人事档案在劳动者的就业和职场生活中扮演着重要角色，但是近年来处理丢弃的人事档案已经成了相关机构一项繁重的负担。最近，北京市人才档案公共管理服务中心通过网站，对失去联系超过5年的流动人员人事档案进行公示。记者在该网站上看到，公示的档案，仅北京市市区的就超过5000份，若再加上各区县，此次公示的档案份数超过3.5万份，规模堪称庞大。北京市人才服务中心有关部门负责人近日表示，30天公示期满后，即解除原档案托管关系。
如此多的“废档”从何处来？应该如何看待这种现象？记者就相关问题采访了专门研究我国人事档案制度的中南大学公共管理系主任陈潭教授。
记者：为什么会出现这么多需要清理的人事档案，劳动者抛弃档案反映出什么样的经济背景和社会背景？
陈潭：首先要清楚，人事档案制度是一个国家致力于稳定、秩序和有效管理所实施的公共人事政策派生物。出现大量需要清理的人事档案，实际上就是因为人事档案制度处于“旧政策失效”的一个过程中，而人事档案制度失效的原因是复杂的。
首先，市场经济的发展必需生产要素的流动，人力资本的流动也是这一过程中的必然。市场理性对人的要求不再是个人的政治地位和政治身份，而是专业和技能。用人单位在考察人时，也必然把个人能力与企业发展结合起来，从而谋求利润的最大化，这就是所谓的“考察档案不如考察现实的人”。
其次，人们目前的择业模式已经由过去单一走向多元，自谋职业成了普遍趋势，对物质待遇、人际关系和自我价值的强调已经超越了户口和档案的限制了，不再“惟档案是尊”，这是整个社会对于市场运转的一种自我调控，而由之引发的大量“弃档”现象在一定程度上杜绝了人事档案的不客观纪录现象的发生，杜绝了个人生活被他人主观操纵的可能性，可以看作是一种社会和公众理性的选择。
记者：人事档案制度的确立对劳动者就业和社会保障的原始意义是什么？
陈潭：从就业来看，在单位制和计划经济体制盛行的时代里面，档案是护身符，标志了个人的学历和对于工作的胜任能力以及对历史、政治问题的明晰交待等，这些符号促使单位在录用或者选择工作者的时候极大程度上依赖于参考人事档案。
从社会保障方面来看，人事档案制度在社会保障范畴更多扮演的是“俱乐部门票”的角色。在中国人事档案初建时，在有限的社会资源配置中，享有单位的干部、工人以及未来享有单位编制的文化程度较高的高中以上学生都建立了人事档案。在计划经济体制年代，有档案，就有户口、有单位，就能够在具有“俱乐部产权”性质的单位里“吃国家粮”、享有公共品和福利分配。
记者：时至今日，人事档案的这些人事劳动和社会保障职能，仍然是不可替代的么？
陈潭：目前许多声音都集中在对于现行人事档案制度的批判上，在没有出现剧烈裂变的状况下，现行制度在某些方面是存在可取性的，不能莽撞一味批判。我们注意到人事档案制度的肇始本源就是描述性的记录文本，那么对于人事档案的改革方向也应该是使其回归忠实记录的本源，使其真正的成为社会公平的保障。
人事档案是一个对个人经历的记录文本，本身不具备执行力，因此人事档案制度本身其实不具备有职能性。所以，人事档案的基本功能——描述与记录的功能，将得到继续地执行，不论这种执行的依附链条仍然是人事档案还是改良了的人事档案，或者是新的什么东西。因为严密的组织和系统也需要有完善的人事记录方法。而由其衍生出来的与就业、社会保障相关的职能，应该被逐步的淡化。这也是就业以及社会保障走向更加公平，更加务实的必经之路。
记者：人事档案制度改革的方向是什么？如何对其进行改良？在这方面相关的国际经验是什么？
陈潭：传统人事档案制度已日益式微，它的继续存在将造成中国稀缺性制度资源的严重流失。毫无疑问，人事档案制度成为了流动性时代除户籍制度外的又一个人才壁垒。
在美国，人事档案管理因雇员任职机构的所有制形式不同可分为联邦政府雇员和私人部门雇员两大块。美国联邦政府和其他公立组织的现职雇员，其人事档案大多由政府机构的人事部门统一保管，其工作职责、行为准则等受《公务员法》、《信息自由法》、《隐私法》及其他许多规定、条例的约束。在私立系统，如在大型企业或私人公司工作的雇员，其个人档案由本单位的人事部门保管，辞职、死亡或工作调动，其档案仍留在供职单位，不向文件中心移交，到新的单位则建立新的人事档案。法国人事档案制度最有特色的是行政机关在对公职人员启动惩戒程序以前必须对拟受惩戒者交阅档案材料，使其可能有针对性地提出答辩。
通过借鉴国外有效的管理经验以及根据中国的现实情况，我们认为人事档案制度的契约化、电子化、社会化和法制化已然成为政策转轨不可或缺的路径依赖。
陈潭：契约化是必须明确公共事业单位人员的公共雇员地位，强调其权利和义务的对称。传统的人事制度只规定“单位人”的义务而没有保证其权利，是与规范的公务员制度相违背的。电子化就是通过电子手段建立个人征信体系和社会信用制度，纵使真正的人事档案制度也不能全部了解一个人的信用状况，而电子型的个人信用卡能够了解个人的公共行为以及诚信记录。社会化就是要求围绕人事档案工作所开展的人事认定、人事争议、人事流动、档案保管等必须让渡给拟建或已有的社会中介机构——人事事务所、人才交流中心、公民文件中心等，让公共权力机构或公共事业单位与公共雇员“袖手旁观”，从而充分实现社会的“人事代理”和公共管理。法制化就是必须按照宪法及《公务员法》、《劳动合同法》、《保密法》、《档案法》等法律进行人事制度改革和人事档案管理，公民基于人事档案有条件的知情权、话语权是必需的，而现行人事档案制度却从一定程度上讲妨碍了公民的有限知情权，绝大多数人也许一辈子都不知道自己人事档案里面到底有哪些内容，也不知道档案里面是否塞了“黑材料”，况且法律对违反人事档案管理的现象也没有明细的监督和惩戒制度。
来源:《中国劳动保障报》(3913期)2007年11月24
