“你今天的计划都完成了吗？”我妻子埃莉诺问我。
“还没呢。”我说。
她大笑着说：“你不是写了一本关于‘今日事今日毕’的书吗？”
有些人天生效率高。每一天，他们总是先制定一项明确而合理的计划，想好自己打算做些什么，然后一整天辛勤地工作，严格遵守计划，全神贯注地去完成最重要的任务，等到一天结束时，他们恰好如自己所愿，实现了所有的计划。就这样日积月累，他们离完成自己的年度目标越来越近。
很不幸，我不是这种人。在没有约束的情况下，我在一天结束时很少能因为成功地执行了某项计划而心满意足。一般来说，我习惯于在每天早晨野心勃勃地列出一长串自己想完成的工作，然后靠纯粹的意志力推动自己去完成它们。我总是很忙——回复电子邮件、同时处理多项任务、接打电话、应付各种差事——如果不进行干预的话，我几乎无法做好任何重要的事。
我忙得精疲力竭，同时又对自己很不满意，因为重要的任务几乎没有完成，于是，我就会继续分散自己的精力，做一些哪怕没有成就感，但至少在这一刻能让我觉得愉快的事，比如说上网浏览或吃些甜点什么的。
我发明了一个小测验，你可以用它来测试自己管理复杂性的水平。这个小测验的主要依据是我自己的失败。换句话说，如果没有约束，我的分数也高不了。
情况是这样的：一切都在和我们作对，不让我们去完成那些最重要的任务。出于本能，我们常常会追求即时的满足感。周围的世界串通一气，诱惑我们抛下手头的任务。在享有完全自由的情况下，我们大多数人都会花上大把大把的时间去浏览网页、品尝甜点。而如果对环境有求必应的话，我们就会像疯子一样到处乱跑，为其他人的日程表服务。
对于我来说，搞定许多小细节的诱惑太大，常常使我无法集中精力去干好那些我所重视的大事。每天早晨，我都会通过自我控制，努力去改变我天生的习惯。我会告诉自己，从今天早晨开始，我将更加专注，为富有成效的一天做好心理准备，并对自己发誓说，除非我把重要的工作都做完了，否则我绝不受人差遣去到处跑腿。
这法子几乎从未奏效。它肯定没用。
所以，我这是在教自己失败，尽管当时我并未意识到这一点。大家（也包括我）在谈到失败时，总是说这对于学习来说是至关重要的。但假如我们没有从失败中学习呢？假如我们总是一遍遍地重复同样的事，从不改变自己的行为，却又希望得到不同的结果呢？
那么，我们就是在不断地教自己失败。
因为我们越是继续犯同样的错误，这种低效的行为在我们的生活中就越是根深蒂固。失败成了我们的例行程序，例行程序成了我们的习惯，而习惯又成了我们的个性。我们再也不会经历低效的一天，因为我们自己已经成了低效的人。
对自己说“我是位高效率人士”无法帮你摆脱这种模式。你心里明白得很；你不会相信自己，而且数据也不会支持这种幻觉。
你必须建立新的例行程序，像当初陷入失败那样，从失败中爬出来。
对于我来说，要找到最有效的例行程序，帮助我完成最重要的任务，最好的办法就是试错法。每天晚上，我都会做一下总结，看看哪些程序奏效，好在第二天重复这套程序，并终止那些无效的程序。
我发现，与其设法制定超人的规则和关注焦点，我实际上更需要依靠一个流程，使我比较容易变得专注而高效，不会轻易分散精力、降低效率。
比如说，我可以建立这样的例行程序：早上用5分钟的时间，将最重要的工作写在日历上，每过1小时停下来问问自己是否在遵循计划行事，然后晚上再花5分钟的时间，从自己的成功和失败中吸取经验教训。每天预先安排好一段时间，成批回复电子邮件，而不是随收随复。永远不让任何事在我的任务清单上停留3天以上（一旦超时，我要么立刻着手去做，在日历上为它安排好时间，要么把它删除）。
让这些例行程序变成习惯，习惯变成你的个性，并不需要太长的时间。到那时，你就会成为一位高效率人士。
接下来的诀窍就是保持高效率。个性一旦改变后，你会很容易放弃那些例行程序。你觉得自己再也不需要它们了，因为你现在已经成了高效率人士。那些例行程序已经永远帮你摆脱了曾经令你头痛不已的问题。
但这种想法是错误的。例行程序不会改变我们，它们只是修正我们的行为，但前提是我们要一直执行这些程序。一旦停了下来，我们就失去了它们所带来的优势。换句话说，要想永远高效，你就得坚持不懈地去执行那些帮助你保持高效的例行程序。
我很想说，现在我也是那种天生就高效的人了。但我不是。我的天性中压根就不存在“高效率”这个因素。
但是，当埃莉诺打趣我，说我写了一本关于如何完成最重要任务的书时，她同时也提醒了我：虽然我也许先天缺少这种因素，但我同样可以成为高效率人士。
第二天，我遵循了几个简单的例行程序，高效地完成了一天的任务。
作者:彼得•布雷格曼（Peter Bregman）
