成功的领导者每天只处理一件重要事务。
你是否发现过自己一次又一次地回到同一份书信文件上来？
每个星期，书信文件都会扑面而来。每天放置待办事项的文件格可能都是满的。计算机还可能直接收到一些传真和电子邮件。不做任何事，单是接发、批示、阅读和整理书信文件及电子邮件，就可以花掉一天的时间。高效地处理备忘录、信件及其他文献材料，是一项重大的任务。
要把重要的材料从不重要的材料中挑选出来，把可以阅读的材料从可以忽略的材料中挑选出来，把可以付诸实施的材料从可以整理的材料中挑选出来。良莠分开是相当重要的。对收到的书面交流材料，你可以从以下四种做法中选择其一：依次行事，移交给下属，整理起来以备将来参考，扔进垃圾箱。
不要让邮件和内部信件躺在那儿，要迅速把它们打开，因为其中可能有一些需要立刻加以处理的。
你需要做出的第一个决定是，到底哪些邮件要对它给予关注。也就是说，你花上几分钟浏览一下，然后做出决定——是毫不犹豫地把它扔进垃圾箱，不用批复它，甚至不用试图记住它；还是要好好处理它。经过这一步，现在需要你处理的邮件数量已经大大减少了吧。
好了，现在你要做的就是仔细地批阅剩下的邮件，但你不必阅读它的全部内容，甚至不必阅读大部分的内容。你做出的下一个决定是，其中一些邮件是否可以比其余邮件得到更多的关注。也许你可以在纸的顶端写上“再考察”、“照此行事”、“酌情办理”、“拿出意见再报”，或其他对你来说似乎更合适的行动方针。
也许你浏览后发现，什么也不需要做，或者现在已经做了了解，只是将来可能还会用到。那好，把它放在合适的文件夹里去。如果现有的文件夹都不太适合，可以重新建立一个新文件夹。还有一种可能是，你细细地阅读后，发现最终可以把它扔掉。
现在你要处理的就只是需要留意的书信文件了。你可以决定哪些是需要立刻处理的，哪些是可以见缝插针地安排到其他时间去处理的。无论是哪种情况，你都要仔细阅读并用铅笔作批注。可能有些是要求你回复的，可在文件夹空白处批注回复。一边阅读一边批注要比阅读时什么也不做节省时间。但此后，你还有一些成文工作要做。一旦你满意了，就发出回复，但要清楚你需要有关人员怎么处理它，你要得到什么样的答复。不要延误一两天也不回复，除非你必须和其他人商量，否则就会延缓整个进程。如果是内部部门回复，你可把它送到那个办公室，同时活动一下腿脚。你需要四处走走，而且那可能比内部邮件快一些。
有时候你在回复前需要作更深入的思考。最好把思考的时间列入时间表，以保证在规定的时间期限内完成并发出回复。
有时候你必须牵涉他人。如果你需要的是一次会面，那一定要尽快安排，并着手为会面做准备。也许你可以先发出有关会议目的的通知，一两行就可以，请大家提出需要解决的问题与任务。
不要反复处理同一份书信文件。审视一下材料，看看要做些什么，然后开始行动，如此不断反复下去。一定不要不看一眼就放进文件格里，下次审视完了又放回文件格，然后又再一次检查一下你的文件格，里面有些什么？它们被搁了多久，积了多少灰尘？你今天能挤出一些时间清理吗？
较好的文件归档制度能使你很快地取回要找的材料。当然，归档本身并不是目的，重要的是在你需要用到某一个文件的时候能迅速找到。很显然，一个好的归档制度能节省不少时间，因此你不必费时间去找东西。它也可以节省精力，因为你不需要考虑你把文件放在哪儿了，这能给你争取更多的时间去从事一些创造性的工作。
如果你还没有一个较好的文档管理制度，那么现在就开始着手建立。要做到这一点，你不必考虑已有的材料，而要考虑你实际需要的材料，不管这些材料你是否已经拥有了，设法把它们搞到手。你不需要把任何材料都分门别类地归档并制度化，因为最好还是在没有任何材料的时候，就建立归档制度，然后再根据需要来选择和管理材料。要让文档制度来规范材料的保存和处理，从而建立一个具有能动性的文档制度。
想一想，你的工作是如何安排的。你所做的工作，大致可以分哪几类？是如何细分的？以图表怎样来表示这种分类？你什么时候要找什么材料？对这些问题的回答，将对你的文件归档制度大有帮助。
成功的管理者每天都会把案头的工作做完，做到当日事当日毕，不要让文件在桌上睡大觉。这些文件有的需要批阅，有的需要浏览，有的则需要销毁，不要让乱堆的文件影响了你的思维，你需要头脑清楚地思考问题。总之，你要控制工作，而不要让工作控制你。
自我检测
你什么时候处理书信文件和电子邮件？
你会很快地打开文件夹，做笔记，采取行动并归档吗？
你怎样阅读文献？
你阅读后能把握要点吗？
你能很容易地进行归类吗？
你阅读时用彩笔吗？
你阅读后会列出行动要点吗？
你是如何处理你接受的工作的？
你是如何处理传真、信件和电子邮件的？
你能迅速找到所需要的资料吗？
你的文件归档制度是怎样的？
你需要迅速地找到哪些材料？
