多数人的困境
为什么越是重要的事情,我们就越拖着不做呢?凭什么有的人想做的事情就一定能做到呢,而自己不行呢?
先思考一个问题,昨天一天是怎么过的?
是早上五点起床,开始梳洗、化妆、准备早餐......事情还没有做完就已经到了上班的时间,恨不能把一个小时挤成2个小时来过?
是一路地铁转公交转,飞奔到办公室,开启完全不属于自己的8小时真空时间......下班聚会、健身,有娃的我还要溜娃,忙不迭,一晃眼已到凌晨?
还是已经没有打游戏的时间了。魔兽or吃鸡,再战一不小心就到早上3点。夜深人静的时候,总想起今天还有什么事情没有完成,睡吧睡吧,东方已经开始泛起鱼肚白,天亮再说~?
这些画面每天都在重复上演,是不是很熟悉?如果觉得上面的画面很熟悉,那你很有必要进行时间管理,践行“要事”第一。要事,不能完全等同于“重要的事”,如果我们把它视为要做的事,更为妥当。
我们一天能做多少事情?似乎是家-单位-家,三点一线;似乎又能做很多事情。但要做的事有哪些呢?仔细想一想当天要做的事情,找张纸,列出一份清单?这种方法是错误的。
因为列在清单上的事情,都是眼前紧急的事情。当人的大脑处于聚焦的紧张状态时,只会关注到对自己最有威胁和最迫切的事情。其他的事情全被忽略掉了。
所以当去想“今天我要做什么”的时候,你可能列出来的是:老板吩咐的事,客户催逼的事,火烧眉毛的事,水淹鼻子的事,还有自己实在拖延不下去即将截止的事。但是就是不会有那个重要的事,比如看一本书,比如技能拓展学习多少个小时,因为他们通常都不紧急。
我们每天都有纷至沓来的任务,都有家庭成员等待照顾,我们还有自己想要的兴趣爱好和自由时间,我们也还有各种大事小事私事公事,其中不乏意义重大的紧要之事。所有的这些都是我们要做的事情,生活就是这样,菜米油盐事、出了厅堂又入社会。
小工具突破自我
要想高效的处理以上各种“要事”,你需要掌握6种有效的时间整理小工具,这6种小工具可以优化时间表,把所有的要事统一管理起来。如果用得好了,平均每个人每周可以节省10小时也是很轻松的。
工具一:便利贴--“准备”
我们要做的事那么多,怎么记?清单要列,但不是在某一时刻思考当天要做的所有事情。得换一个方法,准备便利贴,随身携带。当然,如果习惯使用电子便利贴也OK。
便利贴:
携带方便、保证随时随地伸手可取可记录。
工具二:随手记--“执行”
每天任何的时候,只要你想到有件事情可!能!应!该!做!都在便利贴里边记录下来。
这件事,不管是大事、小事、近期的事、长远的事、想做的事、不想做的事,全都无所谓。只要是你意识到,你可能想要处理一下这件事,那么你就立刻把它记录到便利贴要事里边去。
随手记:
只要是你意识到可能想要处理一下这件事,立刻记录到便利贴要事里边去。
“立刻”,是因为如果不及时记录,你的大脑很快就会忽略掉它,转而把注意力投向到眼前急迫的事上。等过后你再聚精会神把它想起来,那再也想不起来。
工具三:时刻清理--“复盘”
随手记形成的那张清单,不是记录下来就丢一边不管了,也不是记录下来就等同于必须要执行。需要不断回顾、时常浏览看一看,思考每一件事情,哪些事情又是不需要再完成的了,立刻从清单里面划掉。
时刻清理:
时常查看,并且思考每一件事情,继续作出筛选。
不需要做的事情“立刻”划掉”。
工具四:72小时法则--“技巧”
随时复盘清理,但是如何知道自己是否需要做这件事情呢?如何筛选任务清单上的事情呢?这时你就需要技巧,叫“72小时法则”。
问问自己,今天会不会做?明天会不会去做?后天呢,72小时之内是否会花时间做这件事?如果都回答“否”,立刻删掉这件事。如果3天之内要去花时间处理这件事,那就想想具体都要做什么吧。
72小时法则:
1.逐项思考;
2.问自己今天、明天、后天是否会去做这件事情?
3.回答“否”,立刻删掉这件事;
4.回答“是”,想想具体要做什么。
72小时的神奇之处在于,它迫使你去思考所有你认为重要的事情,推动你在72小时之内去采取行动。如果一件事情72小时之内你都不打算做点什么,或者完全不知道该怎么做,就干脆删掉忘记它。
当你下定决心要做什么事,而72小时之内没去做,你会去做这件事的几率就趋近于0 。
不在72小时之内又很重要的事,可以新增一个远计划“便利贴”。当哪天突然想起来需要处理这件事情的时候,此方法同样适用。
工具五:待执行清单--“任务”
经过记录、筛选后的便利贴,我们叫它“待执行清单”。它是最重要的时间管理工具,有效解放大脑。
“待处理清单”上承载了你全部的大事小情,选择做什么事情,应该从“待执行清单”上面挑,而不是从脑子里面挑。因为人的脑子只会去关注急迫的事情。
待处执行清单:
最重要的时间管理工具,有效解放大脑。
选择做什么事情,应该从你的“待执行清单”上面挑,而不是从你的脑子里面挑。
如果能把事情都记在待执行清单上,就会发现自己的焦虑会少很多。事情每天纷繁复杂,职场人士容易“健忘”,女性更被“孕傻”折腾。清单一目了然,可以更好的安排事情,不用额外给自己大脑增加记忆负担。
工具六:状态优先--“随性”
到此,清单上就只剩下要做的事了,应该先做哪件事情呢?无所谓重要与否,也无所谓先后顺序,看你的“心情”和喜好,想做哪件事就先做哪件事吧,一件一件事情去处理就好。
看心情,也叫“状态优先”法。状态优先,就是随性而为,不跟自己较劲,用最适合的状态去做最适合的事情。
状态优先法(看心情)
1.总原则:用最适合的状态去做最适合的事情;
2.状态较好,可以挑那些有难度的事情;
3.状态不佳,就可以去找清单上简单轻松的事情,易完成,完成使状态回升。
任何一种给自己清单上的任务设定优先级并排序的方法都是愚蠢的。人总有情绪波动、有状态好坏。状态较好适合去做有难度的事情;状态不佳,就不该和自己较劲。去找清单上简单、易上手的事情做一做。
比如午饭后,迷糊想打盹,就休息。再比如上午精神状态比较好,就适合啃大难题、大骨头,而不是去做复印资料等机械性事情。
当在状态低迷的时候执着于一件有难度有挑战的事情,事倍功半,还容易被打消积极性;当快速完成一件简单的事情、从清单上划掉的时候,满满的成就感,原本萎靡的状态会瞬间满血复活。
所以,学会觉察自己的状态,用最适合的状态去做最适合的事情,可以帮助你节省很多意志力的消耗,也能节省很多时间。