在职场上电子邮件是一种非常重要的沟通工具。电子邮件不仅仅是用来写工作日报的，而且还是与上下级进行工作上的协调和商议的一种渠道，外贸商务合作也常常使用邮件进行沟通。
1.电子信件「标题」要明确且具描述性。
2.注明送信者及其身份；勿重复传送同一讯息；于特定邮件中加上密码。
3.仅抄送必要的人。收到邮件的人越多，回复该邮件的必要性就越低；不必要时别点“回复所有人”；切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话。
4.若收到或想要发一封言语唐突的邮件，别冲动。若十分紧急，不如选择打个电话。
5.信件内容应简明扼要；把“问题”和“任务项”明确地写在开头，所有问题请尽可能准确描述。
6.使用清晰易读字体，重要事项请加粗，但不要事事加粗；多用黑点或数字来编号，使邮件更易读；避免使用太多不必要的标点符号比如“！！！！！”。
7.若有截止期限/要求并不紧急/无需回复/必须回复，请说明。如有必要，请将你期望得到答复的人名附上，并强化指出。
8.若不能立即回复，应回复发件人一有进展会立即知会他/她，以免反复收到追问邮件，同时让对方心里有数。
9.确认将要回复的对象是谁；将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见；切勿在未经同意前，将他人信函转送给第三者。
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有劳贵方，不胜感激。
Please accept our thanks for the trouble you have taken.
不胜感激贵方对此事的关照。
We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.
对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。
We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.
对贵方之盛情，不胜感谢。
Allow us to thank you for the kindness extended to us.
贵方对此悉心关照，不胜感激。
We thank you for the special care you have given to the matter.
如承试订货，不胜感激。
We should be grateful for your trial order.
如承赐示具体要求，不胜感激。
We should be grateful for your furnishing us details of your requirements.
收到贵方大宗订货，不胜感激。
We are greatly obliged for your bulk order just received.
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我方保证向贵方随时提供最佳服务。
We assure you of our best services at all times.
贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。
If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so.
我方如有机会同样效劳贵方，将不胜欣慰。
It would give us a great pleasure to render you a similar service should an opportunity occur.
我方将不遗余力为贵方效劳。
We spare no efforts in endeavoring to be of service to you.
我方将很愉快与贵方合作，收费低廉。
We shall be very glad to handle for you at very low commission charges.
我方始终能供应这些公司每月所需的数量，从无间断。
We have always been able to supply these firms with their monthly requirements without interruption.
我们借此机会再此强调，定会尽力随时提供贵方所需的信息。
We take this opportunity to re-emphasize that we shall, at all times, do everything possible to give you whatever information you desire.
我们始终能向贵方提供品质最佳的产品，报价最为优惠。
We are always in a position to quote you the most advantageous prices for higher quality merchandise.
这样可以使我方经营者具有很强的竞争力，还可获得最大的利润。
This places our dealers in a highly competitive position and also enable them to enjoy a maximum profit.
恳请贵方继续给予信任和支持。
We solicit a continuance of your confidence and support.
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没有人愿意读长邮件，除非是让人爱看不看的FYI型邮件。清楚不是指字体要放大，而是要注意一下几点：
A.这是什么事情？
B.计划在什么时间做？以及原因。
C.作为接收方，我要做什么？
D.我要在什么时间做？
E.我如何不做会如何？我如果做了会有什么价值？
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定期查阅与整理个人的邮件信箱，经常整理信箱，回复该回复的，去除该去除的；限制自己的信箱于规定的容量中，以避免因超载而无法收悉新的邮件对于重要的邮件，亦可考虑下载或打印存贮。邮件替代不了面对面沟通过、电话、会议，滥用邮件只能增加负担，降低效率。
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各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
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