高效率是整理出来的，很多人不懂得整理，是因为他们的大脑里没有整理的意识，或想整理但大脑太混乱。因此，把头脑清空，让大脑保持整洁，让思维保持有序很关键。
乘坐过香港地铁的朋友可能都知道：在香港换乘地铁十分方便，很多时候只要下了车，不用离开站台，转身就可以换乘。这是因为香港地铁的很多线路有交汇的地方，两条线路会并行连走三站，这个看似多此一举的设计，使得乘客轻松换乘，避免乘客无谓的滞留和地铁内的拥挤。
反观北京地铁，两条线路甚至多条线路只有一个交汇点，这使得人流非常集中和拥挤，尤其是在繁华地段。为了分流，各线路的入口间隔很长距离，直接导致两条线的换乘时间较长，以西直门为例，2号线换乘1号线时，乘客要步行十几分钟，试问：效率从何而来？
那种“想到一条线路，就先设计、建造一条地铁，之后再考虑下一条”的思维方式，在很多职场人士身上也有体现：想到一件事就干一件事，而不是先形成系统化的工作思路，没想过把工作分类，集中批量处理，这样效率自然难有提高。
那么，怎么样改变这种工作状态呢？
（1）把类似的工作合并在一起做。
有一位前台人员工作非常认真，但经常被主管和各部门的同事责怪，大家抱怨前台：“每次需要你的时候，就找不到你，你究竟干什么去了？我还有公文需要你去送呢！”这位前台人员十分懊恼和委屈，说：“我每天都忙得要死，结果还落不着好！”后来我教她一个“偷懒”的办法。结果人人都开始赞赏她。
很简单，就是每天定点送公文。比如，上午9点半和11点送两次公文，下午两点和4点送一次公文。其它时间内，同事递过来的公文就先分类放好，这样每天送公文的次数少了，同事也不抱怨了，该前台人员感觉轻松了很多。这就是将工作合并的好处。
同样，你也可以这么去做。比如，将每天重要的工作列在日程表上，集中在一天当中你精神状态最好、工作效率最高的时段，比如，上午10：00—12：00，下午15：00—17：00，在其他时间你可以批量处理琐碎事务。而不是重要的事和琐碎事混着做，更不是想到哪件做哪件。
值得注意的是，类似的工作指的是难度相当、重要性和性质差不多的工作，比如，都是有关计划方面的工作。通过将类似的工作合并在一起做，可以减少思绪的中断和精力的分散，提高专注度和工作效率。
我见过很多人，工作没效率是因为不珍惜时间，一会儿接个电话，一会儿和同事聊会儿天，一会儿到走廊抽烟，一会儿到楼下买些零食，将整块的工作时间分割得支离破碎。在这种情况下想集中精力工作是很难的，更不可能保证工作的高效率。因此，整合工作时间非常必要。
我曾在一家公司担任产品研发部门的主管，当时我们部门有8位研发工程师，每天加班到深夜，工作效率十分低。通过对他们工作表现的分析，我找到了他们工作低效的原因，那就是时间被人为地肢解。举个例子，这些工程师每天做设计的时间不到工作时间的一半，他们经常会接到电话，然后在电话里闲话家常，等挂断电话回来，又得重新开始思考，最后产品研发做不好，问题更多。
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针对这种情况，我要求所有人员把找设研发工程师的电话先行过滤，对不急的电话，要求对方在上午11：30—12：00或下午13：30—14：00打来，其他时间我要求研发工程师关机，避免被电话干扰。这样一来，他们的工作时间就得到了整合，在此期间，他们可以不受任何干扰，工作效率明显提高，也不用晚上加班。
