员工在执行任务的过程中,难免会遇到自己解决不了的困难。
这时,如果反馈方式不对,上司就会误以为你是在抱怨,不愿主动解决问题。
这节课和你分享,怎样反馈困难,更容易被上司接受?一共有7个步骤。
步骤一:思考解决办法
出现困难时,首先要积极思考解决办法,而不是一味地向上司抱怨。
因为你的工作,不是让上司同情你、安慰你。
而是要向上司展示,你有面对困难的心态和能力,只不过这个困难超出了你的能力范围,需要他的帮助支持。
此外,切忌不要带着情绪向上司进行反馈,或者表现出紧张、思路混乱的模样。这样只会让上司怀疑你的专业性。
步骤二:合理评估结果
如果工作出现困难,并已造成负面影响,在向上司汇报时,一定要有理有据。
举个例子。
假设你在筹备媒体发布会时,遇到了一些困难,可以向上司这样汇报:
某某领导您好,咱们公司的媒体发布会,原计划于7月2号举行。
但不巧的是,有家国际知名公司,也在同一天举办新品发布会。我们之前邀约的80家媒体,都去参加他们的活动了。
但我们做了一些努力,比如发放价值500元的礼包,借此希望留住一批媒体朋友,结果还是不太理想。
这样分析,上司不仅不会责怪,还会表扬你做事细致周全。
步骤三:准备解决方案
碰到困难时,要第一时间想到解决办法,然后让上司来决策。
以前文的案例来说,你可以给出具体解决方案。比如:
方案A:
建议将发布会日期提前或延后。如果提前,可以选择7月1号,如果延后,建议选择7月5号。
但更换日期可能会带来以下几点风险:
首先,演讲嘉宾的日期需要重新协调;
其次,场地需要更换,可选场地分别是:尤伦斯艺术中心和时尚设计广场;
最后,更换场地需要支付一半的违约金,新的场地还需要额外的租金,分别是3万元和5万元。
方案B:
将发布会改为合作伙伴答谢会。
我们照常发布产品,邀请少部分媒体,但主要邀请合作伙伴过来,作为年中的合作伙伴答谢会。这样做有两个好处:
第一,嘉宾不需要重新协调;
第二,场地不需要更换。
但这个方案需要增加两项工作,分别是:
第一,新增发布会的内容,预计需要一个三人团队花费2周的时间进行制作;
第二,需要商务同事帮忙邀请合作伙伴。
步骤四:给出具体建议
继续前文中的案例,你可以这样向上司汇报:
针对我给出的解决方案,我认为需要根据发布产品的不同,来确定方案的选择。
如果这次发布的产品非常重要,一定要邀请媒体,可以多用资金去更换场地、重新设计;如果产品不重要,不妨将主题重点改成答谢合作伙伴。
步骤五:对方案结果负责
在困难面前,你一定要全力以赴承担起责任。
如果上司选择了方案A,可能会给你增加更多的工作量,你需要投入更多的精力和耐心。
这时,你要尽可能在短时间内保证活动质量,而不是以此为借口,让活动效果打了折扣。
步骤六:必要时争取支持
在执行任务的过程中,遇到一些自己无法解决的困难,比如立项时预算不够,缺少团队人手等。
这时,你最好直接向上司争取支持,但需要提供充分的论据。比如,需要花费多少资源,解决方案有哪些。
只要能拿到充分的论据,领导就会更愿意支持你。
步骤七:及时反馈执行进度
还是以前文的发布会为例。
如果,你的上司依旧决定在7月2号召开媒体发布会,并且坚持一定要邀请到80家媒体。
那么,你可以这样给上司答复:
某某领导您好。目前,我已经沟通过200家媒体,其中有150家明确拒绝,20家给了肯定答复,剩下30家还没确认。接下来,我还会尝试沟通这150家中的其他记者,或是尝试联系其他家媒体,看能否有机会达成既定目标。
这样反馈,他一定会被你的责任心所打动。
以上,就是正确向上司反馈困难的7个步骤:
1、思考解决办法;
2、合理评估结果;
3、准备解决方案;
4、给出具体建议;
5、对方案结果负责;
6、必要时争取支持;
7、及时反馈执行进度。