浅析用知识管理优化部门管理
从组织的角度来说，物质资产和知识资产都是企业发展的核心，后者的增值在知识经济的时代显得尤为重要。对知识资源善加管理，就使企业获得了源源不断发展的生命力。世界五百强大多是跨国集团企业，在组织管理上，面临着人员规模庞大、组织架构复杂、资源分散等一系列问题，这也为知识管理带来了严峻挑战。因此，在企业的内部管理运维上，需要在吸收先进思想的同时，结合企业自身管理需求进行一些落地的思考与实践探索，以战略指引、管理融合、业务导向、持续改进为原则，通过知识管理切实提升部门管理水平。
一、知识管理的含义与六大典型落地模式
所谓知识管理，就是在组织中构建一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过沉淀、共享、学习、应用、创造，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本。在企业的实际管理中，需要将知识管理上升至知本经营的高度，使知识与有形资本一样，参与组织经营活动并创造价值，并助力企业的可持续发展。
目前，国内外先进企业的知识管理，主要有六大典型的落地模式：
1、知识内容导向的知识管理(AoKM)。解决企业内部存储知识越来越多、工作中无法及时搜索查找有效资料的问题。通过识别组织的核心知识以及最佳实践，形成有序的知识库，使知识体系化、可查找。
2、实践社区导向的知识管理(CoKM)。解决工作中有困难、找不到人咨询的问题。通过对各类员工，尤其是资深员工隐性知识的挖掘与共享，形成跨部门、跨地域的知识交流系统。
3、业务流程导向的知识管理(BoKM)。解决业务知识分散、查找资源耗时长的"问题。通过对核心流程知识的梳理、固化与应用，提高流程的执行效率和成果质量，减少重复投入。
4、员工成长导向的知识管理(HoKM)。解决员工培养无章可循、工作指导难以复用、知识学习缺乏条理的问题。通过制定关键岗位学习地图、将知识管理融入培训，提升学习效率、降低人员流失对组织运营的影响。
5、整合应用导向的知识管理(PoKM)。解决集团公司信息沟通不畅、重复性知识难以获取的问题。通过个性化门户及跨系统一站式搜索，实现跨公司、跨系统的知识聚类和信息链接。
6、创新驱动导向的知识管理(IoKM)。解决传统“精英”文化的创新1.0模式难以支撑互联网时代创新的生命周期的问题。通过单点驱动、开放式专家网络、云计算应用、系统化协作，加速创意产生、原型开发与创新实现。
二、知识管理优化部门管理的实践――以戚墅堰所行政办公室为例
中车戚墅堰所创建于1959年，隶属于中国中车。是我国最早的机车车辆材料工艺专业研究机构，主要从事轨道交通装备新材料、新工艺、新装备、新技术的研究开发与产业化。1985年，我公司主动向铁道部提出取消全部事业费拨款，迈出了体制改革的第一步;2000年，走出国家事业单位序列，实现企业化转制;2008年，注册成立有限公司，随中国南车整体上市。上市以后，公司加快了发展的步伐，投入26亿元在戚墅堰区、常州高新区、武进高新区建成占地面积近80万平方米的三个科技成果产业化基地，分别是：戚墅堰区产业化基地、常州高新区产业化基地、武进高新区产业化基地。
下面从职能、业务、系统三个方面对中车戚墅堰所行政办公室知识管理的应用进行说明。
1、从职能出发，通过组织机制打造全方位学习型企业管理团队
行政办公室的工作职责覆盖面广、内容繁杂，涵盖督办调研、文秘服务、行政管理、信访接待、关系维护和出国境管理等一系列事务，管理层对该部门的工作质量和人员素质要求都相当严格。为此，团队设立了明确的分工合作机制，共同打造全方位学习型团队：团队负责人负责统筹规划部门工作，组织、领导与协调，维护学习流程及氛围;团队副职辅助团队负责人做好具体工作;团队成员各自负责职能范围的流程梳理与专业学习。通过分工合作，明确责任机制，大大提升了团队的工作和学习效率。
