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走上管理岗位,要学会布置工作

导语:很多时候,下属事情做不好,是因为管理者不会布置工作,那么该如何布置工作?今天与你一起探讨。

作者:张丽俊 Cherry

来源:张丽俊(ID:zhanglijunCherry)

很多人问:为什么我安排的工作下属总是做不好?

其实很多时候,原因不在下属身上,而是管理者不会布置工作

那么具体该怎么做?布置工作,用这五步法就够了。

01、传达需求:准确具体

下属执行力不够,没有把事情做好。不一定是下属的问题,很可能是你没有把需求说清楚。

比如你跟你的下属说,做一份总结报告交给我。

结果过了一周,下属交给了你一份个人工作总结报告。

这时候,你火冒三丈,指责他:“我是让你写部门的工作总结报告,怎么这点事情都办不好?”

你看,责任是在你的。如果你不说清楚,下属满头雾水,全靠猜,他大概率是执行不到位的。

所以布置任务的第一环,一定不能出错。

那么,该怎么办呢?

就是你在布置任务的时候,要准确、具体。

你要用结构化的思维,清楚的交代工作的背景,内容和重心。

你要下属写一份报告,就要告诉他,写什么报告,包含什么内容,具体什么时候交上来。

你说清楚了,别人才能干到你的心里去。

02、要求复述:对齐信息

在我还是员工的时候,领导给我安排工作,我总是会把我的理解讲给他听,然后问他:您说的是这个意思吗?

为什么我会这样做?

因为每一个人的表达能力、理解能力是不一样的。

你一定知道沟通的漏斗效应。

通常情况下,一个人心里所想的是100%,说出来的只有心中所想的80%,别人听到的是你心中所想的60%,别人听懂的只有40%,结果执行了20%。如此这般,每一层漏掉20%,就好比是漏斗一样。

其实,很多时候事情做不到位,往往不是执行力的问题,而是理解力的问题。

你说清楚了,但下属没有理解到位。下属的“我以为”,很容易造成信息不对称,导致将事情办砸。

所以在工作中,经常会出现你需要的是A,但下属却做了B的情况。

如果你不想发生这样的事,你一定要让下属复述一遍。

核心就是看他有没有听清楚你的需求,有没有漏掉关键的信息。

当两个人拉齐信息后,他才能在后续执行的过程中,做到准确无误。

03、探讨目的:思辨执行

有这样一个故事:

有两个人在路边干活,一个人在挖坑,一个人负责填坑。路人觉得奇怪,为什么挖了坑,又填上。

就问:你们在做什么呢?

两个人不约而同说,在种树。

路人问:你们的树呢?

一个人说,不知道,我的工作就是挖坑。

另外一个人说,我不知道,我的工作就是填坑。

他们做了工作吗?他们真的挖坑了,也真的填坑了,但树没有种上。

种树才是目的,挖坑只是一个过程。如果他们不知道目的,就会为了挖坑而挖坑。

故事看上去挺荒诞的,但在工作场景中,很多员工就是这么做的。

原因也在管理者身上,如果你布置工作,只是告诉下属,你要这么干,你要那么干。但你不说背后的原因,他们就容易像上面故事里的人那样,只知道机械性的执行。

工作是干了,但一点结果都没有。

工作的过程,是充满着变化的,必须要有思辨的执行力。所以,你一定要告诉他,做这件事的目的和意义。

这么做,就是为了让他主动思考:要达到目的,那么要做哪几件事?具体该怎么干?有什么路径?

有一句话说:“你的认知程度,就是你的人生上限。”

我认为,对任务的理解程度,就是一个人的执行上限。

足够理解,他才能创造性执行,干得明白。

04、确认边界:合理授权

为什么要确认边界呢?

布置任务后,最怕出现以下两种情况。

第一种情况,管理者是控制狂,对下属不放心,所以什么都干预,经常打断下属执行。

他一直对下属过度管理,最后抓得越紧,得到的越少。越想控制,失去的也就越多。

第二种情况,下属不管大事小事,都来汇报。最后,什么都依赖管理者做决策。

你看,本来是安排给下属工作,结果任务又回到了管理者身上。

所以,在布置任务时,一定要确认边界。

核心就是你要告诉他,什么是可以授权的,哪些事情可以由他全权负责。

遇到什么样的问题,必须要向你做汇报和请示。

而你,又会去持续追踪他的哪些过程。

总之就是一句话,你要做到:抓大、放小、管细。

你确认清楚边界,下属在执行的过程中,才能做到有条不紊,而你的管理,也是收放自如的。

05、询问意见:达成共识

80%的能力问题,都是态度问题。如果下属心不甘情不愿地执行,事情大概率会办砸。

所以还要自下而上,你要关心员工是怎么想的。

另一方面,下属是具体做事的人,是接触到客户的,是奋斗在一线的。他可能会有一些自己的思考和感悟。这时候,作为管理者,你也要充分考虑到下属作为执行者的想法和个性。

而且,这个任务可能不是一下子就能完成,难度很高,需要很长的周期去完成。这时候,他也可能需要资源,所以你询问意见,也是为了得知下属希望得到什么样的支持。

你可以结合下属的反馈,动态调整任务。最终达成共识。

询问意见,是为了彻底打消下属的疑虑,让他有执行的驱动力。

最后总结一下,很多时候,下属执行力不够,做不好工作,其实是管理者布置工作没有做到位。

那么该怎么布置工作?有五步法:传达需求,准确具体。要求复述,对齐信息。探讨目的,思辨执行。确认边界,正确授权。询问意见,达成共识。

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