企业时间管理与SMART原则
文章来源：企业时间管理时间：2013/6/9 15:44:52发布者：企业时间管理（关注：113）
如何做好企业时间管理是企业管理的一门大学问，“零碎的时间”管理，是更重要的课题。因为在工作执行的过程中，企业主管最主要的工作，对内是分配、指挥、协调部门同仁达成任务；对外，又必须面对客户、供货商的种种需求，主管的时间会不断被干扰与压缩，甚至影响自身原本的任务。
例如差旅是主管常见的时间漏洞：企业需要主管出差往往基于逼不得已的理由，从具有建设性的层面思考，主管们应可以仔细规划出在飞机上车上旅馆中可以做哪些事。如果是在一般零碎时间工作场域，例如通勤、往来开会中等身体处于“移动”的状态，主管们第一步要做的，就是观察自己的“移动时间全貌”，这样才能事先计划出移动时，到底能有多少零碎时间能加以运用。
企业时间管理方法
SMART原则（详细了解：SMART原则及SMART原则案例）
1. 目标必须是具体的（Specific）
2. 目标必须是可以衡量的（Measurable）
3. 目标必须是可以达到的（Attainable）
4. 目标必须和其他目标具有相关性（Relevant）
5. 目标必须具有明确的截止期限（Time-based）
无论是制定团队的工作目标还是员工的绩效目标都必须符合上述原则，五个原则缺一不可。
时间abc分类法
根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。由于它把被分析的对象分成A、B、C三类，所以又称为ABC分析法。
将自己工作按轻重缓急分为：a（紧急、重要）、b（次要）、c（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。
GTD
GTD：完成每一件事情（Getting Things Done）。
三个最基本的要求：
1. 所有需要处理的事务并不能仅仅依靠头脑来保存，因为头脑是不可靠的，需要一个可靠的体系来搜集他们（Stuff)。
2. 对于任何Project，接下来需要具来体完成哪些任务(Task)达成最终目标，并需得到清晰的定义。
3. 如果所有要完成的任务(Task)都已经清楚了，那么最终需要一个会被定期回顾的提醒系统。
时间“四象限”法
时间“四象限”法：把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)、重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)、紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)、既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)。
计划管理
关于计划，有日计划、周计划、月计划、季度计划、年度计划。时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。
待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废，尽可能做到，今日事今日毕。
待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。
待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。
每年年末作出下一年度工作规划； 每季季末作出下季末工作规划；每月月末作出下月工作计划；每周周末作出下周工作计划
时间管理的十一条金律：
要和你的价值观相吻合、设立明确的目标、改变你的想法、遵循20比80定律、严格规定完成期限、做好时间日志、理解时间大于金钱、学会列清单、同一类的事情最好一次把它做完、每1分钟每1秒做最有效率的事情。
时间管理的基本程序：评估->计划->实施时间计划时应注意->评价
时间管理案例分析
创业团队如何做好时间管理
前一段时间有机会接触到一个移动互联网的创业团队，和他们坐在一起交流了一些如何提高工作效率的问题，他们是非常有活力的团队。最后我们一起建立了能帮他们提高效率、协同工作的系统，现在总结一下拿出来，希望和大家一起探讨交流。
背景：团队目前由三人组成：发起人、app开发、网站开发。发起人和这两个开发人员非常熟悉，但是两个开发人员之间此前没有见过面。
