无论是在工作中还是生活中，许多事不可能只凭借一己之力完成，这就需要具有合作思维，与他人合作，完成共同的工作目标。因此当你无力完成一项任务时，你就要转换思维，以合作思维去规划目标，分配任务。
想透过各种方法提升工作效率的人，多半是想尽可能地延伸自己的极限，以在有限、固定的时间里，处理更多的事情。在工作规模不大和难度不高的情况下，这样的想法和做法当然可行，工作者只要拼一下，就能独立完成任务。
然而，随着活动或计划的规模越来越大，或赶不及截止日期、碰上突发情况、有其他更重要的事要处理时，工作者就必须认识到，擅长委托他人、拜托他人，也是擅长规划的其中一个要素，因为单凭一己之力已不足以应对所有工作，所以必须学习“仰赖他人的力量”。
为了推行规模较大的计划，势必需要借助多方面的知识和技能，如果持续仅靠自己的力量，自己的能力界限，就会直接成为计划的界限。
将工作分摊或委派给其他人，好处显而易见。“单兵作战”时，你必须完成一项工作之后，才能继续展开另一项工作。借助他人或团队的力量，则可以切换至“多轨并进”模式，同步展开多项任务，不但有助于缩短整个计划或活动所需的时间，也能够为个人争取到更多的时间，以处理其他更重要、更困难、非你亲为不可的工作。
你或许认为，仰赖他人的力量不过就是请他人帮忙；尤其如果你是主管，不过就是把工作委派给下属。但是要做好委派工作这件事，还有赖委派者心态上的调整，以及技巧面的学习。
就心态来说，首先有些人表面上说是“不好意思拜托他人”，其实骨子里是个事必躬亲的完美主义者，连一个小细节也不肯放过。说得更明白一点就是不放心或不信任他人可以做得比自己做得更好，也害怕他人抢走了自己的风头与控制权。
但要知道许多杰出的工作者不一定本身能力很强，但他们都很清楚哪些事情是自己不会、不擅长的，应该交给他人去做或者不得不委托他人去做。那些愿意为我们伸出援手的同事、主管并不是一堆没有生命的石头，建立和谐、彼此互助的人际关系永远是提升工作效率的一大关键。
其次，有些人之所以不愿将工作授权给他人，是觉得与其花时间教人，干脆自己趁着这段教导训练的时间，把工作做完即可，以节省时间和精力，也不必在事后还要费心去纠正他人的错误。尤其是那些有能力的人常认为什么都可以独立完成，即使把部分工作委托给他人却又像恨不得抢回来自己做一般。这里不对、那里有错，连细微的事项都要一一指示。但如果什么事都揽在自己身上，最终只会让效率低下，陷入工作永远不会减少的恶性循环中。
实际上，越是优秀的工作者越应该善用沟通来取得协助。职场中的每个人都很忙，有效率地表达、聆听等技巧，不但可以让你保有自己的时间，也有助于节省对方的时间。
另外，他人或下属有可能比你自己做得更好，工作也更优异。因此在职场上信赖与托付是绝对必要的。找出自己关键的成功因素，然后有勇气找出不该自己做的事，再运用沟通获得协助，甚至委托其他人，就能专心致志于自己最擅长的领域。
当然也别忘了在专长领域内替队友补位，这不但是效率工作之道也是团队的成功之道。
调整了完美主义或英雄主义的心态，开始愿意将工作授权、部署给他人之后，紧接着要学习的便是分配任务的技巧。同样，一定也有很多人认为，“叫人做事，不就是张一张嘴，有什么难的？”问题在于，有时候你以为只要把工作分派出去，等着验收成果就可以了，但结果却经常事与愿违。将工作分摊出去的缺点就是：被交付任务的人如果迟延，将导致工作无法在期限内完成；或者委托他人处理的工作成果，无法达到自己的预期。
但是即使遇到这样的情况，千万不要轻易地恢复“还是自己来吧”的心态，而是要转而反省自己在委派工作时，真的说清楚、讲明白了吗？试想接受你委派工作的人，一定也有自己的工作规划，所以你所指派的任务，难免会扰乱对方的工作顺序。如果你希望自己委托他人的工作能尽速、确实地被完成，就要给予对方明确的指令及适当的期限，并在过程中随时监督进程，以及提供必要的协助。别忘了，将工作分摊或委派给他人，只是借助他人的力量完成你的工作，你还是工作品质优劣的最终负责人。
懂得运用身边各种领域的专业人才，适时地对外求援，也是成为善于安排工作的人的重要方法。而既然是寻求他人协助，而且目的在于让工作成果更好，或为自己节省时间，因此委托者不是将工作“倒”给他人，而要站在受托付者的立场设想，避开以下状况，以免出现越帮越忙的窘境。
（1）颐指气使：用“你只要照我指示的去做”的态度委托他人。
（2）缺乏通盘考虑：想到什么就下指示，交付的工作过于零碎或缺乏连贯性。
（3）未能充分授权：连一举一动都严格地要求，或是未能提供充分的资源及权限。
（4）交代后不闻不问：说声“拜托你了”之后，直到结果出来前才验收是否符合预期。
（5）指令模糊：未能告知工作的目标、目的，或重要性。
（6）时间紧迫：未能给予充分的时间。
