最近，很多地方的社会组织等级评估工作又要启动了。面对等级评估，很多社会组织，尤其是初次参评的组织，感觉一头雾水，不知道该做哪些准备工作；还有的机构，平时工作量就比较大，评估需要梳理和准备的材料繁多，不知怎么安排部署；还有的机构担心，平时良好的工作水平，如何在评审专家面前充分展现？
近20年来，倍能运用国际前沿的组织评估工具和技术体系，对100多家公益组织开展过综合战略发展能力评估；自2013年起，倍能承担过多次社会组织评估指标的设计和具体评估工作，累计对近200机构实施过现场等级评估。基于丰富的实践，倍能提炼了在社会组织等级评估中迎评筹备的攻略，概括为六步工作法，与大家共享。
第一步：吃透指标
在实际评估工作中发现，很多机构的迎评材料没有准备好，相当一部分原因是对于指标的理解不够，没有按照指标的要求，对机构的工作进行系统梳理、整理和归类。
1、明了指标架构体系
首先我们来看指标的架构是什么样的？自2007年开展社会组织等级评估以来。虽然经过多年的发展，一级指标体系的主体框架依然没变，仍然沿用了过去的4个大类的工作：基础条件、内部治理、工作绩效和社会评价。在每一个一级指标下面，又设有二、三、四级指标，逐级对内容进一步细化。
要注意，指标可是不是一成不变的，因时因地都会有不一样！随着年份不同，上面4类指标的细分指标会有所变化，不过总的来说，内部治理和工作绩效两项所占的比例最高，是评估考察的重点。
另外，不同的地区也会有指标内容和分值的差异。比如，北京市2018年的评估指标中，就在一类指标中增加了第5项“诚信建设”，北京市党建分数在2017年40分的基础上，增加到了80分，而当年民政部的党建分数是50分。
2、明白指标的背后涵义
所谓的吃透指标，不仅仅要明白指标的架构、分级指标的内容，还要明白指标背后的涵义，以及注意当年的重点考核指标，以及各项指标的分值分配。这就要求，机构总负责人员和参与人员，要明白每一个指标的具体含义是什么？这么设置是在考察机构的哪方面工作？需要准备哪些材料能够展示和说明我们做的工作。
例如，四级指标里面有一项是“项目的社会影响力”，许多机构看到了不知道到底要准备些什么。那就需要理解什么是社会影响力，影响力不是指仅仅完成了项目的短期目标而已，是对直接受益人和间接受益人的长期影响和改变，乃至对于其所在家庭、学校和社区的改变，对于地方和国家政策以及相关法律法规的改变、促进和影响。
第二步：逐项自查
1、 进行全面审视
评估指标体系能够让我们知道，一个规范和优秀的机构，应该从哪些维度建立管理体系，应该具备哪些特点。可能平时我们都忙于具体工作，从来没有从整个机构的角度，进行全面的审视。
5A社会组织等级评估指标体系，是很多专家多年研究和实践的精华，能够帮助一个机构迅速建立起整体框架和管理体系。许多机构都是通过参加了等级评估，逐步走向规范的。
2、“对标”最佳实践
在对指标理解的基础上，需要归到自己负责的工作中来，逐项对比自己是否做到了指标上的内容和标准。这个过程，就是“对标”的过程。
首先，等级评估提供了一个框架和体系，我们知道需要从哪些方面去查；其次，它提供了一个“最佳实践”的标准，对照这个标准，我们可以衡量出自己目前所处的水平，帮助我们找出自己机构的优点、缺点、长项和短板，可以说，筹备的过程，就是一个照镜子的过程，是一个全面体检的过程。
3、进行部门分解
这个自查工作，需要机构的总牵头人召集核心部门和人员一起进行，自查过程，首先是任务分配和领取的过程。要对指标进行分类，哪个部门哪个人员负责哪些指标，是独立筹备还是合作筹备，要作出统筹安排。这样就可以把工作量从总负责人头上分解下来，大大提高迎评工作的效率。
第三步：梳理档案
首先要搞清楚，为什么要梳理档案。我们知道，评定等级的主要依据是指标得分，专家打分的主要依据是通过机构自己提供的信息，而档案是信息最主要的载体！我们做得好还是做得坏，口说无凭，要有证据！
