（2019.7发表于《全国流通经济》，知网可查询）
【摘要】利用EXCEL中函数的强大功能，对某公司一段时期内各下属独立核算单位的可动用资金和贷款数据进行整理汇总，并利用EXCEL中的数据透视功能转换为直观的曲线图后开展分析，发现资金管理问题，提供改进建议。
【关键词】EXCEL 函数 数据透视 问题 建议
EXCEL具有强大、灵活的数据处理能力，界面友好，一般常见操作也比较易学、上手快，通过各类函数和强大的数据透视图表功能，能够极大地提升工作效率，是财会人员最为得力的工具，以下通过对某公司资金管理的分析实例，让读者们在了解资金管理初步分析的过程中，体会到EXCEL 的魅力。
一、 背景资料
某集团下属某特级建筑公司（以下简称A公司），某一级建筑公司（以下简称B公司）。A公司又下属包括总部在内的独立核算单位有18个，B公司下属包括总部在内的独立核算单位有11个，各独立核算单位的资金在集团的内部银行开户核算，部分有特殊需求的比如农民工保证金，甲方拨款需专户存取的在外行开户核算。A、B公司采用了用友的NC会计核算软件。
二、 分析目的
通过对2017年1月至2018年9月A、B公司每日可动用资金（含可用的承兑汇票）和每日外欠贷款（含办理承兑汇票的应付款项）的大体量数据对比，分析这两个公司的资金管理特点，贷款的利用情况，发现问题，提出改进建议。
三、 分析的难点
内部银行和A、B公司都没有对各独立核算单位涉及的会计科目设置汇总级核算，只能通过NC系统分别导出各独立核算单位的各类银行日记账，票据及贷款明细账，然后再设法按日汇总。这些账簿只有发生日有发生额和余额，不是每天都有，加之数据量庞大，使每日资金余额的统计在手工情况下几乎是不可能完成的任务。而且每日的余额数据只有转化为曲线图，才能直观地得出对比、分析结论，否则会茫然无序。
四、应对方法及实施步骤
（一）银行日记账有“本日小计”，可按“本日小计”筛选后粘贴到一个新的工作表中，将分列的月日前插入年份列，然后用EXCEL中DATE函数将年月日合并到一列中，形成标准的年月日格式。各独立核算单位的各类银行日记账都这么操作形成一个工作簿下的各个工作表。为方便最终汇总结果与合并报表核对，可按内部银行、外部银行等分别设置工作簿。
（二）在上述工作簿中，设置一个专门的汇总工作表，第一行以日期及各个单位的名称为字段名，首列为日期列自2017年1月1日填充到2018年9月30日。利用函数LOOKUP（条件,包含条件区域，结果返回区域）以日期为查找条件，将上述粘贴后的各单位银行余额数据引用过来。由于上述筛选后的银行日记账数据是根据日期升序排列的，而且LOOKUP 函数能模糊匹配，比如当某银行日记账3月25日没有发生额没有体现该天的余额时，它会自动找3月24日、23日……直至找到最近的有余额的数据，这对于日记账余额引用而言无疑是极为有用的函数，可以无错地填满2017年1月1日至2018年9月30日每天的余额。最后在该表最右列加总每日余额即可。
对于上述银行日记账中个别的不可动用的保证金类资金，个别分析减去即可（这类资金一般专户核算，极少和别的资金参合在一起）。
（三）对于票据、贷款明细账，虽然没有“本日小计”，但LOOKUP函数再次体现出其强大的功能，对某一天有多笔发生额时，只取最后一笔对应的余额，简直是完全为财会人员量身定做的函数。余额数据查找引用、按天汇总操作与上条基本一致。
需要注意的是，如果有从银行办理出的银行承兑汇票融资，通常是公司先行存入一半保证金，相当于融资额是票据金额的一半，可选择将贷款按一半计算，而其他货币资金（保证金额）不统计为可动用存量资金。
（四）将A、B公司每日可动用资金与每日外欠贷款数据，分别通过EXCEL数据透视表转化为曲线图，就能非常清晰地反映出两者的变化曲线及两者间的对比差距。如下图：
