随着采购业的发展，企业将意识到，采购是一项涉及包括财务在内的各个部门的复杂流程，而惟有建立起统一、协调的采购机制，才能让它成为企业经济效益增长的强大动力。NCR、West Penn Allegheny Health System以及Avaya三家公司的经历可以让你了解这种统一的机制是如何炼成的。
采购管理从来都不是一项受人重视的活动。它既不会像推出新科技那样使人感到兴奋，也不会像获得了新的大客户那样使人感到满足。然而在当今以缩减成本、提高生产力为重的商业环境中，高效的采购可以成为经济效益增长的强大动力。
毛瑟（Brett Mauser）就深知这一点。五年前，这位NCR公司全球采购部的主任碰到一系列的问题：堆积如山的文件、零散的系统、重复的申请流程和成本过高的采购模式。他说：“对于一个每年开支在33亿美元，并在100多个国家开展业务的企业来讲，改进机会数不胜数。”
目前，NCR这家交易与数据存储产品供应商已是效率方面的典范。通过将订单管理、库存控制、仓储管理、合同管理、采购、商旅、应付账款及其他活动融为一体，NCR实现了高度的透明性及责任制。此外，公司使用的网上发票及电子数据交换（EDI）系统也使采购流程得以精简。它70%以上的供应商现在都使用这种模式。由于改用网上发票，出具发票的成本从原来的每张14美元降低到了近似于零。与此同时，需进行复查或人工处理的发票数量从70%大幅下降到20%。
上世纪90年代开始引入的网上采购将商品目录移上了网络，并开创出一种更高效的采购模式。但不幸的是，正如市场调研机构Forrester Research的副总裁兼调查分析师巴特尔斯（Andrew Bartels）所说，“许多购买了第一代采购系统的公司未能实现它们所期望的成本缩减。”许多此类系统虽然帮助企业巩固了与供应商的关系，并使买方更好地遵守规定，但它们没能很好地将所有涉及采购的企业系统融为一体。他补充说：“要企业对整个流程照顾得面面俱到是不可能的。”
这种情况正在改变。现在，许多系统都是一个闭合回路，能提供关于采购活动的全面情况。它们也帮助企业规范流程，使工作更加顺畅。埃森哲的供应链业务高级经理布罗索（Chris Brousseau）说：“采购业正在不断地变化。现在，有效地运用采购系统可以为整个企业带来巨大的收益。”巴特尔斯对此表示赞同，他说：“企业正在逐步意识到，采购并不仅仅依赖某项单一的技术或流程。这是一个涉及多项重要活动的复杂流程。”
要建立统一协调的采购系统，企业需要来自包括财务在内的各部门的投入。企业不仅应选择可以将不同的采购活动融为一体的系统，还必须利用可以提供报告及分析结果的工具。当企业可以审视数据，并将数据输入系统时，就能更好地做出决策，并实现只有现在才能实现的改进。
NCR在开始向统一的采购系统过渡时获得了这些教训。麦肯锡对NCR的运营所做的详细分析显示，NCR在世界各地有超过50个出自甲骨文的网上采购系统，而每个系统都采取不同的模式进行采购。为了精简系统，NCR转而使用单实例的甲骨文11i采购系统，并使其与应付账款及财务软件挂钩。NCR还接入了一个170系统公司提供的财务交易模块。最后，它建立了一套标准化的六步流程来处理采购交易，并且定下了采购的四个方式：采购定单、商旅卡、采购卡以及经特殊设计的、由物料采购总监控制的流程。
结果怎么呢？该系统使NCR的年开支减少了7%。除了废除纸张发票与购买定单外，公司还将供应商的数量从28,000家减少到了10,000家，协商获得了更便宜的进货价格，并改善了其现金流。毛瑟说：“通过审视与供货商达成的协议，以及系统处理过的付款，我们就可以查知每天尚未付清的应付款。”这点进而帮助NCR从供货商那里获得更好的付款条件。
