去做（也就是对他来说是「重要」事情的人）。如果不得不自己去做，尽量简明扼要，以结果为先，快速落地，不要在上面花费太多时间。
4）不重要且不紧急的事，不要去做。
这种事情，除了浪费我们的时间，没有任何价值。除非是需要娱乐消遣，否则不要去碰。05:五分钟
当你面对一个工作时，不管工作的难易程度和复杂程度，先告诉自己：
什么都不要想，先做5分钟再说。
理想情况下，当你去执行有明确目标的任务时，你应该将工作做一个简单的规划：该做什么，用什么方式做，时间节点是什么样的，要用到那些资源……当你做好这些规划的时候，你就可以立马着手去做，但是在实践中，很多时候未必能做的那么好，你可能有个困难解决不了，也可能会因为问题复杂而畏手畏脚，也可能是因为自己没有接受过这个领域，而导致耽于思考，沉吟不定。其实，这才是最浪费效率的做法。
很多时候，有些任务明确了，计划也做好了，但是在你反复的思考中，你的时间不知不觉就被拖延了，有时候想了一上午，抬头一看，发现已经要吃午饭了，我还什么都没做呢。这其实不能全部归结于拖延症，而是潜意识里会对这项工作有种种疑虑和担忧：我做不好这项工作怎么办，要是出错了该怎么办，是不是会有更简单的方法去解决这个工作？这些问题刚刚我们就已经解释过了，我们在完成工作之前，只用做两步：思考和执行。执行的时候，我们就不用花时间去思考，思考应该单独花时间去做，如果你在执行的时候还在想思考的问题，那说明你该提升你的思考能力了。
当你思考好了工作的完成步骤之后，你要做的就是保持这种习惯：先做五分钟，人总是这样，迈出第一步很难，但一旦你迈出了第一步，你就很难停下来了，这就是“契可尼效应”：做了一件事，如果你停下来，你就会总是想着这件事了，这样会降低你在其它事情上的投入状况。所以，消灭拖延症最好的办法，就是先动起来，用行动倒逼思考，养成习惯之后，就不会再有拖延症了。
最后，复习一下这套「12345法则」。
一件事情（核心）
两个步骤（任务记录）
三个清单（任务规划）
四个象限（策略分析）
5分钟（执行）
