1、准确写明会议名称(要写全称)，开会时间、地点，会议性质。
2、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。
如果是群众性大会，只要记参加的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。如果某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。
3、真实记录会议上的发言和有关动态。会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。
记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只要记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。
某些特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文;没有录音条件，应由速记人员担任记录;没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。
会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意。
二、股东大会的类型
1、年度股东大会
股东大会定期会议又称为股东大会年会，一般每年召开一次，通常是在每一会计年度终结的6个月内召开。由于股东大会定期大会的召开大都为法律的强制，所以世界各国一般不对该会议的召集条件做出具体规定。
年度大会内容包括：审查董事会监事会的年度工作报告、审查公司的年度财务预算决算报告，审查分红方案，以及其他股东大会的常规事项，如选举董事，变更公司章程，讨论增加或者减少公司资本等等。
2、临时股东大会
股东大会临时会议通常是由于发生了涉及公司及股东利益的重大事项，无法等到股东大会年会召开而临时召集的股东会议。
关于临时股东大会的召集条件，世界大致有三种立法体例：列举式、抽象式和结合式。
我国采取的是列举式，《公司法》第100条规定，有以下情形之一的，应当在两个月内召开临时股东大会：
(一)董事人数不足本法规定人数或者公司章程所定人数的三分之二时;
(二)公司未弥补的亏损达实收股本总额三分之一时;
(三)单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求时;
(四)董事会认为必要时;
(五)监事会提议召开时;
(六)公司章程规定的其他情形。
年终股东会议应该算是比较重要的一项会议了，因为在年终股东会议上一般都会核算本年度公司的负债和盈利情况，甚至于是制定来年公司的运营目标，一般来说各位股东都会出席年终股东会议的，但对股东会议的记录是由专门的工作人员完成的。
延伸阅读：
有限公司合并的股东会决议范本
公司法召开临时股东会有什么规定？
