David Lavenda | 2017-02-28 21:30
如今，人们对随时随地工作场所的要求越来越高，生产率也变得日益重要。而要想最大程度提高生产率，不妨对这些因素提高关注。
生产率即效率——以更少的资源，用更快的速度，做更多的事情。随着当今随时随地工作场所的要求日益提高，生产率也变得日益重要。而要想最大程度提高生产率，你必须专注于生活中的三个部分：
众所周知，人类并不擅长处理多任务，所以管理时间对于提高生产率至关重要。而最浪费时间的莫过于意外（并且通常是不重要的）任务。我们都会有一种冲动，去阅读刚刚收到的电子邮件，或者瞥一眼弹出来的最新通知——心理学家、《有条理的思维》（The Organized Mind）一书的作者丹尼尔·莱维坦将这种倾向称作“新奇事物偏见”。这种非故意的任务转换所浪费的时间，可能超乎你的想象。加州大学（University of California ）的信息学家格洛里亚·马克发现，人们平均需要26分钟才能从琐碎的干扰事件中恢复专注。为了避免浪费时间，提前计划每天的时间，区分意外的干扰：
1. 每天开始时，计划“个人专属时间”：查看晚上积累的电子邮件和社交媒体更新，对积压的工作确定优先次序。迅速完成快速回复和转发，使人们能够开始执行任务。安排更重要的任务。删除情报性或不重要的任务。
2. 利用通勤时间完成协调任务：如果不利用通勤时间挑选出最耗时间的任务，那就太荒唐了。在早晨通勤途中，我会完成对外部顾问情况的综述——了解开放项目的最新进展，确定他们是否需要协助。在抵达办公室时，我已经对项目进度有了准确的了解。
3. 将会议时间缩短25%：你在会议上完成的工作量不会因此减少，因为许多时间被浪费在了解决电话会议安排和无用的玩笑上。如果每天将五人会议的时间从一个小时缩短到45分钟，你每个月将节省25个小时的工作时间。这相当于每年300个小时——几乎是两个月的工作时间！
4. 安排固定的休息时间：马不停蹄地参加会议并不代表高效率，因为你会疲惫不堪，失去专注力。在日历中留出休息时间。将这些休息变成一种惯例，能够提高可预测性，形成一种有规律的时间安排，让你的思维保持条理。如果有条件，午餐之后“有效午睡”10至20分钟。
空间
所谓“空间”是指你的环境——包括办公场所和虚拟空间。工作空间或许并非最后的边界，但却是提高工作效率的一个重要元素。下面是一些与空间有关的建议：
5. 在合理的情况下在“场外”办公：如果你需要撰写一份文件或研究一个课题，排除办公室里的干扰能够提高专注度。有些公司发现，允许员工在家办公还有其他好处，例如缩短通勤时间和午餐时间，减少病假天数等。你可以考虑如何将中国旅游网站携程（Ctrip）、AIIM和Wordpress的成文策略，应用于自己的工作环境。
6. 合并所有为你提供信息的应用：你需要操作太多应用——电子邮件、Yammer等微博工具、Lync等聊天工具、Twitter和LinkedIn等社交媒体应用，还有SAP、甲骨文（Oracle）和Salesforce等操作系统等。把所有应用的通知集中到一个地方。
7. 关闭移动设备和台式机上的弹出通知：不要让令人讨厌的应用程序弹出信息干扰你的专注度。关闭它们。马上。并且限制自己仅在每天的设定时间查看电子邮件。你不会为此感到遗憾。
心态
调整自己的状态，使你能够在当前专注于正确的任务：
8. 进行对话，不要发送电子邮件：拿起电话，或者穿过大厅，直接与同事面对面交流。对于在异地的同事，利用聊天工具。因为你可以在对话中给出准确的指示，迅速消除误会。进行没完没了的电子邮件对话所浪费的时间令人难以置信——而且会产生无意义的错误。
9. 把问题由大化小：这样做能够减少因为承担重大任务所产生的不堪重负和拖延的感觉。一种实用的方法是采用敏捷技术管理工作任务。敏捷任务管理诞生于软件开发领域，其对任务管理的巨大贡献在于把重大任务划分为“短时间的冲刺”。在整个过程中掌握一种解决方案，可以减少处理重大任务的焦虑。
10. 利用重复性任务核查清单，减少错误：尤其是在疲劳过度或时间紧张的情况下，清单能够让你不会偏离轨道。关于如何使用清单的优秀指导，请参阅阿图·葛文德的《清单革命》（The Checklist Manifesto）一书。（财富中文网）
译者：刘进龙/汪皓