然而这其中的收益远不止直接的成本缩减。NCR获得的这个新的强大的分析工具还有规范及预测现金流的功能。毛瑟说：“我们现在和财政部紧密合作，预测各国的现金需求。在满足采购需求时，我们能够避免货币在各国间流通，从而也避免了因此而带来的成本。我们现在也有能力改进对增值税相关交易进行的报告，并收回我们过去遗漏的税款。”
报告及分析工具的应用也令采购价格变得更加规范。例如，NCR的一个供货商对NCR的五个不同的部门采取了不同的定价机制。毛瑟说：“当分析工具显示出这一差异后，我们就向对方指出，我们在购买同一种商品时付了不同的价钱。由此我们统一了开支，并将成本缩减了20%。”
Forrester机构的巴特尔斯说，通过更好的采购协议，以及大量订货所获得的折扣，高效的采购方式可以将成本缩减5%至20%。废除纸张化采购和繁复的流程也能给企业带来两位数的收益。尽管衡量因报告及分析改进而带来的资金收益比较困难，但获悉现金流与付款条件等情况会带来实质性的收益。
让采购像去杂货店购物一样简便
另外一家逐步转向闭合回路采购系统的企业是West Penn Allegheny Health System，这是一家拥有六家医院、两千多张床位的非赢利性机构。过去，管理人员、护士等为了采购用品，都会在每天下班时检查清单。公司副总裁津巴（David Zimba）说，这一系统速度缓慢，而且易出错。
West Penn Allegheny Health System意识到自己需要有更先进的系统，才能管理好其价值3.5亿美元的供应链，并确保药品不间断供应。
因此，公司在其所有设施中安装了电子存储柜。现在，每当护士或其他人需要物品时—不管是药品还是手术用具—他们都会通过指纹扫描登录系统，根据拿出的用具输入相关的信息，然后再关上电子存储柜。存储柜会自动将这些信息传送到一个由麦克森公司（McKesson，医药卫生公司）安装的物料管理系统。
每天下班后，该物料管理系统都会自动将定单发送给对应的供货商。通过使用电子存储柜，West Penn Allegheny Health System将其再次采购同样物品的步骤从20步缩减到6步，并将补充存货的准确率从70%提高到了99%。津巴说：“现在，专业医护人员有更多的时间来解决病人的需求和处理医护方面的问题。”
该物料管理系统也帮助West Penn Allegheny Health System在管理上获得了巨大的收益。目前，90%的采购定单都通过电子数据交换（EDI）的方式发出，由此取代了纸张操作，加速了采购流程。公司还利用它对采购定单、发票和收据进行匹配。津巴说：“我们大大减少了数据不符的情况。公司的记录现在更清晰、更准确了。在安装系统之前，采购经理们终日埋头于成堆的Excel表格中。而现在，这些数据都可以从仪表盘中获取，采购经理们可以从中选取所需要的具体信息。”
目前约有84%的采购活动都通过这个采购系统进行，而在2004年前只有50%。但是，West Penn Allegheny Health System还是在特定的情况下保留了纸张化的采购流程。如果某个物品或者供应商没有被收录在公司含有130,000件物品的数据库中，系统就会强制要求这一采购活动通过纸张化流程来进行，并要求部门主管或更高层的主管审批该采购活动。津巴说：“通过纸张操作的采购流程还存在，是因为有人可能需要购买没有收录在数据库中的物品。”
这是一个带来巨大收益的项目。津巴说：“这个系统帮助我们提高了购买力，并通过巩固与供应商的关系而降低了成本。我们可以检查关于供应链的数据，包括合同管理、竞价与谈判，以及全局管理。”这个不断发展的采购项目帮助West Penn Allegheny Health System在其供应链中直接降低了7,500万美元的成本。
通过促进系统向精简协调的方向过渡，财务部门在整个流程中起到了关键的作用。现在，整个公司使用统一的总账、统一的术语和交易代码。津巴说，“我们现在已经不再有不同的部门以不同的名义来订购同样的产品。所以我们确确实实地知道我们在买什么，买多少，要花多少钱。我们建立了一个精简的采购系统，使采购变得像去杂货店购物一样简便、直接。”
