分工与协调是组织的两项基本职能。其中,分工体现在组织结构的设计、岗位职责的分析与描述、绩效监督与考核等方面。那么,组织内部应该如何协调?
明茨伯格教授在《五行结构:设计卓有成效的组织》(Structures in Five: Designing Effective Organizations)一书中提出:组织协调包括相互调节、直接监督、标准化等方法,其中标准化可以进一步分为工作流程、工作输出和员工技能的标准化。以上五种机制具有各自不同的特点,适合不同的情景(这些情景因素包括组织规模、组织历史、经营环境、技术体系等等)。
相互调节意味着通过简单的人际沟通进行相互协调,在简单组织中这是最普遍的协调机制。例如,独木舟中的桨手、周末一起出游的伙伴、足球场上的球员等等。但当组织发展到一定规模时,相互调节就不能适应了,此时必然出现一个指挥者。他(她)会向其他成员发布命令并监督其工作,这种机制被称为直接监督。军队主要靠此类方法进行协调,在建立明确的等级化制度以后,班长会带领7～8名士兵随时应对战场上的突发事件,此刻相互调节是不适用并且不允许的。然后,直接监督受到管理幅度的影响,随着组织规模的增加,其效能会逐渐丧失。此时,通过工作流程、工作输出或者员工技能的标准化进行协调就变得更加重要。例如,在汽车装配车间的流水线上,数十甚至数百名员工同时工作,他们工作节奏的协调主要是靠标准化的机制,此时直接监督方式是低效的。同样,医院手术台上的外科医生、麻醉师和护士之间娴熟的配合几乎不用什么口头的交流,凭借长期的培训和标准化流程,他们彼此之间可以通过默契知道对方的需求。很有意思的是,但当组织规模再进一步扩大时,相互调节方式又会变得很重要性。例如,在阿波罗登月计划中工作被精细分工到难以置信的地步,数以千计的专家同时在从事不同的工作,标准化的协调机制也被建立起来。但是,此时仅仅依靠标准化的效率很低,而且容易出错,组织内部很多时候需要依靠专家们在不确定环境下的相互适应和沟通进行协调。
因此,随着组织规模的扩大,协调机制依次出现相互调节、直接监督、标准化等方法,其中相互调节的灵活性较好,而标准化的效率较高,领导者需要根据不同的权变需求进行权衡,选择其中的一个或多个机制进行内部协调。
当然,以上的权衡选择也必须依赖于组织的内部条件。例如,标准化的前提在于清晰的职责分工和流程制度,直接监督的前提在于管理幅度和权力基础的约束,而相互调节的基础在于彼此的信任。
沃顿商学院的迈克尔·尤西姆教授讲到这样的一则案例:空降到峡谷灭火的15位队员发现火势根本无法控制,自己狂奔逃命反而将被排山倒海而来的火墙赶上吞没。关键时刻,道奇队长反向点燃草地以利用逆火快速清出一块无任何可燃物质的圆形区域。但是,当他跃过火网跑到圆心位置,并大力挥手要求其他伙伴跟进时,所有队员对此或不理解或不屑于。最终,除道奇死里逃生外,15位队员中只有2名躲到岩缝中侥幸活命。道奇队长明智的命令为什么无法得到执行?美国西点军校的领导力培训指出:那些由上级指派但能力不够的领导者所管理的组织或许能应付一些日常事务,但面对真正威胁时组织就会崩溃;面临极端困境时的领导者,其行动有效的前提在于信任、忠诚和胜任力。面对临时组建起来的救火团队,道奇尽管经验丰富也无法通过个人权威进行监督协调,而标准化途径更是无从谈起;他希望采取的相互调节方式也失效了。血的教训告诫领导者,相互调节的协调机制的前提在于首先建立彼此的信任。
