面对21世纪纷繁复杂的商业环境,企业越来越认识到高效研发体系的重要性和迫切性。但是,如何才能打造高效的研发体系?
我认为:造成企业研发效率低下的主要原因是缺乏清晰化的研发管理方法和工具。所以,完全可以在不改变企业原有管理体系和制度的基础上,通过给研发部门导入一些极易操作的工具和方法,来改善研发人员不合理的工作习惯,以最小的“代价”达到短期内倍增研发效率的效果。
上述管理方法的落实和顺畅实施,离不开具体有效的表格和工具,比如:周矩阵图、目标设计书、任务分解表、项目计划评审图、技术课题共享化表和成本削减管理表。
周矩阵图
研发人员效率不高,很大程度不是其自身能力过低造成的,而是因为他们不能合理地安排分配自己的工作时间,无序的工作状态往往造成极大的时间浪费。
比如:研发人员工作中经常会遇到各种各样的突发业务,而多数研发人员在面对这种“计划不如变化快”的情况时往往会手足无措,如果不能迅速合理地应对,茫然间又会造成时间的浪费。试想,如果一个研发部门有50名员工,一个员工每天浪费一个小时,那一周下来就有250个小时的浪费,一个月、半年、一年的时间浪费非常惊人。而周矩阵表的使用能让员工合理分配好自己的工作时间,最大限度地减少无谓的时间浪费,无形中节约了大量的时间成本。
周矩阵图是一个以周为单位来合理分配工作时间的表格工具,表中依照紧急和重要程度分为四个区:重要紧急区、重要不紧急区、紧急不重要区、既不紧急也不重要区。研发人员在和上级进行有效沟通的基础上,把一周的工作分别填入这四个区中,这样就确定了自己工作的优先顺序,然后有条不紊地展开自己的工作,达到高效利用时间的目的,研发效率自然得以提高。
工作顺序安排妥当之后,如果遇到了突发业务,研发人员可以将之与原定工作进行紧急和重要程度的比较,很快就可以将突发业务适当的安排在周矩阵表中,避免了以往无序混乱造成的时间浪费。而工作的紧急重要程度确定后,就能保证研发人员首先完成重要的工作,这对于整体研发项目的有效推进有着极为重要的意义。
周矩阵图在研发管理中具有很大的作用,通过它,研发管理者可以对研发人员工作顺序分配的不合理之处加以及时指导,这就能保证研发人员在整体项目进展上的一致性,从而推动整个研发部门工作的协调有序进行。
周矩阵图还有一个重要作用是能让研发管理者在给研发人员分配任务时就做到合理化、准确化。
目标设计书
中国很多企业的研发部门存在项目计划不准确、不合理、可操作性差的问题,这个问题的出现是因为研发项目的目标设计不合理导致的。如果目标一开始设计就是错的,那整个研发项目从头至尾都只是在做浪费时间和成本的无用功。目标设计书以时间为单位,通过对研发项目的细分细究,在研发部门有效交流和沟通的前提下,把目标的设计尽量精确化,这就有利于项目具体实施阶段的顺畅进行。
任务分解表
很多研发人员在工作中经常发现自己的工作无法入手,这是由于其在自己工作分解上的不合理造成的。利用任务分解表,研发人员在领受工作时就依据H(hear 听取)、E(examine 调研)、N(negotiate 协商)、I(inform 联络)、R(request 委托)、O(operate 操作)六个角度对自己业务进行合理分解,业务的合理分解能极大地提高研发人员的工作效率。
对研发管理者来说,运用任务分解表进行合理的业务分解,然后把任务层层落实,并有针对性地对任务领受者进行指导,这就提高了研发人员的工作效率,也保证了整个研发项目的高效进行。
项目计划评审图
由于中国企业研发部门普遍存在对项目整体计划控制较弱的现象,所以经常出现项目延期的问题,项目计划评审图是改善此问题的有效工具。
项目计划评审图即PERT(Project Evaluation and Review Technique)图,这是一个有效的项目管理工具,这个图能把在规定的项目期限内要做的内容什么时候做完、怎么做的整个流程清晰地表示出来。通过这个图,管理者能安心顺畅地进行管理,能看到阻碍项目推进的问题出在哪儿,然后可以对出问题的下级进行针对性的指导,做到对问题的及时发现和纠正,这无形中就促进了效率的提高。
技术课题共享化表
企业研发部门在进行具体的研发项目时常常存在职责不清、缺乏有效沟通的问题,因此项目在各职能部门间协作力度很弱,造成研发效率的低下。技术课题共享化表是加强部门间的沟通协作,提高研发人员效率和整体项目效率的有效工具。
技术课题共享化表在任务分解的基础上,把各项工作汇集一表,这样所有研发人员的工作目标和状态就一目了然。研发管理者可以就此表轻松找到项目进行中问题所在,有针对性地对相关人员进行指导,或者进行人员的优化配置,还可以就此指导加强各部门、各人员的有效协作,在提高研发人员个人效率的基础上,倍增整体项目的研发效率。
这个表还有集思广益的作用,项目中的所有研发人员在共享这个表的基础上,可以有针对性地提出表中已有问题的解决方案,在综合众人智慧的基础上,制定出项目工作的最优推进方式,达到缩短工期、降低成本的作用。
成本削减管理表
企业研发部门普遍忽视对主动降低成本目标的关注、缺乏有效的降低成本的方法。在用以上五个工具通过合理制定计划、合理分解任务、合理安排时间、有效控制项目整体、共享推进协作来提高效率的基础上,“可视化”的先行管理包含有成本削减管理表这个工具来加强对项目成本的关注、主动降低项目研发成本。
成本削减管理表通过“可视化”,对具体的项目工作和现有成本及目标成本一目了然,可以轻松找到成本难以降低问题之所在,在深入探讨的基础上提出有针对性的切实可行的成本削减办法,达到降低具体研发项目成本的目标。
