文/王世民
著有《思维力》《学习力》《个体赋能》
前言
提高沟通或汇报水平，有没有什么可以速成的方法？
一下子到100分的方法肯定没有，但在现有水平上立马提高100%效果的速成方法还是有的。
你只要在沟通或汇报前，先自问下面这四个问题就可以了：
1、对方想听到什么？
2、我自己要达到什么目的？
3、我需要讲哪些内容？
4、以怎样的逻辑顺序组织？
01:
对方想听到什么？
跟一个渴得要命的人交流，你是跟他说什么口味的瓜子好吃，他更感兴趣？还是跟他说如何才能喝到水，他更感兴趣？
答案显然是后者。
做好沟通或汇报的第一步就是要弄清楚对方想听什么。
否则就像在一位渴得要死的人面前，大谈什么瓜子好吃一样，你讲得越好，对方嗓子里就越冒烟，就越不想听你说。
因此，在准备汇报前，你要问自己：这次汇报是面向谁，他（们）的核心诉求是什么？
比如，你在做年终工作汇报的时候，你首先得知道这次汇报会面向哪些人，是只有你的直接领导呢，还是HR和二线领导也都会看。
知道面向哪些人之后，你就要换位思考去想一想，他们每个人到底想从你的工作汇报里看到什么。
是想看到你的工作成果，还是你的态度和努力过程，或者是你在工作汇报里展现出来的分析总结能力？
回答好了这个问题“这次汇报是面向谁，他（们）的核心诉求是什么”，你就清楚这次汇报要重点准备什么了。
02:
我自己要达到什么目的？
今年5月份的时候，有位同学跟我反馈：
“我今天去找老板反馈项目情况，结果老板说，他本来觉得对项目情况了解得挺清楚的，听我说完后反而觉得糊涂，变得不放心了。”
“我都不敢去找老板沟通了”，他最后沮丧地跟我讲。
我就问他：“你这次去找老板沟通的目的是什么呢?”
他回复说：“我就是将我知道的内容都跟老板汇报下，让老板知道项目的实际情况。”
方法有两个：
即使我们能很清楚地说出自己要什么，很多时候别人也不一定能接收到。
如果我们自己都不能说清楚自己要什么，还期待别人能领悟到，那无异于痴人说梦了。
因此，去汇报或沟通前，你一定要先要求自己能以一句话说出这次汇报或沟通的目的。
如果一开始在脑子里提炼有困难，可以先用笔写下各种你想到的话，3句哪怕4句都行，然后再提炼到只有一句话。
▼ 2、用5why验证这一句话是不是你的根本目的
有时虽然将沟通目的以一句话提炼出来了，但很多时候这句话并不是自己的根本目的。
为了避免这样的情况发生，在将目的以一句话提炼出来后，你还要再用5why的方法做下验证。
我们以上面举例的那位同学为例。
用5why验证的话，我们就可以继续追问“你为什么要跟老板反馈项目的实际情况呢？”
“因为老板想项目进度再加快一周，但实际是不可能的？”他回答道。
“为什么项目进度再加快一周不可能做到呢？”我们可以继续问。
“因为这个项目里有一个老板没有意识到的重大风险”。
到这儿，我们就可以将一句话沟通目的改成：跟老板说明因为某重大风险的存在，项目进度不可能再加快一周。
带着这个沟通目的去找老板汇报，效果肯定就比“找老板反馈项目实际情况”要好上很多。
03:
我需要讲哪些内容？
我经常要看不同顾问写的管理咨询报告，有售前的，有项目交付的，也有阶段汇报的。
这些报告经常都是动辄100来页，内容丰富而且制作精美，一般的客户看起来可能会觉得顾问很专业，而且很用心。
▲ 图片源自iSlide
但我们行内人就很清楚，因为顾问公司的知识库很丰富，而且各种报告都有着对应的精美模板，这些管理咨询报告里的内容大多数都是复制粘贴生成的。
一般越年轻的顾问，复制粘贴的内容就越多，恨不得将公司知识库的内容都粘贴在一份报告里。
而经验越丰富的顾问，越能从自己这次沟通汇报的目的出发，放弃绝大多数无关紧要内容的粘贴。
