步骤一：事先通知员工。提前通知员工，邮件（电话）方式，内容包括时间、目的、地点、员工配合提交的资料。
步骤二：开场白。严肃地陈述公司政策，准确地说明面谈的目的，如果不能准确地谈开场白的话，会在随后引起各种误解和争议。
步骤三：倾听下属员工自我评估，区分员工类型。员工可分为成熟型、忽冷忽热型、迷茫型、赖皮型。
步骤四：向下属告知评估结果。针对改善点（优秀点）恳切、坦白、不回避地告诉员工，您真实的“看法”。要求：简明扼要、准确清晰不模棱两可、定性和定量并重、不要过多地解释和说明、利用设定的目标和绩效标准评价。
步骤五：商讨下属不同意的方面。有争议是正常的，有争议的时候注意以下几点：首先从看法相同之处开始；不要与下属辩论，应该抛出一些事实以及依据；避免用极端化的字眼以免火上浇油。
步骤六：商讨绩效改进及发展计划。具体明确的步骤及完成的时间和改进的承诺，全部要记录下来，表示双方的重视。
步骤七：适度提醒员工。如他不信守改进承诺，你可能采取的行动。对于如赖皮型和忽冷忽热型员工，针对达成意见主管可以告知后果。
步骤八：共同决定下次再沟通的时间及内容。及时跟进，不一定要等到考核周期到后才跟进，中间也应跟进。
