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3个时间管理上的大招

这个话题是被人们讨论的最多的一个,如何进行有效的时间管理呢?人们的答案是层出不穷,比如:番茄工作法,GTD时间管理等等。这些方法都非常有用,但是对于我来说,使用的频次不是太多,因为没有彻底地解决我的问题。

而今天我要给你时间管理的三个技巧,算是彻底地解决了我时间管理上的问题,这三个技巧分别是:少做事;帕金森定律;时间记录。你可以当做参考,如果觉得有能当下改变你行动细节的要点,你可以迭代到你的操作系统中,反复操作,直到形成肌肉记忆。

少做事

我们有太多的妄念,即,总想做太多事情,生怕错过了什么。要知道,一个人的精力、能量是有限的,其实时间管理的本质就是精力管理,每个人的精力值其实差不了太多,所以如何分配精力就是一个很严峻的问题。

我们经常给自己的日程清单上列出了很多的待完成任务。可是到晚上复盘清单的时候,发现总会有几个没有做(当然也有全部做完的情况,但是比较少),最糟糕的是,我们明明知道我们完成不了这么多,但是依然还是在第二天列出了和第一天一样多的任务,甚至还比第一天多,以此来显示自己没有虚度光阴,侧面地显示自己的努力,以实现逻辑自洽。

很可惜,这种方式其实是不可取的。事情太多,做不完,这恐怕是现代人天天都在面临的问题,他们恨不得一天当成两天用,因为事情实在太多了!每天把自己搞的很忙,但是产出其实比较低,因为没有第一优先级,做了太多没用的事。

所以,就要少做事。这是吴军老师的时间管理心法,他认为一个人的效率是很难提升的,要想提升做事的效率,就要少做事。当时我听到了这个观点的时候,还是暗暗地吃了一惊,不过后来想明白了,也懂了,然后就马上践行。果然,发现效率显著地提高了。

这是方法最釜底抽薪。因为直接帮你砍掉了一大半“没有用的”任务,留下来的任务,是你不能再减少的,然后你就会去聚焦,完成那一个任务。想想:每天只完成1-2个任务,这是多么轻松的一件事?

如何践行?拿一张纸,列出你的今日的任务清单,想列多少列多少,之后开始从每一个任务问自己:这个件事我能不能不做?我不做会有什么损失?不做的话天会不会塌下来?

然后一个个的精简,直到最后的3个,有必要的时候,从那3个里面干掉1-2个,最好留下1-2个。然后开始分配时间,把事情做好做足。

选择即放弃。什么都想做,这个不算什么,敢于不做什么,才是真的厉害。也许我们少一些发散,多一些聚焦,生活就会变得更好。

帕金森定律

帕金森定律可以用来解释官僚现象,但是它在时间管理上的应用有着非常重大的意义。帕金森定律在时间管理上的定义:一项工作会自动占满一个人所有可用的时间。也就是说,如果你给这项工作足够长的时间,那么他就会真的需要这么长的时间,他会自动地填满你所有可用的时间,直到最后。比如说,小学生的寒暑假作业,他们有充裕的时间去完成,但是大多数的小学生,都是在最后一刻完成。

以上的定义有两层含义:

第一,帕金森定律反应了拖延症。

帕金森定律的角度来理解拖延这个现象,是很容易理解的。我们选择拖延,就是因为这项工作、事情,在一开始的时候就被我们赋予了足够的充足时间,以至于我们总以为还有很久,所以可以一直拖,一直准备,然后到最后一刻把他完成,这个其实就是帕金森定律。

第二,帕金森定义,告诉你要给自己生产力截止日期。

如果你不给自己的学习时间设置一个上限的话,就很可能陷入了帕金森定律。假如一个人预先给自己设置了10个小时学数学的某一章节,那么他可能真的需要10个小时才把数学的这一章节学好,甚至还超时,就算不超时,在潜意识上,也认为时间很充裕,可以节奏放慢一点,以为能深入理解。

这种逻辑听上去相当严谨,但其实是陷入了帕金森定律,以后会养成堆砌时间的毛病。假设只给那个人5小时,很有可能那个人就会在5小时之内完成,超了点也没关系,至少不会是10小时这么久了。当然了,这个也是需要有一个限度的,不可能只给30分钟,在尽量压缩的同时也要估计好临界值。

本来一件事可以用3小时做完,但是你赋予了6小时,那么有3小时你就在做伪工作。所以,给予自己单科学习时间上限非常重要,一方面,倒逼自己提高了工作的效率,另一方面,你有了更多冗余的时间,你有了更多自由可支配时间,你会因此幸福感会爆棚。

每天清早问自己一个问题:今天我的学习时间是多久?最多不超过多少?

时间记录

在《奇特的一生》这本书中,描述了时间管理大神柳比歇夫是如何记录时间的,我为你截取一段:

“乌里扬诺夫斯克。一九六四年四月八日。

分类昆虫学:鉴定袋蛾,结束——二小时二十分。

开始写关于袋蛾的报告——一小时五分(1.0)。

附加工作:给达维陀娃和布里亚赫尔写信,六页——三小时二十分(0.5)。

路途往返——0.5。

休息——剃胡子。《乌里扬诺夫斯克真理报》——十五分,

《消息报》——十分

《文学报》——二十分

阿·托尔斯泰的《吸血鬼》,六十六页——一小时三十分。

听里姆斯基-柯萨科夫的《沙皇的未婚妻》。

基本工作合计——六小时四十五分。”

没有任何的感情记录,只有客观的时间记录。如果你需要进行情感记录,你可以专门换一本日记本,专门来写,平时的记录就只记时间使用情况即可。

为什么要记录时间?三个理由。

1. 你可以相对清楚地知道自己的时间用在了哪里。

2. 你可以知道自己干一件事大概需要花费多久的时间

3. 你能根据过去记录的数据,来推测、有意识地更改自己未来的时间支配,从而更好地自我改进。

如果没有时间记录,仅仅只是凭借记忆来回忆自己过去一段时间的使用情况,是很难的,每天只要花费可能5分钟都不要,就可以知道自己过去一段时间内自己都做了什么,而且知道做那件事需要的时长需要多久,以前可能需要6小时,现在只要3小时就可以完成同样的工作量,这说明你进步了,你效率提升了100%,你获得了看得见的收获,成长。把自己量化成数据,是现代信息极客的一个必备素质。

当你用好这三个方法的时候(少做事、帕金森定律、时间记录),你会发现你慢慢地有了对于时间的敏感度,以及对于时间的掌控权,你可以清楚地知道自己要做什么,怎么做,做多久,你会因此有一个更酷的气质。

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