积极将采购流程外包
埃森哲的布罗索说，财务部门也能促进采购流程在责任制及审计方面有所改进。他说：“实用而高效的业务控制是必不可少的。”但在设计流程和操作规程的时候须谨记，采购不应该是一个复杂的过程。他补充说：“采购方案最重要的一点，就是要使终端用户能尽量方便地完成需要完成的事情，也就是要使他们能尽量方便地从签了合同的供应商那里买东西。”
随着采购方案的设计及维护变得越来越复杂，有些企业转而依赖外包，以此减少开销，降低IT成本。布罗索指出：“与供应商商定协议，执行系统、流程，以及控制运作成本，这些活动都可能极具挑战性。”虽然有些企业只外包部分环节，例如网上采购系统技术或合同管理，但也有一些企业全盘外包整个采购运作。
生产网络及电信产品的Avaya就是一家积极将采购流程外包的企业。这家从朗讯分离出来的企业选择使用“ICG商业系统”来管理所有事务—从目录和内容聚合，到自动化和工作流工具，都通过一个网上界面来完成。超过17,500名用户通过Avaya的网上界面系统输入采购信息，接着ICG商业系统就建立一个采购定单，找到合适的供应商，并进行采购。
Avaya的高级采购经理西西利亚诺（Joe Siciliano）说，在过去的两年间，公司将系统的利用率从不到40%提高到近97%。此外，在某些领域，Avaya遵守采购条例的比例从大约40%提高到近90%。ICG商业系统会对不符合需求标准的待购物品做出标记，并判断是否有可能从更好的供应商处购买这个物品。这项服务使公司的成本降低了10%到15%。西西利亚诺说：“我们改进了内部流程，取消了纸张化操作，并通过从更好的供应商处享受折扣，而获得更优惠的价格。”
巴特尔斯说，不管采取什么方式，只要将采购、运作和财务系统结合起来—通常是通过运用ERP—就能带来巨大的收益。采购可以给企业带来的益处远不止开支的节省，它还可以通过多种因素来测评供应商的情况，例如通过价格、可靠性、可用性、服务及支持等。他强调说：“这会使企业变得更有竞争力、更灵活。”
通向世界级采购流程的六个步骤
我们来看看财务部门可以在开发一个更有效的采购系统中发挥什么作用。
1．将运营系统与财务系统结合起来。 Forrester Research的副总裁兼研究分析师巴特尔斯说：“成功的采购流程并不是建立在单一技术的基础之上的，它是一个复杂的流程。”只有将包括总账在内的各系统连接在一起，才可能最大限度地节省成本，提高效率。
2．设计支持技术的流程。埃森哲的供应链业务高级经理布罗索说，如果前期不做好充分的研究和计划，即使是最好的系统也会令人失望。他说：“必须保证用户所需要的功能都齐全，而且工作流程能给员工制造进步的机会。”
3．制定统一的术语和交易代码。当企业用一套统一的代码，将其商品目录、数据库及索引全部融入一个体系后，便能促使采购及定价流程变得精简高效，并能使企业获悉各种开销及使用物品的情况。
4．在不造成系统过于累赘的前提下，保证充分的审计及限制性规定。在建立控制及审计能力方面，财务系统应起到关键的作用。但若系统过于复杂，会使流程陷于瘫痪，并且阻碍员工完成其需要完成的事务。巴特尔斯说：“必须要兼顾各方面的平衡。”
5．充分利用分析工具。有一些分析应用工具可以提供关于交易及买家的信息，例如销售等级、市场表现及质量。这些做法带来的益处远不止成本的节约。采购流程可以影响到企业的各个角落，并带来指数级的收益。
6．处理好因变革而带来的种种问题。 ICGCommerce（采购外包服务供应商）的外包副总裁吉尔罗伊（Jason Gilroy）说：“采购关系到企业内的许多人，而大面积地改变采购模式可能会破坏与供应商之间的长期关系。”他说，必须清楚地告诉员工，管理层是充分支持变革的，还要让员工理解变革的原因，以及这些变革对企业的益处。
