在我的训练营上有一名客户，他的身份是一家大型律师事务所的管理合伙人，我们一直在努力解决的一个问题是如何更有效地利用时间。他需要在有限的时间内处理来自各方面的强烈需求：客户希望与他会面；同事和合伙人希望他出面解决问题、处理纷争；收件箱挤满了这些人以及其他人发来的邮件；还有看不到尽头的待办事项列表。当然，这还不算完。挤出时间陪伴亲人和朋友、锻炼以及满足其它个人需求也很重要。
当时间面临超负荷需求时，我们往往会得到“优先化”的建议，仿佛这个词本身就有着解决问题的魔力。然而，我在帮助他人处理和管理工作流程中所看到的是，优先化的实际成效相对有限，部分原因在于它操作起来实在太容易。让我们对它下个定义：优先化是指对希望占据我们时间的人、待办列表上的事件、收件箱里的邮件按照重要程度进行排序。尽管有时难以决断，但在大多数情况下，这只是简单的认知任务。在看到一份会议请求、一张待办列表，或一封邮件时，我们会对其重要性产生直观的感觉，很容易做出比较并进行排序。
问题在于，排完序后，我们似乎觉得每件事情都值得为之付出时间和精力，次序靠后的事情我们“晚些时候”一定会做。但“晚些时候”永远不会出现。待办事项列表依旧看不到尽头。
我们的时间和精力都是有限的资源。一旦我们的职业生涯到达某个需要承担一定程度的责任的级别，那么，不论工作地多久多努力，我们还是无法完全满足面来自各方的所有需求。希望与我们会面的人的队伍快排到了大街上，待办事项清单长得能够到地板，收件箱永远无法清空。
阻碍我们的问题是，我们总是想象着自己可以更努力、更长时间、更“聪明”（不论其真正含义是什么）地工作，可以不断地降低阈值，做着一个无法实现的梦：总有一天我们能把待办事项一扫而光。
问题的关键在于，我们需要认识到优先化仅是必要而非充分条件。分流是下一个关键步骤。在紧急情况下，医务人员必须决定谁需要立即得到治疗，谁可以等待，谁完全不需要治疗，谁已无法挽救。对于我们来说，分流不仅使我们关注最重要的事情并推迟不太重要的事情，而且使我们主动忽视大量重要性低于一定程度的事情。
第一步是重构问题。把满溢的收件箱、未完成的待办事项和门外失望的队伍视作失败的标志显然没有帮助。这种观点只会驱使我们更加努力地工作，希望某天可以取得胜利，但这只是徒劳。不论就哪种意义而言，我们都永远无法赢得这场战役，因为当职业生涯到了某个级别后，不论工作多努力，我们的能力永远无法满足无穷无尽的需求。所以，收件箱、列表和门外队伍事实上都是成功的标志，意味着人们需要我们的时间和精力。最终的胜利不在于战术，而是战役本身：不是空空的收件箱，而是只剩真正重要邮件的收件箱；不是全部已完成的待办事项，而是一张由真正重要的、逐一划去的任务构成的列表；不是无人等候，而是等待队伍中没有一个没有真正重要的人。
下一步是停止使用错误工具。我们在“时间管理”和“个人效率”工具上花费了大量精力，尽管这些努力能产生战术成果，但当涉及分流这个策略性任务时，它们都成了无用的摆设。记住：这不是写清单，而是决定取舍点并坚持住。
最后，我们需要解决分流的情感面问题，因为这不仅仅是一个认知过程。
主动忽视一些事情和向人们说“不”会产生一系列情绪，这些情绪强烈地影响着我们的决策和行为。这正是分流之所以如此困难的原因。在我们能够认识到情感层面的问题之前，希望主要通过智能干预控制工作流程的努力不可能会成功。
这个过程眼下就可能正在发生。刚才，当你读到“没有真正重要的人”这个短语时，你可能会觉得有点迟疑，可能会想这有点无情。当我读到时，我也有些迟疑，但我还是写下来了！这种反应尽管可以理解，却正是你在不值得真正投入时间和精力的人身上浪费时间的原因。有效分流和“变成混蛋”仅有一线之隔，许多人因过分害怕越界而不敢接近。
为了做到有效分流，我们必须提高管理忧虑及其他相关情绪的能力（“管理”不意味着“禁止”）。南加州大学的神经科学家Antonio Damasio曾写道（并且每个人一定都亲身经历过），情绪会“对目标事件产生压倒一切的偏见”，或甚至“干扰决策过程的支持机制，比如工作记忆”，从而削弱决策的有效性。
这个过程也恰好在我们身上发生：在主动选择忽视这一分流过程中的核心决策时，一系列我们无法完全掌控的情绪会随之产生。
当时间面临超负荷需求时，我们可能会感到焦虑、害怕、反感，甚至恼怒，但我们往往没有充分意识到这些情绪，或了解这些情绪，以致于没能把它们有效地运用起来。情绪不受我们的主动意识控制，无情地引导着我们的行为，但在许多情况下，尤其当处于压力中时，我们无法意识到情绪的影响，并错失了作出最能符合我们需求的决策的机会。
改善情绪管理是一项复杂的工作，但以下步骤有助于此：
—调整思维模式以反应情绪的重要性，及情绪在理性思考和决策中所扮演的角色。信念决定实践行动。
—更好地照顾自己的身体。经常锻炼和充足睡眠能显著改善我们感知和掌控情绪的能力。
—参与一些正念训练。冥想、写日记和其他反思性实践都能强化我们管理思维的能力，帮助我们更准确地感知情绪，并为我们提供一种新的视角，帮助我们理解这些情绪的意义。
—扩大与情感有关的词汇量。掌握更多的情感类词汇以描述我们的感觉，不仅有助于更有效地与他人沟通，且能帮助我们更准确地了解自己。
最终目标是增强应对不适感的能力——能够接受因分流的必要而产生的令人不安的情绪，由此，我们便能在面对无止尽的待办事项、满满的收件箱和吵闹着以吸引我们注意力的长队人时，温和而坚定地说“不”。
