开头：
顶格写上收信机关的名称，应了解掌握收信机关的行政职能，应当向依法有权处理的本级或上一级行政机关提出。信访人即使向最高层级的机关提出，有关机关也要按照《信访条例》的规定，转送或交办给依法有权处理的机关。
不要一信多投或投寄给不属于该机关行政职权内处理范围。如果确定不了行政机关，可投寄给信访工作机构。介绍一下信访人自己的自然情况，如：姓名、工作单位、职务、住址等等。如果是联名信需署上两名信访人代表的姓名、所在单位、详细地址及所代表的人数。
正文：
按照《信访条例》第十九条规定：“信访人提出信访事项，应当客观真实，对所提供材料内容的真实性负责，不得捏造、歪曲事实，不得诬告，陷害他人。”信访人提出信访事项，就是为了证明其合法利益受到侵害，或者是信访人生产生活中存在困难和问题，从而获得信访救助。
为了便于行政机关证实信访人提出的事项应该获得信访救助，信访人要如实提供材料、反映真实情况。因此，信访人对信访事项的陈述必须客观的表达其本来面目，是怎么回事就怎么写，原原本本，不加任何艺术处理或修辞，更不能根据自己的想法“随意推测”、着意描绘；是什么程度就讲什么程度，不能添油加醋，故弄玄虚，更不能随意虚构，危言耸听。
这是因为，不真实提供材料和反映情况是会殃及信访权力行使的正当性。其次，对信访权力的实现造成障碍，导致办理机关在审查和办理环节遭遇本不应有的障碍，增加行政机关的依法行政成本，最终损害的还是信访人的利益。
信访人应本着实事求是的原则，按照信访事项的发生时间先后顺序，写清信访事项发生的时间、地点、单位、人物、事件的具体情况和存在的主要问题、损害的具体利益等等。这些内容应当尽量写的详细一些，要把关键的最想反映的事实叙述清楚，力求言简意赅。
结尾：
写信访人的诉求，即要求解决什么问题，本人联系电话和邮政编码。这样便于收信机关和受理机关与写信人沟通联系。如果是联名信，要由每位信访人亲自签名。只标明人数的多人联名信，要写上两名代表的姓名、所在单位、通信地址、联系电话和邮编，而且必须由本人亲自签名，方是有效署名信件。
本人签名，表示自己对上访信的内容承担法律责任。需要通过与信一起递交的有关信访事项的证实材料或照片等，要在信的结尾写上所附相关证实材料的名称和份数，所附证实材料最好是复印件，原件要自己保存好，待受理机关调查取证时提供。
上访信写好后要用邮局统一印制的有效信封邮寄，封皮填写要按格式要求填准邮政编码，写清邮寄单位或收信人姓名、信访人工作单位或家庭住址。
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