租了一套三室两厅的房子，这些人吃、住、工作都在一起，工作装比较随意，有时候是拖鞋+睡衣。
拿到了超过一百万的投资，这在移动互联网领域不算多。
他们目前需要尽快做出app+网站的原型，然后发布、迭代更新。
需要解决的问题
过于自由的工作状态：在家里办公很舒服，但是比较容易松散下来，虽然也规定了工作时间是早晨9点到晚上10点，周一到周六，不过往往等团队都做在工作桌前都接近早晨10点了，还没做什么事情就该吃午饭了，团队没有统一认识，项目紧迫感不强，计划要做的事情总是到最后一刻才完成。
团队成员之间会互相干扰：比如，一个开发人员正集中精力开发的时候，另一个人却想要和他聊聊app和网站接口问题，或者管理者要发起一个会议，于是状态就被打破，很难再次进入专注状态，技术人员是这样的，他有状态的时候特别想一直钻进去，恨不得一天就把所有的事情搞定，这也是为什么技术人员都比较喜欢带耳机或者熬夜的原因。在大的公司很难照顾到每个成员的感受，不过他们认为只有三个人的创业团队应该可以做到这一点。
无法预估计划进度：因为他们虽然都是很资深的程序员，却是刚刚转到ios和JSP开发，有个熟悉的过程，可能技术上的一个小难点就要拖几天的时间去解决，这就对整体进度带来了不确定性。
建议的方法
1、用倒推的方法重新建立里程碑
在家工作，想不放松都难，又没有人盯着，为什么一定要准时上下班，为什么不穿的自由一些呢？
其实上面这些都不是问题的关键，问题的关键是：团队对挑战和危机有没有统一的认识？
或许他们的融资够撑两年，可是就要按两年准备吗？
产品运营、推广、打磨、更新到比较成熟的产品，都需要时间，交流之后发现，其实他们的开发时间只有两个月而已！
开发时间难道真的有两个月吗？
我们去倒推一下：
测试联调，干掉Bug需要半个月时间。
因为交互和美工是异地兼职合作的，中间衔接的再好，也需要一周的时间去修改、融合
边学边开发也好，整个看一遍书也好，至少学习时间需要一周
实际的开发时间实际上只有一个月的时间，中间可能还要被一些技术难点卡住
得出的结论是：
他们只有一个月的时间做App开发和网站开发！
通过一起用倒推的方式建立里程碑，让团队所有人都了解到项目的紧迫感和危机感。
2、任务看板+每周例会
我认为他们其实并不是一个在家创业的公司！他们就是一家移动互联网公司！和腾讯、阿里巴巴没有区别，不能因为自己是一个自家创业的公司就放弃好的项目管理方法。所以我倒建议把他们工作的房间装修的更像一个办公室而不是客厅，然后加入一些好的项目管理方法，比如：
例会：我们一起确定了每周六晚上20点-21点进行例会，讨论项目进度和下周计划
看板管理：把规划、进度、任务分配都一目了然的展示出来
技术人员大多是蓝色性格，他们非常喜欢的是秩序和规则，所以直截了当的告诉他们要在多长时间内完成哪些工作，他们会感觉到很舒服，如果临时突发事情太多，一会让做这个，一会让做那个，他们会崩溃掉！
所以，直接把每周任务上墙，也让他们随时心里有底。我们一起设计了一个任务看板样式，其实蛮简单的，和大家分享下：
创业公司有自己的优势，大公司也有自己的特长，择其善者而从之，其不善者而改之。
3、番茄工作法+免打扰牌
有一个朋友告诉我，他们公司在学习了GTD方法之后，给每个人桌子上放了个实体的收集篮，不仅仅用来放自己的杂事，其他人也会把需要交给他做的事情贴上便签放到他的收集篮里，这样比较尊重对方的时间，带来的问题是团队之间的沟通变弱了，所以我觉得：只在对方专注工作的时候尽量不要打扰他就好！
QQ或者MSN之类的聊天工具都会有一个“忙碌”状态，设置这个状态的时候，就是告诉对方“我正在忙，请勿打扰”，不过遗憾的是一些好友并不很尊重这种状态，所以QQ就很体贴的多了一个功能：隐身，既可以让你随时和别人沟通，又不太会被打扰，我更建议QQ加一个“番茄”状态，在这个状态下不弹出任何消息，也不闪烁，专为“关闭QQ障碍症”准备。（我是开玩笑的）
我们可以制作一些“非诚勿扰”的便签纸或者不干胶，开始专注工作的时候就贴在自己的胳膊上让别人看到~
我还看到过更好的东西：
这是一个经过折叠之后，摆放在桌面上的“GTD信号灯”，你可以做类似的东西，改成“忙碌”，“有空”，摆放在桌子上。
结语：
每周六晚上20点-21点进行例会，讨论项目进度和下周计划
任务看板，在大家都能看得到的位置贴出每个人的任务、时间底线。
