如何运用史蒂夫·柯维的时间管理矩阵来妥善安排工作日程，并指出优先考虑紧急事务而非重要事务的习惯让我们总是疲于奔命，感到时间不够用。
那么现在，我们就来继续谈谈那件占用我们大量时间并让我们分心的“紧急又重要”的事——电子邮件，以及如何更好地应对它吧。
首先你要知道，并不是只有你一个人感到电子邮件（当然也包括短信、微信等其他电子即时通讯手段）是个吞噬时间与精力的无底黑洞。不停地查收邮件、不断地点击手机上各类应用右上角的小红点，这种行为被称为“红点强迫症”。
百度百科上对此的解释是：“红点强迫症，是现代人的社交网络依赖症之一，表现为微信用户只要看到朋友圈的角标小红点亮起，就忍不住要去点，即使这次点开没有什么需要看的消息下次也要继续去点，据统计，这种动作平均每5分钟就要发生一次，与强迫症这种心理疾病表现类似。”
不仅是微信右上角的小红点，各类带有推送功能的应用，都有可能引发你去点击，其中最令你感到由于与工作有关而必须点开的，应该就是电子邮件了。
英国未来工作中心（Future Work Centre）在调查了2000余名各个行业的英国员工使用电子邮件的习惯后发现，当代即时通讯的迅速发展让人们能够时时查收邮件，并因此发展出了一种“随时待机”的职场文化。
这一“不成文的企业礼节”在职场中变得如此根深蒂固，并对员工的心理健康产生负面作用。报告称，在2014年，全球总共发送了约1963亿封电子邮件，成人每天平均花1个小时的时间收发邮件。
研究人员称，电子邮件是一把双刃剑，它一方面是非常有价值的交流工具，但另一方面也是压力和困扰的来源。研究报告主要撰写人Richard MacKinnon博士说：“报告显示那些最认可电子邮件有用的人也是邮件压力最大的人。我们培养出来的习惯、面对新信息时的情绪反应以及围绕着电子邮件的不成文企业礼节交织在一起，成为一大有毒的压力源，对我们的效率和健康产生负面影响。”
研究发现，IT、营销、公关、互联网和媒体等行业的员工最受邮件压力困扰。他们中超过30%的人每天需要处理超过40封邮件，65%的人开启邮件推送服务，实时接收邮件。
研究人员指出，让人压力倍增的两大恶习为：整日开启邮件推送服务及每天在清晨和深夜查收邮件。为此，研究人员建议人们在不希望被邮件打扰时关闭邮件应用，“只在你想的时候使用电子邮件”。
读到这里你可能在想，这又是一件“说说容易做做难”的事，但实际上，你需要做的可能没那么复杂，只需要你多思考一步。
这是《多一秒钟：用深思熟虑提升工作业绩》（One Second Ahead: Enhance Your Performance at Work with Mindfulness）的作者Rasmus Hougaard、Jacqueline Carter和Gillian Coutts的观点。几位作者认为，解决分心的最好方法是多花一秒钟的时间来思考，做出好的选择让自己保持专注和冷静。
在书中，Hougaard提出了5个高效使用电子邮件的指导意见。
第一，避免对邮件上瘾。
你是每小时看一次邮件还是手机震动声一响，就无法克制自己拿起手机的冲动？Hougaard建议，在你向查收信息的冲动投降之前，暂停一秒钟，思考一下。“在这一秒钟内，你会发现你对外界刺激的反映并不需要是自动的，你有选择的权利。”
第二，关闭信息推送。
为了让自己不对查收邮件或信息上瘾，你首先要做的就是关闭邮件推送功能、通知弹出窗口、警报和铃声。在接下来的几天时间里，仔细观察当自己为邮件通知分心时如何影响专注度、工作效率和心情，尝试在完全没有信息推送的情况下工作几天，找到最适合自己的处理邮件讯息的方式。
第三，慎重对待注意力转移的时间。
很多时候我们喜欢一有邮件（信息）就查看回复是因为我们希望自己看起来总是机敏有效率，但事实是，这可能会损害你的工作效率。
如果你的注意力一直被源源不断的信息推送转移，你就是在浪费时间。你的大脑需要花几秒钟的时间来集中注意力到新邮件上，也需要同样长、甚至更长的时间来转移回你之前手头正在做的工作。除了浪费时间，注意力不集中也会浪费你的精力，让你效率下降。
为了有效地将注意力转移的时间降到最低，你应该记住2条原则：集中注意力在你选择做的事情上，慎重选择让你分心的事情。
第四，永远不要在清晨收发邮件。
未来工作中心的研究人员认为清晨收发邮件是一大恶习，Hougaard给出了解释：在清晨人的大脑是最警醒、注意力最集中、最有创造力的。使用这段时间来查邮件立刻把你的注意力拉入一堆短期需要解决的问题中，这是在浪费你本可以做更有价值的事的大好时间。
Hougaard的建议是，在你到达办公室半小时至1小时之后再查邮件。
第五，制定固定的查收邮件时间。
这样你就可以在其余的时间里专心工作了，有了固定的邮件查收时间后，记得把你其他的工作任务安排在其他时间。
研究报告中还有一个有趣的发现：年轻人面临的邮件压力最大，压力值随着年龄增长而降低。
或许这是因为，职场老人们明白大多数的办公室交流都是无意义的废话吧——如果是真正紧急的事务需要你立即处理，上司会用更直接的方式联系你的。
