2013年消费市场的“生产力软件”领域非常活跃，特别是笔记类和日程管理类应用，我们目睹了各家公司的关停、巨额融资发布、并购和持续的增长。虽然有这么多吸引眼球的事件，但是“生产力软件”仍旧没有多少产品真正颠覆了人们传统的使用习惯。Mailbox曾经一度引发热议，但与以往的电邮客户端仍旧没什么不同，Evernote不过就是记个笔记，Any.do也和往常的任务管理没什么不同。这些产品并没有改变我们思考这些操作的方式。上面这些还是不错的产品——“生产力”这个应用类别下充斥着体积庞大的工具软件，只会增加使用中的拖延，而不是提高生产力。如图所示，移动端任务管理应用没有一款产品占据超过1%的市场份额。在下文中，笔者将阐述有关当下生产力软件之缺陷的一些想法。
“待办事项”不一定要是清单，列表格式不聚焦。
怎样才是一次提醒？什么才算是一个任务？一份笔记的定义是什么？一个单子吗？是仅仅为了我个人，还是其他人也会涉及？一旦分享出去，用户是否愿意保留原文件，或者仅仅是一个访问地址？我们捕获了许多不同的信息，但是区别这些信息之间的界限却并不明显。
大部分工具都会有不同的模式或者功能来标明这些界限，或者将操作的类型（笔记、代办或者通讯）固定。这里有一些例子：
当用户在移动设备上操作的时候，是否会认真考虑脑海中的一条信息属于哪一个类型吗（这里也是大部分操作瓶颈出现的地方）？作为一个消费者用户，我只是想记录一些东西，以便于以后使用罢了——或是一个代办事项也好，或是一段引用、图书推荐甚至一个梦境也罢。在输入过程中，某个用户需要做出的小决策越多，用户就越有可能会觉得，“算了吧，我肯定自己也能记住。”
毕竟我们都是普通人——我们会选捷径、有坏习惯、找接口推脱。这也是为什么人们仍旧在用电邮联络，并且使用iPhone内置的笔记应用，虽然他们知道过不久这两个地方就会变得一团糟。减小认知摩擦（cognitive friction）至关重要，因为你记录下来的东西的价值要无限大于你从未记录的东西。
人们也认为是列表以不同的方式定义了他们生活的“类别”。我们需要结构化，但是当产品提供的是一种自上而下的纵向模式时，我们常常会发现用户在抵制去使用它。这种自相矛盾的局面也就是笔者为什么坚信目前的笔记类应用市场要比任务管理应用的市场规模更大的原因，前者是非结构化的内容。大部分人并不会去“管理代办事项”，但是有许多人会写东西。去简化这种操作而不是将结构化强加在上面，这在设计上是一个很大的挑战。
社交工具应该基于个人习惯搭建，不可反其道而行。
不仅仅是个人生活，我们所需要做的和记下的同样与那些我们一起生活和工作的人们相联系。这一点常常会被“社交第一（social-first）”的产品设计方式所考虑——或是把协作作为核心功能、或是基于电子邮件设计产品（Mailbox、Boxer还有三年前的Taskforce 3）。这种想法认为“其他人分享给我的东西”是所有人工作流的基础。这种“社交第一”的设计思路有三个主要的缺陷：
第一、就电邮客户端的案例来说，为任务管理操作对电邮进行反向工程设计（Mailbox）永远是一个糟糕的系统：因为将电子邮件作为待办事项列表使用。这种做法将一些使用上的效率性能（比如，强制要求操作）加入到了本来只是临时性的对象上（收件箱）。因为有操作要求，这些内容会停留在你的收件箱里，直到你对它们采取操作，与此同时又有更多的东西不断涌入。当新邮件出现的速度超过用户处理邮件的速度时，收件箱就无法被有效利用。
第二、如果你不基于电子邮件设计产品，就等同于被排除在用户自然习惯之外。你不得不要说服人们使用一些只有在其他人需要的情况下才会尝试，否则永远不会去碰的产品，任何一个项目经理都是告诉你，这就是一场噩梦。
第三、最重要的是，“社交第一”会让你放弃对工作流的控制。你投入自己的时间记录并思考，去做其他人认为重要的事情，而不是对你来说最有价值的事情。
你会被其他人塞给你的东西严重影响，但是这些东西就在那里。这一点，同样是一个很难解决的设计问题。
现在怎么办？
即使在解决了这些糟糕棘手的问题之后，我们仍旧没有帮助任何人去实际完成任何事。就笔者的经验而言，更多的功能仅仅是纠正了更多拖延的方式，或者是将信息以过度组织的方式重新掩埋而已。
这真令人遗憾——这些应用程序获得的数据可以做那么多事，远远要比拖延症好。那些我们在读的东西，看到的和听到的。那些我们感兴趣的项目和爱好。与我们通电话的人，通电邮的人，协同合作的人。这些应用就是我们组织管理各自“精神抽屉（mental junk drawer）”的“地图”。
笔记是我们的意图真正在现实世界可见的第一个实例。我们应该利用好这一点，让我们写下的东西更好，而不仅仅是组织得更整齐。作为创造者，我们应该给出上下文关系、找到相关资源、提出建议、加快下一步操作——除了我们的想象力，创造的可能性不应该被任何事物所限制。
