如何发邮件避免误区?
许多人认为他们用电子邮件很好，但事实并非如此。太多的人匆忙写下来，他们的内容让收件人有疑问，所以他们需要花更多的时间来回答问题和解决问题。相反，他们浪费了建立关系、互相鼓励、敲定交易和传达重要信息的机会。
误解1：使用模糊的主题。会议、更新或问题这个词不适合作为邮件主题，尽量让主题包含更多的信息。这样，使用个人手持设备(PDA)收发邮件的人可以很快了解情况，每个人都喜欢清晰的总结标题。五到十个字的主题可以交流很多信息，比如上周的会议记录和行动计划。
误解2：不开门见山。首先要说重要的信息:把日期、最后期限、完成目标放在前三行(如果主题没有说明)。由于PDA显示的局限性、时间压力、文化差异、价值取向，很多收件人可能只看邮件的前几行。
误解3：使用密件抄送(BCC)选项。甚至从好的角度来说，复制密件的功能也显得有点偷偷摸摸，而且有一定的风险。在坏的情况下，复制密件是一种欺骗和不道德的行为。另外，收件人有时会选择全部回复，这样就会发现有复制密件的人。您应先将邮件发送给主收件人，而不使用复制密件的功能，然后将已发送的邮件转发给他人，并附上简要说明。
误解4:我喜欢用之前冗长的邮件交流内容。很少有收件人愿意费力阅读邮件文本后面的前期交流信息。你的立场应该在文本中明确，即使附带的内容也应该被解释。光回复好的太笼统了。最好说完，说:好的，给你雇五个临时工的额外费用。
误区五:忽略语法和结构。PDA的使用让人们对语法错误更加宽容，但这也意味着如果你的书写表达准确，人们会对你刮目相看。
误解6：即使言之有物，也不想写长邮。有时候，邮件的内容越长，说得越清楚，这样就不用再加附件了，省得收件人在打开附件的时候也能安全扫描。所以，不要害怕写长邮件，但是要把内容的脉络结构弄清楚。
误解7：段落太长，内容太密集，让人头晕目眩。邮件的长度不会让人望而却步，但大段的排版会是这样。
误解8：忽略收件人的感受。记住，虽然我们看不到对方，听不到对方的声音，但电子邮件是真实的人之间的交流。
误解9：认为发邮件是最好的沟通方式。电子邮件并非总是最好的沟通方式。希望周围的人能迅速回答一个问题?还不如直接去找他。发送邮件却没有得到回复，想要提醒对方?给他打个电话。想要更正式一点?然后写一封信。要解释一个复杂或敏感的问题吗?请开会。
误解10：忘记电子邮件永远不会死亡。大部分人都会像闪电一样阅读，发送和删除他们自己的电子邮件。但是，千万不要忘记：电子邮件总是存储在某个服务器上，如果我们在邮件中犯了什么错误，冒犯了什么人，或者造成了什么困惑，那么邮件就是最容易转发给他人的证据。
纠正在邮件中浪费时间的坏习惯。
第一个坏习惯:深夜、凌晨、周末发邮件。这将向客户发出一个信号，表明你将24/7全天候待命，所以他们会以同样的方式对待你，最终让你疲惫不堪。这也将向员工发出一个信号，表明你希望他们24/7全天候待命，从而使员工疲惫不堪。
试一试：限制你和员工发送与工作有关的电子邮件的时间。禁止在某一时期发送电子邮件，例如：从晚上10点到早上6点，这样每个人都可以有足够的时间放松，休息，养活自己。
第二个坏习惯:用电子邮件讨论最适合其他沟通方式的话题。太复杂的电子邮件会造成混乱，通过电子邮件安排会议日程会导致回复全部。
尝试:用其他方式交流复杂或敏感的话题。用日历工具制定会议计划，用即时消息或聊天工具讨论简单的话题，通过电话或面试传达坏消息或表达复杂的问题。
第三个坏习惯:设置电子邮件通知，每次收到电子邮件都能收到。每次收到电子邮件都要提醒，这样会极度分散精力，降低工作效率和效率。
试一试：关闭邮件通知(除非你在等一封非常紧急的邮件)。设定一个特定的时间查看电子邮件，比如早上，午餐前后，晚上。
第四个坏习惯:使用模糊不清的邮件主题。使用你好、会议或问题等一般主题，收件人必须打开电子邮件才能看到其内容，也会增加以后搜索相关电子邮件的难度。
请尝试:使用具体详细的邮件主题来增进理解和节省时间。
第五个坏习惯:发太长太复杂的邮件。随着越来越多的用户在手机上查看电子邮件，人们可能根本不会读太长的电子邮件，而是忽略了。
试一试：将邮件长度限制在最多5个短句。如需更多详情，请使用附件。
你也可以考虑使用电子邮件规则自动分类收到的邮件，这样你就可以把重点放在最重要的邮件上，取消订阅你再也不想收到的邮件(而不是每天删除这些邮件)。通过改变坏习惯，你可以获得控制电子邮件的权利，提高生产效率，更清楚地与员工、合作伙伴和客户沟通。