收集和整理备查档案的工作，可以说是等级评估筹备中最“辛苦”甚至“艰苦”的过程。因为评审涉及到方方面面，机构要对一百多个细项指标进行档案的对照、收集和自查，这个筹备时间往往只有一两个月，而同时，我们还要保证其他正常业务的开展。
这种情况下，就需要：
1）分头实施、定期检查
如果在自查阶段，您已经将任务分解到每个部门，那就需要让部门分头准备自己的资料，由牵头者定期检查工作进度，没有按时完成的，要进行督促。
2）逐项编号、做好索引
整理迎评的材料，可以按照二级指标顺序分别排列放置。建议在每类材料前建立索引目录，将三级或者四级指标的材料进行编号，编号写在材料右上角，既方便专家对现场查阅，也便于分部门的督促检查。
3）分类入档、装订成册
装好的资料可以按照一级或者二级目录，放入不同的文件夹。如果能够成册的，最好装订成册。比如说机构的制度，可以做成制度手册。不仅有利于评估专家的审阅，员工平时的查阅起来也很方便。
四、模拟自评
如果资料都备好了，心里面不踏实，不知道怎么样，如果距离评审还有时间，可以进行自我预评估。
自评估的过程，可以找利用第三方评估机构，也可以自己组成评估小组，按照评估指标表进行预评估，找出丢分项和薄弱项，再进行重点整改和提升。
1）经自查，需要建立而没有建立的制度，可以逐条梳理出来，进行起草和制定；如果制度过于陈旧了，不合时宜了，要利用等级评估这个机会进行更新。
2）如果有的工作做了，但是没有留下痕迹的，一个是接着查找有关记录，另外要加强档案管理意识和档案管理力量。
3）如果确实跟评估指标要求相差较远，整改也达不到要求的，可以列入机构的长期发展计划。
如果自评分不及格，也就是600分以下，那您自己应该明白，获得3A以上的等级还是有挑战的，如果评估分数在900分以上，那就是相当不多的成绩，最高等级或许跟您机构有缘。
五、现场汇报
现场评估的环节，是等级评估的核心环节。因为现场评估专家组提供的初评分数，是机构获得不同等级的一个重要依据，所以，对于现场会汇报和访谈环节，一定要利用好这个机会，充分展现组织的工作亮点。
1）领导汇报。一般来说，评估专家组要首先听取机构领导的汇报。领导汇报的时间往往不会超过20分钟。汇报要侧重在哪里呢？除了必要的单位管理体系、工作绩效和社会影响说清楚外，要重点对于当年评估指标中占分多的和带“＊”的重点内容进行汇报。比如基金会，项目的公益性和财务管理的规范性就是一个重点，而对于社团组织来说，如何维护、发展和服务会员，也是一个重点。
2）资料查阅引导。在专家查阅资料的时候，一定要保证熟悉相关工作的人员在现场，帮助专家来找相关资料。因为专家是根据举证的材料来打分的，方便快捷地找到相应的资料，有助于专家打分，也有助于给专家留下管理有序的好印象。
3）人员访谈。档案虽然也能在相当程度上说明问题，但是配合相关的解释效果会更好，何况评估专家肯定还会了解资料之外的问题。所以了解机构管理和主要业务的人员，一定也要保证在评估现场，随时解答专家的提问和接受访谈。
六、以评促建
等级评估一个重要的目的是以评促建，希望通过评估，能够提升机构的管理水平。由于筹备评估的时间往往较短，一些问题发现了，当时无法纠正，只能等评估结束之后，再将评估中的问题进行系统梳理和逐步解决。
另外，在评估现场，评估专家会对他们的评估情况给机构一个反馈，评估专家以专业人士和第三方的立场，给我们的建议是非常宝贵的，所以要做好记录，过后要进行认真研究。
评估结束后，应该针对评估暴露出来的问题，制定一个长期的提升计划，也可以找能力建设机构的帮助，制定系统化的管理体系搭建和能力提升。这样才能在下一期的等级评估中取得更好的成绩！
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