约定好不能随意打扰，免打扰牌亮出来的时候，大家尽量尊重他的状态，不紧急的话可以改为Email或者用便签。
时间管理案例分析：方向第一，努力第二
如果方向错了，你越努力，离既定的目标就越远。
在日常的工作生活中，找出最重要的事情处理完，这是我们时间管理的第一步，也是非常重要的一步，这就是我们经常提到的“要事第一”，但另外一个因素往往会被我们忽略，那就是“结果导向”。
所谓结果导向，就是我们做事情的目的，以及所需要到达的程度，这个“度”的把握也尤为重要。
拿一个真实的例子来说吧
起因：姑姑得知我回北京，特意打电话给我，让我晚上到她家住，顺便帮助她做一件事情。其实事情很简单：小外甥看到别人的Tom猫可以跳到灯上面，也想装一个。我想想，哦，原来今天我的任务是给小外甥的ipad安装一个“会说话的Tom猫2”，虽然任务看起来简单，但是到了姑姑家发现事情稍微有点复杂。
环境分析：我手里所拥有的东西：长城宽带（只能连接一个电脑）、普通tplink无线路由器一个，ipad数据线一条，华为E5路由器一个，ipad16Gwifi版一台。
其实，按理说，这件任务并没有什么困难，但是，问题就出在，我平时安装苹果软件的习惯，从来都是直接从ipad里的app store 直接下载软件，因为我平时居住的地方，总是会有无线网络覆盖的（iphone是联通定制版，没有wifi，我也用3G下载软件，很少通过数据线去下载软件），而这样的习惯，让我得出了这样一个结论：安装Tom2，第一步就是让屋子里有无线网络覆盖，结果，后面一连串的灾难发生了：
8：00 我坐在电脑前，找来了接线板，接通了无线路由器，要了长城宽带的登陆用户名和密码，然后尝试通过无线路由器让屋里覆盖无线网络，结果发现当我设置完成后，发现无法拨号，路由器里的状态是无法连接到Internet，家里虽然有无线网络覆盖，但是上不了网，于是，技术黑洞就来了，我完全忘记里自己安装Tom2的初衷，开始进行网络诊断，寻找可能出现的问题。因为从来没有接触过长城宽带的无线路由器设置，这样的好奇心会让很多人陷入时间黑洞，我们要做什么的初衷好想已经忘记了，那个时候，我只想把这个技术问题解决，以满足我的好奇心和成就感。
9：00 百度了一些疑难问题解答，然后不断的在尝试后未果，我的目光停留在桌子上的华为E5路由器上。相信，那时候的我已经完全忘记了今天晚上的目标：“为ipad安装Tom2”，取而代之的是“让屋里覆盖无线网络并能上网”，就这样，我花了10分钟研究这个无线路由器的用法，又尝试用那里面的手机卡制造热点，而那张手机卡又无法使用。于是特慷慨的把自己的手机卡从手机上拔下来，安装到华为E5路由器上，丝毫没有想到，这屋子里联通的信号其实蛮差的。
10：00 终于屋子里有能上网的wifi覆盖了，但是浏览网页还行，要在app store里下载软件，就只剩下等待的份儿了。我看着进度一点没有变化的图标，心情开始烦躁。
10：15 我的意识提醒我，该去睡觉了，但是信号是那么差，下载速度是那么慢，我今天晚上的任务好想遥遥无期，心情真是糟糕。
等等，我今天晚上的任务是什么？我问了一下自己，答案是：“为ipad安装Tom猫2”
那我从8点到现在一直做的事情是什么？答案是：“为屋子里调试能连接互联网的无线网络”
原来，我一直在努力的走，却走错了方向。
还好，在这个时刻，我明白了这个道理，看着桌子上的数据线，我豁然开朗。把东西收拾好，睡觉。今天晚上陷入了技术黑洞，但是买到了一个教训，值了。
所以，虽然先前心情很烦躁，但是，当我明白今天晚上失误的原因时，貌似晚上睡的还不错。
第二天 6：00 ，搞清楚目标，重新再出发，下载itunes，连接数据线，开始工作，虽然她家的宽带下载速度也很慢，但是6：40，大功告成。
其实，原本，我可以在前一天晚上，利用40分钟搞定这件事情，而问题就出在，在我们做事情的时候，忘记了做这件事情的初衷，以及要完成的程度。
一件事情所要达到的程度，和具体要求有关，有时候需要我们完成80分，如果你非要执着的完成100分，那么也会陷入深深的黑洞。一件事情所要达到的目的，很有可能在我们做事情的过程中迷失，如果我们在做事情的时候，忘记了自己的目标，那么很有可能会迷失方向，那么你越努力，事情做的越漂亮，离我们的目标就越来越远。
所以，方向第一，努力第二所以，在我们行动的时候，不仅要关注事情的轻重缓急，还需要关注的是事情的目标和预期结果，否则，南辕北辙，我们也就没有办法更好的完成任务了。
