1、瞄准工作目标,科学规划时间
大家都知道,"雁阵"中的"头雁"要高瞻远瞩,始终朝着明确的方向飞行,才能带领群雁最省时省力地到达目的地。领导者在组织或群体中就是充当"头雁"的角色,可以说,目标是领导者"用时之道"的基础。领导者是时间的决策人,又是实现目标的责任者,一定要做到心中有目标,根据工作目标科学地规划自己的时间。
(1)按工作主次规划时间。通过记录自己的时间安排,分析自己的时间,按工作轻重缓急进行排队,分出重要、次要、一般三类,重要的必须自己亲手抓,次要的可以委托他人抓,自己只需过问一下;一般的可以暂时放一放。这样,把时间用到最有价值的事情上,减少犹豫和徘徊造成的时间浪费和时机丧失,使最重要、最紧迫的工作得到时间的保证,把时间花在"刀刃"上。
(2)合理制定工作时间表。俗话说:"凡事预则立, 不预则废。"领导者应该培养自己用战略眼光来规划长远工作,最简单的方法是预先列出工作时间表,有计划地从整体上使时间安排趋于优化。制定时间表要注意以下几个方面:首先,要优先列出抓大事的时间。一般情况下,每年度领导者都要根据上级精神和本单位的实际情况,抓几件建设性大事。工作时间安排要充分考虑各种客观条件和领导者自身情况,使之切实可行,合理优化。其次,常规性工作要注意在时间上相对固定。把每年度都定期开展的一些工作在时间上相对固定,会使有关人员事先有所准备,做起来更熟练、更方便,使时间利用更合理。再次,一定要把各项工作在时间上相互穿插开,避免时间上冲突,保证工作得到有效的落实。最后,在安排时间表上要留有余地,以便应付偶发事情。
2、注重发挥实效,善于节约时间
科学家雷巴柯夫说得好:"用分来计算时间的人,比用时来计算时间的人时间多59倍。"善于把时间分配得精密的领导者工作实效性也往往更高。一方面做事贵在及时,当断即断,该为就为,抓住时机;另一方面要注重每一单位时间的效用,讲究时间的有效价值,使单位时间创造出尽可能高的效益。
(1)提高时间的使用率。一个领导者每天都有很多事情要处理,往往会感到时间安排很满,甚至不够用,稍不注意就会陷入事物堆中。领导者一定要尽量克服浪费时间的弊病,如纪律观念差;开会时间过长;多数人等少数人;作报告拖沓、罗嗦;制度不健全,职责不清;相互扯皮,人浮于事等等。另外,领导者要尽可能把一次可完成的相联的几件事放在同一时间里去做,把互补的几件事穿插来做,减少工作的空隙,提高时间使用价值。比如,领导者开会一定要讲求效率,每次会议议题要精当;一次会议能解决的问题就不要分几次开;会前让与会者对会议先有充分准备,严格限定会议各项议程时间等都会提高时间效率。
(2)学会"有所为,有所不为"。一个明智的领导者要掌握"有所为、有所不为"的艺术,才能抓住根本,竭力节约自己的时间。不该管的事不要去管,没意义的事不要去做,尽量减少不必要的行为,使自己的每一行为尽可能都具有一定价值。比如,领导者常会被请去参加各种活动以撑门面,如果领导者碍于情面或其他原因总是有求必应,则会大大减少自己的时间。领导者应有选择的参加各种活动,对于并无多少必要的邀请,应学会说"不",敢于抛开不必要的应酬,把时间用在有意义的领导工作上,同时,领导者有充裕的时间积聚精力会使工作更加从容自如。
(3)不必过分追求完美。领导者没有必要在任何事上要求自己尽善尽美,方方面面都做行家里手,要允许自己存在不足,有些"不能"。过分求全,会时时刻刻处于一种紧张状态,也会花费太多时间在一些无意义的表面工作上,使重要工作的时间不能高效使用。所以,领导者应有清醒的自我意识,要努力去做一个称职尽责的好领导,而不要努力做完人。
(4)对下属明确时间要求。领导者时间运筹状况与下属工作参考文献密切相关,也会受下属工作时间的影响和制约。因此,领导者对下属安排工作要有明确的时间规定,不能只给任务,不限时间,必须提出严格要求,并经常检查工作完成的进度,才能保障工作的时效性。适当建立奖惩制度也不失为一种好方法,按时完成或提前完成工作任务的应给予表彰和奖励,不能按时完成工作任务、作风拖沓的要给予批评和惩罚。
(5) "把握住今天,胜过两个明天"。李大钊说过:"我以为世间最宝贵的就是今,最容易丧失的也是今,因为他最容易丧失所以更觉得他宝贵"。他强调:"今是生活,今是动力,今是行为,今是创作"。高效的领导者往往都是有强烈"今"意识的人,懂得抓住今日,努力在今日。相反,把时间寄托在明天的人很难有所成就。
3、掌握生活规律,系统优化时间
现代生物学揭示,每个人都有自己的"生物钟",每个人的生理状况都有周期变化,在周期的不同阶段,反应能力和机体水平也因人而异。领导者应逐渐摸索出自己的生物钟,掌握自己每天最有效率、精力最充沛的时间,系统总结出一套工作规律,尽量用精力最充沛的时间去完成最重要的工作,把一些次要的工作放在自己精力低潮时去做。反之,不善于根据自身规律系统安排工作,时间运用不分主次,就会大大降低工作效率。当繁事成堆时,就会眉毛胡子一把抓,东干一点西干一会儿,陷入混乱状态,导致虽然终日忙碌,但仍事不能尽其善。
另外,领导者掌握"有张有弛"的用时之道也十分重要。领导者也是人,其精力总是有限的,不可能永不疲倦。我们强调节约时间,珍惜时间,并不是说,领导者每时每刻都要紧张,一天到晚忙碌不停。要在有限时间中做出更多成绩,只靠从早到晚是不够的,必须懂得"有张有弛"的用时辩证法。领导者要使自己在工作时间保持充沛精力,高效率做好工作,就必须有一定的时间放松自己,通过轻重工作的搭配,通过工作与休息相结合来做到有张有弛。工作时弓张弦满,全力以赴,休息时松弛身心,舒展精神。这样,领导者才能养精蓄锐,以饱满的工作热情倾其全力做好领导工作。
