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档案管理的方法措施

档案管理的方法措施

导语:档案管理工作做得如何,是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。为进一步促进单位科学发展提供了第一手资料。

档案管理的方法措施

一、规范公文处理,把好公文形成关

档案就是完成了书面工作处理程序,将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的公文的准备工作是档案工作的第一步,要规范的处理公文,细致的审查公文公文形成的过程要严格把关,这是把档案管理工作做好所需的基础。

公文的草案拟制是公文形成所需的一个重要环节,有了大致的计划方向才能更好的进行下一步,不同单位的草案拟制部门各不相同,有些单位的公文草案拟制是由相关办公室统一拟制,有些则是由相关的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。

但各个部门公文起草人员的水平和质量有一定差异,对于公文拟制所需的要求理解分析不一致,可能会导致拟制的文件质量上不尽人意。主要存在着以下几个问题:

1、体裁使用不正确,比如请示公文和报告公文没有明确区分;一份公文却请示多个事件;没有按照规则运动文种。

2、一些公文的附件标识不明确,一些公文有附件,没有在规定的地方作出任何标识,也没有在公文附件的名称前标注出详细的序号,整个公文的行文程序混乱。

3、公文主题标注不明确,不便查阅。

4、公文中没用规范的使用数字。

以上情况,对于公文转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因此,负责公文起草拟制的工作人员,有责任和义务对各个部门的公文进行查看,仔细审核,尤其是一些关键的字、句、词要严格把关,在有问题的情况下,要尽快通知提供公文初稿的单位,告知对方具体情况,将出现错误的地方及时协商解决。

二、档案整理工作,从公文的评估分类做起

在将公文相关事务处理结束之后,便可以将公文进行保存,并把公文的类别进行整理和分类,将其中内容不重要和普通的另外保存,不能丢弃。如果遇到涉及到重要内容的公文,例如涉及单位的重大开会、重大事件以及单位要求保存的公文,这类公文就需要明确标注,以备随时查阅。要做好这项工作,务必要遵守以下几个条件:

1、对于这项档案整理工作,需要有清晰的.认知,要把管理档案工作做好,就要把公文的管理规范熟知,才能将公文员工作真正融合,还要提前对所负责部门的档案翻查,掌握所有档案信息,保证档案有高质量,以防档案重复,使档案管理更便捷、科学。

2、作为档案工作人员,必须要有职业责任感,对工作也要有较强的学习能力,将档案记载在大脑中,对每一份档案都要认真细心,对每一份档案都做出正确的评价。将档案工作生活化、日常化。

3、作为公文文秘要时常学习新的专业知识,及不断提高自身的职业素质。公文工作员的档案工作是一项比较专业带有技术性的工作,在日常中要加强学习档案方面的知识,随身携带相关的专业书籍,时常范围,做到在工作中积累经验,在工作中加强学习。这样才能较高的工作效率。

三、完善公文材料,做好档案收集工作

档案管理部门在文公分类入档的时候,需要先检查形成公文的前期材料,在过程中,需要翻阅其他附属资料,如果发现公文前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要,过程中发现同一公文中有个别公文没有按照规定时间交还的,要跟踪回收,坚决不能让公文档案长时间的的停留在他人的手中,这不但可能会对档案造型损坏、遗失,也会因为时间过长而遗忘档案的收归,对档案管理工作带来重大的失误。所以在档案管理的工作中,要不断的复查过去的历史进程,对档案流向掌握清晰,在过程中,需要注意以下几个方面:

1、档案整理工作必须从平时做起

对于上级发文,做完收文登记后,首先应鉴别该文件是否具有保存价值,如果其中一部分随着现行效用的完成,便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件,退出现行领域之后,却具有储存价值,能使后人通过其载录进行借鉴和利用,因此应按档案整理规范要求,用不锈钢钉子重新装订,后进行传阅,阅办完毕后,已初步进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅。

2档案整理工作应注重细节

对于单位的文件以及领导签发后,一定要及时的将所有的文件资料收集完整,按照资料的内容顺序,依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整并统一装订成册,初步完成“件”,由零散“页”到集中归整为“件”,到正式整理时装盒为“卷”。这档案管理工作入档以前需要做的必须事件,过程务必不能有所遗漏,否公文档案不完整,会给后期的查阅工作带来误导,影响整个档案管理的完整性。

档案的管理工作的良好运作,不仅对单位管理层对单位情况能够随时调查翻阅,了解单位目前的大致情况以外,还能给单位调整政策带来依据,为单位改革提供历史数据;也是向社会各界证明其单位优越成绩的证明,和其他的方面的合作的基础。

做好档案的管理工作不仅仅是对于单位有益,对于整个社会档案管理工作也具有进步性。在我国现目前不断的发展的背景之下,不断对档案管理手段进行创新,以更创新、更方便的方式整理单位档案,可以全面的反应单位的整体情况。

四、善于交流,接受新信息,达到资源共享

一个档案管理的工作人员,需要不断的积累经验,对于不断遇到的难题要积极的向上级部门或者同事请教,不能够随意的凭借自己主观随意把档案归类,需要结合实际情况对档案和调查的资料相结合,也可以有创造性的进行归档,但切记要根据相关规范来处理。在工作期间,档案管理人员要不断强化自身的责任意识感,建立良好的职业精神。迅速的接纳新兴信息,扩宽知识面,将知识经验融入到档案管理的工作中。

五、结语

档案管理工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环,是为了让我国现在的档案管理工作更加的完善,提高档案管理工作人员的工作水平及素质,加强档案管理员对于档案管理工作的热情和责任感,全心身的投入到档案管理的工作之中。使得档案管理更加科学规范化,更好的完成与各部门的工作配合,提高整个工作流程效率,减少繁琐的环节,为政府、企业发展形成良性循环。

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