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Deadline可能正在压缩你的心智能力

文|董伟

对广大职场人来说,Deadline 基本上算是一条危险临界线,是催命符。

同时,它也是效率的加速器,在Deadline面前,我们变得无所不能,任何烦恼都变成“无所谓”,所有杂念都化为一句话:快快快!!!

写不完的寒假作业,总能在最后两天快速高效的完成

一天也没想做出来的PPT,最后半小时完成了

三个闹钟也叫不醒的人,总能在完美时刻赶到公司

……

Deadline的确能让我们高效、专注,撇开一切杂念完成那一件事情,只要坚信“船到桥头自然直、车到山前必有路”,就有拖到最后一刻总有解决方法的信心。

但是,即使是坚信”Deadline是第一生产力”的人,也无法保证不会有翻车的时候——可能最后交出的“作业”并不尽人意;可能因为赶 Deadline而错过其他更重要的事情;可能因为无法赶上Deadline而崩溃……

所以,今天我们并不想美化Deadline的神奇魔力,我们需要了解它可能对我们带来那些无形负担和伤害,如何才能不被Deadline压垮?

01、Deadline可能引发“多米诺骨牌”灾难

我们容易被Deadline压垮的第一个原因是:

周密的时间安排缺乏弹性,很难应对不确定性。

计划和按部就班,什么时间做什么事情,是我们时间管理的必修课。这也是 Deadline存在的意义,有了Deadline,我们能心中有数,能合理规划和高效利用一定期限内的时间

但是,过于严密、稳固的时间计划表,也会存在一个弊端,就是无法应对不确定的突发、意外事件。

因为时间表上的事很难事事都按我们的意愿发展,而一件事情的延误可能引发多米诺骨牌效应,很多事件最终变成紧急任务。结果就是把我们逼到很多Deadline的临界点,让我们的时间越来越不受控,越来越被动,并最终变成一个东拼西凑的凌乱的补丁图。

如何打破“多米诺骨牌”的魔咒呢?

我们可以充分利用Deadline的优势,将一项事务细分为多项小事务,以多次Deadline截止日期替代一次性的截止日期。毕竟保证一定时间段的效能产出,也是留出余闲的前提。

我们也可以在时间计划和结构中,增加一些弹性和灵活性,构建「时间余闲」——为自己的行程保留一定的弹性,避免在重压下出现手忙脚乱应急,重要工作任务之间的余闲会保持你的从容状态和效能。拥有一定的余闲,工作中的恶性多米诺牌才不会瞬间倒塌,也会有机会为自己挣得更多的主动性。当外部随机事件无法影响我们时,我们就具备了“反脆弱”的能力。

不过,构建余闲并不意味着“大量余闲”,因为大量余闲还潜藏着一个风险——当我们拥有大量的空闲时间后,这些时间往往会被浪费掉。

空闲时间会让我们反而变得无所事事、持续懒惰,相反一旦忙起来,往往会在其他任务上也更为积极。

这也是为什么很多人经历长途飞行后,最佳的消除疲劳方法不是坐下来休息,而是去健身房锻炼;为什么一些职场人在工作日反而能有条不紊的处理好这种事务,周末有了大量空闲后反而“瘫痪”。

02、Deadline可能让你忘记“要事第一”

我们容易被Deadline压垮的第二个原因是:

对重要的事,我们没有学会做好规划、控制;也没有学会对不重要的事说不。

相信关注我们公众号的很多朋友都会说,我有规划啊,日程表和To do list每天被安排的明明白白,但为什么还是觉得时间不够用,重要的事,想做的做不了。

这是因为,当deadline抛给我们时,我们往往只关注自己时间表还能不能增加新的安排,无意中忘记选择和思考哪些是真的需要第一时间去做的?哪些可以交给别人?哪些可以拒绝?