这种不从自己的汇报目的出发，盲目填写很多不相关内容的情况，在我们大多数人的工作汇报中也很明显。
因为绝大多数公司，工作汇报的目录基本都是规范好的（如下方的目录）：
1、当期工作完成情况
2、工作中存在的问题及原因分析
3、下一步工作计划
因为公司有了模板，我们在做工作汇报时就可能一头扎进去照着填了，凡是能想得起来的都给写上去，完全忘了自己这次汇报的目的是什么。
比如，有人本来应该是想让公司提供更多的资源支持的，但在工作汇报里大谈特谈自己取得的成绩，结果领导一看你完全罩得住，也就打消给你加资源的想法了。
再比如，有人本来是想证明业绩不佳不是自己能力不行造成的，但在工作汇报里对业绩不佳的各种客观原因浓墨重彩，结果不仅能力不行的印象未能扭转，还在领导心中留下了推卸责任的不良印象。
那如何避免以上的错误，只讲该讲的内容呢？
你可以分为两步来做：
▼ 步骤一：列出来所有自己想讲的内容
你可以先用思维导图列出来所有你想讲的内容，这样做有两个好处：
◆ 一是可以减小深度思考的压力，更愿意动手去做。
◆ 二是防止在一开始就过滤、丢掉一些关键内容。
▼ 步骤二：逐一跟自己的目的匹配
将步骤一中列出来的内容，逐一跟自己这次汇报或沟通的目的匹配，跟目的相符的保留，跟目的不符的删除或修改得跟目的相符。
比如，若要跟公司争取更多资源时，对取得的成绩要一带而过，而是要重点强调遇到的困难和挑战，这样公司才更愿意给你追加资源。
再比如，若想改变因业绩不佳带来的能力质疑，对客观原因要一带而过，而是要重点在下一步工作计划上发力，做出一份能提升业绩的可执行的计划出来，这样领导就能看到你的能力，从而愿意给多你一次机会。
04:
以怎样的逻辑顺序组织？
有个广为人知的传说，说的是清末名臣曾国藩在围剿太平天国时，前期作战不利，一直在打败仗。
幕僚在帮他拟的给咸丰皇帝的奏折中写道“…屡战屡败…”，曾国藩看后改成了“…屡败屡战…”。
结果朝廷看了后，不仅未责罚作战不力，反而念败军勇气可嘉，降旨嘉奖。
这个“屡战屡败和屡败屡战”的故事给我们揭示了一个很重要的道理：
同样的内容，如果组织的方式不同，透露出来的意思是有着天壤之别的。
那怎样做才能将要讲的内容组织得更出色呢？
你可以分为下面两步来做：
▼ 1、按照“对方想听什么”做修正
你在第三步“我需要讲哪些内容”中，已经罗列出所有跟你沟通或汇报目的有关的内容。
不过这些内容还都是从你想讲的角度出发的，我们在最终呈现时，要按第一步“对方想听什么”的分析结果来对内容做修正。
比如，给老板汇报项目进度无法加快一周时，不能说“老板，项目有风险，因此项目进度无法加快”，因为项目进度无法加快不是老板想听到的。
你要换个说法，让老板知道你是积极支持项目进度加快一周的，只是在推进中遇到了一个绕不开的风险。
修正后的说法参考如下：“老板，我将项目按加快一周做了实施调整，其中遇到了一个风险，现在的做法是两种：一是投入更多资源来尝试能否降低这个风险，但把握很低；二是维持原先的项目进度。”
▼ 2、比较不同的逻辑顺序组合效果
所有的内容按照“对方想听什么”做过修正后，还面临一个排列先后的问题：哪个内容放前面，哪个内容放后面。
这个排列顺序影响是很大的，像曾国藩调整了下“败”和“战”的顺序后，呈现出来的意思就完全不同了。
排列可以遵循的逻辑顺序有四种：时间逻辑顺序，结构逻辑顺序，重要性逻辑顺序，演绎逻辑顺序。
你一开始不确定哪种逻辑顺序更适合的时候，可以每种逻辑顺序都试下，然后再选用最合适的。
如下图所示：
05:
小结
出色的汇报或沟通需要我们综合能力的提升，无法一蹴而就。
但如果你能在汇报或沟通前，做一遍下面四个问题的自问，那么你的汇报和沟通效果一定能在现有水平上，立马得到大大的提升。
▲ 图 | 沟通及汇报清单
