现在很多的微商都面临一个很重要的问题, 那就是时间严重不够,,每天很忙最终想想却感觉没有干什么有意义的事情,那么我们就需要在我们实际的作法上微调,改善工作效率。而其中有些方法,是不管换到什么工具上都是共通的,无论何时何地都能被执行,并且不需要你修身养性还是改变意志就能被执行!今天这篇文章,就来分享时间管理上真的可以被具体执行的小技巧。
一、帮自己留下的学习时间我有一个习惯是每天都有预留一段时间,可能是晚上10点到12点,或是早上5点到7点,但也有可能是某个假日中午的12点到2点,当然这个时间是留在我自己心裡的,只有我自己知道。但是无论任何人要给我安排什麽事情、无论任何任务需要安排什麽时间,都绝对不会碰触到我心中的这段每日的时间,当我跟别人说:不好意思,这一天真的没有时间了。实际的意思就是除了自己预留时间外,没有其他时间可以安排了。预留时间的时段不是固定每天一样,但一定是用来执行一个我自己非常想要执行的事情,可能是写一篇文章,也可能是学习一个事物,或是读一本书。拥有预留时间的好处就是:我自己想做的事情总是会一直保持进度。而这一点正是时间管理的真谛:完成比之前更多的任务不是时间管理,要真正完成自己想做的事情,才是时间管理。
二、少量多餐的工作切割法时间管理不只是安排时间,而是可以在有时间的时候具体有效的完成现在可以做的任务,让你无论面临什么样的时间变化都可以应付自然,只要有空档,我就有事情可以做,总是可以推进工作进度。很多时候我们其实是浪费了太多空档时间,明明开会前有30分钟空档,明明下午临时空出1个小时,但我们把这些空档浪费掉了。要改善这个问题,具体的作法就是切割工作,一件工作尽可能的切割成很多个任务步骤,每一个都要能独立执行,并且每一个都能在60、30甚至20分钟以内完成。这样一来,我们不用等到有完整的两个小时才能开始工作,而是少量多餐,一天之中只要给我4个30分钟的空档,我就可以把这项工作完成。仔细计算一下:-上班开始后大家还没开始互相丢工作的30分钟。-中午午休前大家开始放下工作的30分钟。-下午开会前觉得做什么都会被打断的30分钟。-傍晚下班前开始酝酿下班心情的30分钟。只要切割成多的任务,你真的可以空出空档来完成一个本来很庞大的工作。而且少量多餐会让我感觉轻松,一次要吃下大餐则负担太过沉重,反而产生了厌食的感觉。
三、想到就能做,善用行动工作行动:工作可以大幅度的改变我们的工作效率,这里指得就是在我的行动装置上进行的工作,包含手机、平板,或者非常轻便的笔电,以及可以在任何环境下进行工作,像是会议室、咖啡厅、捷运上、行人马路口。这里不是说要大家什么时候都在工作,就像前面说的,这不是时间管理的目的,甚至违背时间管理的精神。行动工作对我的意义是,什么时候我都可以工作,只要我想要、需要以及有必要,我可以立即的推进工作进度,不用回到办公室,不会遗忘资料,善用每一个值得善用的时间。前面第二点所说的切割工作,就很需要行动工作一起搭配,才能更加善用空档。另外,我自己的经验是常常很多时候我的工作灵感、工作问题与解决的方法是发生在行动中。这时候如果我善用行动工具来工作,就可以立即储存想法、推展进度、解决问题,当下就去掉一个待办清单,这样整体来看更能节省自己的时间。
四、到此为止,设定大中小截止线我自己的时间管理经验告诉我,有「到此为止」的想法是非常重要的。很多时候我为了要把一件工作做好,可以无止尽的进行准备、规划、收集资料,在执行上我也可以永远的去修改任何细节而让其感觉更好,但这种事情如果没有一个终止,那麽没有任何工作可以被完成。甚至,有时候这样的永无止尽想法一直拖到了真正非要完成不可时,反而只能急就章,最后结果更加惨烈。所以我在工作时随时都会给自己到此为止的截止线,而且可以区分三个层次,第一个大截止线是这个任务必须完成的那一天,或许是一个月后。第二个中截止线是我切割这个任务后,设定的每週进度,每一週结束前,无论如何我要达到这个进度,无论做出来的结果是100分还是80分(当然,如果只有 60 分就要调整进度)。第三个小截止线是每天每个时段的琐碎任务,例如这个任务我要花两个小时做,或者更真实的情况是:我只有两个小时可以做,那么我就做出两个小时能够做到的现在最好的结果,接着就到此为止。当然要追求一个更好的结果,但比起强求这一次做到最好,而实际上自己并没有任何具体能力、条件去保证这一点,那麽不如追求下一次比这一次做得更好。
五、就照着做吧!建立可以遵循的步骤流程、待办清单如果自己有些工作在本质上是要反覆做的(或者以后还有做的机会),那么当然要依据这次的经验,建立一个固定的流程,而且要把这个流程写下来,并且把流程转化成一个一个具体、连续的待办步骤,让自己下一次可以照着做就好。这不只是说下一次可以比较轻松,而是有一个具体步骤流程,可以相对容易克服工作上最大的敌人:自己的焦虑。