也就是说,Deadline可能会给我们制造一种紧急假象,沉迷于完成Deadline,可能让我们忽略真正重要的事情。

这也是艾森豪威尔矩阵要回答的问题——按照“重要”和“紧急”两个因素清晰的划分了时间管理象限。这个大家应该不陌生,但遗憾的是,我们依旧总被急事缠身,不知道如何区分重要、不紧急。

《高效能人士的的7个习惯》作者、效能管理大师史蒂芬·柯维,进一步帮我们厘清了:

这4个区域所包含的事情具有什么特性?该如何处理?或许能帮助我们控制和分配自己的时间和精力。

1. 紧迫又重要

这个区域的事情非常具有挑战性,需要有足够的经验和判断力来应对。尽快完成才能避免不良后果或不可收拾的局面,越早完成,日后需要做的工作就越少(越轻松)。不过,很多重要的事情之所以变得迫在眉睫,是因为第2象限的事被延误或因为没有进行足够的预防和筹划。

2. 重要但不紧迫

这里的事情需要我们进行长期规划,预测和预防问题,被赋予能力,例如通过阅读和不断的专业培养来增长见识,提高技能,为重要的会议和发言做准备。忽视这个象限就会导致第一象限扩大,带来压力、筋疲力尽和危机。相反关注这个象限会使第1象限缩小,因为在这个象限多投入时间会提高我们的能力,计划、准备和预防可以避免很多事情变成当务之急。

3. 紧迫却不重要

这个区域的紧迫性可能是假相,会蒙蔽我们,即使真的紧急和重要,可能也不过是对别人重要和紧急,打乱了我们的节奏。很多电话、会议和不速之客都属于这一类。最后我们只满足别人优先考虑的事情和期望,却认为自己在干第一象限的事情。

4. 既不紧迫也不重要

实际上这是浪费区域。看似娱乐,但实际上不是,真正意义上的娱乐是第2象限值得去做的事情,而浪费象限是沉迷于“没有思想”的电视节目或无聊的小说。不过,不得不说的是,为了生存我们经常会暂时“逃避”到第四象限

总之,对我们我们生活中面对的很多事情,我们都不一定必须强加到自己的时间表上,不是所有的事情都要第一时间完成,可以另安排时间;也不是所有事情都需要放到我们的时间表上,可以拒绝,也可以交给合适的人。

03、Deadline可能会压缩你的“心智能力”

我们容易被Deadline压垮的第三个原因是:

我们没有合理地认识、管理和运用我们的心智能力。

研究表明,当我们感受到压力或是情绪高度紧张时,我们的心智能力会被挤占和压缩。而合理的决策和判断力恰恰都需要依赖于我们的心智容量(也被称为“带宽”,Bandwidth),它支撑着我们的认知力、行动力和自控力。

一旦我们的心智容量降低,就很容易丧失判断力,做出不明智的选择,或是急于求成,做事缺乏耐心,难以抵挡享乐的诱惑,容易失控。这也是哈佛大学行为经济学家塞德希尔·穆来纳森经济学家关于“为什么穷人会越来越穷”研究的答案。

塞德希尔·穆来纳森认为:

对于穷人,带宽负担过重就是他们人生最大的阻碍。因为相对于“富人”,“穷人”(只是他们自己的感觉)面对金钱稀缺的困境和压力,心智能力被压缩更容易出错,更容易做出不合理的经济决策。因此,政府针对穷人的贫困救济计划,应该帮助他们心智容量,不仅仅是在能力、技能维度,更要考虑是否能够给予足够的开放性和实际执行的低门槛,允许他们灵活学习。

他同样将这项研究同样被用于时间管理。

未经过合理规划的Deadline,会加剧我们「时间是非常稀缺的」的感觉和压力,如同钱总是不够用,忘记我们真正需要做什么,真的需要什么。

这让我们总是将关注点放在“时间不够用”上,思想总是围着时间本身的多少打转,进而占据我们大部分的心智容量,总是处于这种紧张的状态下,会让我们缺乏洞察力和前瞻性,还会减弱我们的认知判断、行动和自控力,做出不合理判断、决策和行为,导致更多突发、意外事件。

但只要我们合理的运用心智容量(带宽),就会减少deadline带来的压力。

即使我们无法改变长期忙碌的状态,或是“事情多”的事实无法改变,但我们可以做的是:

敏锐地捕捉、觉察自己的带宽起伏,在带宽充足的时候,去做最重要的工作。带宽少的时候,留给那些需要耗费较少精力和意志的简易工作。在带宽少的时候,不做重要的复杂决策。刻意练习减轻认知负担,有助于帮助我们改善执行控制力和自我控制力,也会相应提升专注力、工作质量。

总之,时间总是有限的,我们虽然可以运用Deadline的杠杆更好地去撬动它,但也需要跳出它带来的无形的稀缺感和压力,才能更有利于我们做出合理的选择和决策,才能更合理地规划未来,牢牢的握紧人生和时间的主动权。

作者:董伟。盖雅学苑主笔,专注组织中一切行为的本质,人力资源领域超级个体的成长故事。

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