蓝色线条为可动用资金额，红色线条为贷款额，纵坐标金额单位为万元，下一图表相同。
五、图表分析：
从曲线图看出，A公司可动用资金存量状况要明显高于B公司。除了调查期间内两个春节节点出现大的峰值（建筑施工行业特点，春节是收付款高峰期），A公司基本是在2.2亿至3.4亿元之间上下波动，变化相比B公司要平缓，最低点为约2.1亿元。B公司基本在3000万至7000万元之间波动，最低点甚至接近1000万元。
A公司的贷款基本保持在1.4亿元，个别低点5000万元，个别高点1.85亿元，全部为外部贷款。B公司贷款基本保持在2000万元至5000万元之间，低点为0，高点为5400万元， 2018年8月3-31日贷款中有内行贷款2400万元，其他全部为外部贷款。
通过可动用资金与贷款曲线的对比，可以发现A公司每日的可动用资金最少高于贷款金额约7600万元。随着分析的深入，笔者了解到A公司的资金运作模式为总部仅能调动自身资金，无法调动整个A公司的资金，应当是从A公司总部的资金存量情况来配置贷款金额的。可即便如此，A公司总部每日可动用资金存量最低点约有5200万元（2017.1-2018.5基本在8000万元以上，2018春节期间攀升到1.20亿元以上，2018.6后才明显下跌，最低点出现在2018.7.18，限于篇幅本文未列示A公司总部的相关图表），几乎始终保持近1.4亿元的贷款金额是否合理也是值得推敲的。如果就整个A公司的可动用资金而言，更看不出贷款发挥的作用，贷款金额的依据。
B公司可动用资金曲线与贷款线很贴近，2018年5月后更是基本重叠，说明高度依靠贷款维持日常资金存量，而部分时段可动用资金曲线低于贷款线并且最低点只有近1000万元，说明贷款金额配置比较合理，利用比较充分。结合分析过程中了解到的B公司资金运用模式来分析，B公司各项目公司有部分资金存入了B公司总部，总部再集中以自身名义存入内行，即总部能调动整个B公司的部分资金来运作，这点从总部自身资金存量常常为负数也可以看出，这种运作模式能较大程度地调度整个B公司的资金，减少贷款，提高资金使用效益，相应地，对资金管理者的资金运作能力也是一种考验，要求较高。
六、意见建议
（一）建议从内行核算上允许A、B公司总部在一定范围内透支，从而调度运作A、B公司整个单位的资金
B公司下属各独立核算单位有部分资金存入总部，在总部核算，而总部再集中以自身名义存入内行，虽然由此总部可以调动整个公司的部分资金，提高了资金使用效率，但因此也造成总部重复做了内部银行的工作，加大了财务人员的核算工作量。
建议B公司下属各独立核算单位的资金直接存入内行不再存入B公司总部，但为保持目前的资金运作模式，对内行的资金支付规则做一个小的改动，允许B公司总部在内行的资金存量出现负数，即允许其透支一定资金，只要整个B公司的资金存量合计数不为负数即可，同样能达到了赋予总部调动运作公司总体资金权力的目的，但却大大减少了B公司总部的核算工作量。
同理对A公司也可以这样安排，允许A公司总部在内行透支从而调动运作整个A公司的资金，让A公司高达2亿以上的存量资金中的一部分能周转运用起来，比如减少贷款降低负债率，集中采购提高付款比例获取价格让利，提高对集团内部其他单位的付款比例，为集团内部其他单位的借款或票据融资提供担保等。
（二）内部银行在科目核算方面的改进
在目前对A、B公司各下属独立核算单位存款分别核算的基础上，分别增加对A公司和B公司整个公司的存款一级核算，既能便于这两个公司随时汇总查询出总的存款发生和结余情况，也能对其改进资金运作模式，调动整个公司的资金起到支撑作用。
上述EXCEL函数及图表系本人摸索使用，相信对高手们而言，可能有更好的方法，对数据反映出问题的分析及解决问题的建议也会更加深刻，独到，欢迎大家批评指正！
