1、工地例会等(地盘)会议记录和有关工程的来往信件，都必须全部保存妥当，直到合同全部履行完毕、所有索赔项目获得解决为止。
2、各种施工进度表，包括业主代表和分包编制的进度表。
3、施工备忘录(日记)，在施工中发生影响工期和索赔有关的事项，都要及时做好记录，按年月日顺序号存档，以便查找。
4、做好建筑师和工程师的口头指示记录，及时以书面形式报告建筑师予以承认，将他们的书面指示按年月日顺序编号存档。
5、工程照片需有专人管理，照片都应标明拍摄的日期，最好购买带有日期的相机，将照片按工程进度整理编排。
6、收集记录每天的气象报告和实际气候情况。
7、整理保存工人和雇员的工资与薪金单据、材料物资购买单据，按年月日编号归档。
8、完整的工程会计资料，包括工卡，人工分配表、注销工资薪金支票、材料购买定贷单、收讫发票、收款票据、帐目及有关图表、财务信件、经会计师核证的财务决算表等。
9、所有的合同标书文件、合约图纸、修改增加图纸、计划工程进度表、人工日报表、材料设备进场报表及帐单(工程付款单)等需归类保存入档。
10、工程施工过程中的影像记录。
1、单项索赔：单项索赔就是采取一事一索赔的方式，即在每一件索赔事项发生后，报送索赔通知书，编报索赔报告书，要求单项解决支付，不与其他的索赔事项混在一起。
2、综合索赔：综合索赔又称总索赔，俗称一揽子索赔。即对整个工程(或某项工程)中所发生的数起索赔事项，综合在一起进行索赔。也是总成本索赔，它是对整个工程(或某项目工程)的实际总成本与原预算成本之差额提出索赔。