根据公司要求，各部门需特设一名兼职知识管理专员，专门负责其所在部门的日常知识管理工作。在部门领导的指示下，安排年度、月度的知识沉淀和培训学习计划，完成各项分工任务，明确具体责任人，并负责召集、组织培训活动。部门全体人员都需要定期总结及分享其工作的信息与资源，使每一位员工都参与到知识管理与学习的过程中。
2、从业务出发，通过合理的计划安排营造良好的学习氛围
在部门领导的重视和倡导下，每年制定学习计划并严格实施，部门全体员工积极参与各项活动并定期反馈提升，形成日清日高、人人分享、时时成长的学习氛围。通过“计划――实践――反思――改进”的PDCA循环，从计划的制定和组织实现的过程，不断解决问题，实现更高的目标，达到团队整体水平的提升。
通过每日晨会，部门人员分享工作中的经验教训、生活中的点滴感悟，部门领导提升与提炼精华要点，使众人的知识得以融合与升华;通过周例会，及时总结本周工作进程及下周工作计划，推动员工对彼此工作的了解，促进系统性思考，相互借鉴提升;通过双周案例分享，以PPT汇报的形式将工作中遇到的问题和困难进行分享讨论、总结提炼亮点，及时固化，形成标准和流程进行推广;通过每月内部培训，根据年度学习计划安排，由部门人员轮值主讲，主要内容包括岗位知识、管理技能、工作经验、读书心得等，培训后开展小组讨论，进一步深化认识;通过季度面谈，各员工对上一阶段的工作绩效进行回顾和反思，部门领导协助员工对下一阶段工作和学习安排进行调整与改进。
3、从系统出发，通过资源的合理配置实现知识的优化利用
借助公司知识管理平台，将部门公用的资料(包括宣传材料、模板、报告、总结、说明书等)，以及员工个人的知识(包括内外培训、工作总结、经验分享等)固化成为组织知识资产，形成部门知识库。一方面，便于部门人员查找使用，减少不必要的时间成本;另一方面，实现数据采集与共享，减少因员工休假、离职造成的知识流失。
在知识的应用方面，部门的兼职知识管理专员承担着信息收集、整理与传播的重要职责，通过各类通讯工具将知识的使用方式及相应资源传递给全体人员。有新人加入团队时，从思想、表象到行为三个层面进行学习的设计，帮助其快速提升。在思想方面，由直线领导、其他辅助人员形成教练团队，帮助新员工快速适应环境、了解企业文化、感受团队氛围;在表象方面，主要由岗位知识地图作为参考，入门导师指导说明，新员工学习演练;在行为层面，由入门导师与直线领导双向沟通、指导，了解新员工工作困惑与难点，帮助其解决问题，实现行为层面的提升。通过这三个层次的学习，使得新员工能够大大缩短工作适应期，快速进入工作状态。
三、行政办公室知识管理的启示
从以上三个方面的分析可以看出，戚墅堰所行政办公室的知识管理实践符合知识内容、业务流程、员工成长三大基本导向，在实践社区、整合应用、创新驱动三个方面还有很大的改进空间。未来可以在跨部门、跨区域交流，知识库的梳理与优化，单点驱动、系统协作方面进行提升。从该案例中，可以总结出通过知识管理优化部门管理的具体方法：
1、强有力的领导推动是知识管理得以推行的基本保障
要实现知识管理的可持续推进，文化氛围的形成非常重要，而文化通常是领导风格或意志的体现，因此领导的支持能够在很大程度上决定知识管理的实施。
2、开放的组织氛围是知识管理得以实施的前提条件
没有开放的组织氛围，就无法实现资源共享，知识管理的理念也无法扎根。无论部门内部还是外部，都需要信息的开放和互通才能实现最大程度的协作。
3、完善的组织机制是知识管理得以实现的重要基础
好的知识管理，对于人员的素质和团队氛围的要求都相对较高，因此，需要有一定的人才与知识储备，以及合理的计划安排，才能实现最大程度的提升。
4、持续的日常运作是知识管理不断深化的根本方法
知识管理不是短期就能实现收益的，必须持续不断地循环操作才能建立起内容丰富的知识体系，并保持系统的活跃度，才能使知识管理为组织带来更多收益。
【参考文献】
