取材自《工作一次就做对──成为可靠的职场红人超简单53招》，小田切展子著
即使是同样的工作内容，每个人所花费的时间与完成工作的质量，显然还是有相当大的差异。其实只要掌握以下这3大诀窍，任何人都能在不出错的情况下，干净利落地完成工作。
1.整顿办公环境：
丢满凌乱文件的办公桌，以及堆积如山的未处理案件，会让人有一种「不知该从哪里着手才好」的紧张感觉。要是把已处理的文件与尚未处理的文件混在一起，则会造成更大的问题。
所幸，只要先确实做好分类，就能顺利地进行工作。
你可以先准备一个专门放文件的盒子，能让送来的文件（例如上司交代的工作、邮件、传真等等）整齐地收纳在盒子里，以免送件人随意放置，导致文件散乱、甚至丢失。
碰到要出差或放假时，可在最后上班日的下班前，先在办公桌上放一个盒子，请大家「把文件放在这里」；当然，像公司内部公报之类的分发刊物或传阅的资料等等，也可以放进盒子里。
这样的话，就能避免桌面陷入整个被文件埋起来的「混乱状态」。
此外，建议使用网状或是透明压克力制成的盒子，这样即使将盒子叠在一起，也可以一眼就判断出里面是不是有文件。
2.依紧急程度决定优先级：
分类与处理文件的要诀，就是判断文件的「紧急度」；至于处理的优先级，便是按照紧急度来决定。
一般而言，必须赶快处理的文件，大多会盖着「紧急」（urgent）的印章，所以在着手处理之前，请先检视所有文件，挑出紧急度高的文件优先处理。
不过，当看到紧急度高的文件时，虽然想立刻开始着手处理，但是，最好先将所有文件检查一遍。
因为，在还没确认的文件中，可能会有进一步的消息，或更新／订正的内容，所以必须先行确认，以免在还没完全弄清楚状况时就开始处理。同时也要检查电子邮件信箱，因为有可能会透过电子邮件收到后续联络的相关内容。
在工作场合中，除了例行事务之外，通常也会出现各式各样不同的工作，而且大部分都设有期限，所以如果同时处理好几件案子，就要考量每个案子的完成期限及所需时间，来判断优先级。这里举一个简单的例子来做具体说明：
工作①和工作②的期限差了1小时，所以先做完①再做②也没问题。顺序就是①→②→③。
但是，因为工作②有人正等着收文件，考虑到这个工作只要30秒就能完成，所以就可以按照②→①→③的顺序处理。
其实，工作的方法或顺序并没有正确答案，重点在于「用头脑思考如何提升工作效率」，如此就能从每次工作时获得的教训中抓住要领，来确立自己「安排工作的方法」。
3.事先排定每日「工作纪录表」：
「工作纪录表」是为了管理日程而制作、像日历一样的东西。不管是使用有日期的记事本，或是自己做都可以（自制工作纪录表，只要用影印纸裁切之后再装订即可）。
「工作纪录表」的内容其实就是按照工作类型，写上当天必须完成的工作。每天按表操课，就能省下不少时间，更不怕工作有所遗漏。
一旦工作告一段落，就可以确定「下次会有动作的日期」，并在确定时间点的当下，写上预定的工作内容，借以确实掌握某件工作是「处理完毕」或「尚未处理」。如果有尚未完成的工作，而且即使延期处理也没有什么影响，那就再誊写到下一个上班日。
