“对于经营者来说，提升企业的利润只有两个办法：提高营业额，或者降低成本。而降低成本并不意味着要降低产品和服务的质量。采购费用中的15%至40% 以及收入的25%都花在与产品和服务无关的企业日常运行上，包括行政费用、保险费、通信和出差费，以及办公耗材，企业可以从这方面着手节省运营成本。”
首先要认请的是，是谁，以什么样的方式在管理企业采购行为?在中小企业里，这一职能通常由相关部门的同事完成。当有采购任务的时候，负责采购的人自然而然地就成为相关费用的管理或者决策人员。在规模更小的公司里，行政方面的采购经常由助理一级的员工完成。
如果钱从哪儿来是件重要的事，那么花到哪里去也同样关键。有必要对公司整体的财务支出情况进行了解，以厘清相关的费用项目。在会计表格中，“其他费用” 一项可能包含着各项费用, 需要具体地了解每一项，然后才能确定如何提高有关人员对此项费用的投入和专业程度，包括谈判和议价的能力、选择供应商的技巧等等。
减少行政费用的方法有很多，都可以拿来试试。首先要做的是与供应商取得联系，告知他们公司正在进行改革，要求他们通报相关的业务情况和合同条件。
1.合理安排供应商的地位：会计报表的分析结果显示，至少在某些方面，有些供应商过于重要而唯一了，减少这种情况就可以省下一些钱。
2.优化支出：减少某种产品或者服务的使用量或者特殊要求就可以大大地省下一笔。别选择那些品质高到超出需求的产品和服务，够用就好，否则浪费的钱就很可观。
3.找一家外部机构或者专业的采购公司来合作：财力不甚雄厚的中小企业更需要第三方的支持，其介入会减低公司的整体费用。根据企业规模的大小，第三方会提供不同的采购和费用方案，这也是优化费用的好方法。
具体来说，这类服务公司的最大好处是能够迅速地提供具体的实施方案。而从管理者的角度看，让员工承担优化财务组合的任务就意味着让他们在日常工作里加上分析**等额外的事情，与其如此，不如直接向专业的第三方提需求，沟通会容易得多。
这一领域的第三方机构有两种服务模式：
第一种模式，专业的“成本杀手”机构会派出一位专家进行调研，并设立优化项目组，收费水平取决于他们为客户省下了多少钱，并从中抽取固定的百分比。
第二种模式，企业加入某个第三方机构的客户团之后，就能享受一些产品和服务的优惠价格，不受任何采购量的限制，只要从列表上画勾即可。这是因为，几家企业组团之后，议价能力就大大提高了，同时税费方面也会节省不少，很适合那些50人以下的小企业。
最后，不论企业的规模有多大，优化行政成本都会带来积极的结果。除了节省费用之外，重新处理相关的采购合同也会促使供应商提高服务质量。当然，从分析到最后采取行动，中间还有很多事情要做。作为管理者，面对变化的态度要果断而非犹豫不决，新的做法能加速企业的成长，而且往往员工们会比管理者接受得更快。
