首先大家要明确的两件事：
一是我们为什么要开会，
二是在会议里面不同的人所扮演的角色。
其实很多时候会议效率低下，主要原因是我们不知道究竟为什么要开会。在办公室坐着坐着突然就被叫去开会了，然后听的稀里糊涂开始犯困，最后布置了一个觉得很头疼的任务就出了会议室了。如果我们能明确到底为什么要开会，效率可言至少提高一半。
说到底，开会一般是为了去解决一个团队共同的问题的。它不应该提倡各位与人员即时对某个问题提出看法，应该是最开始的时候就已经针对脑子里成形的想法各抒己见，按照问题的核心找出最佳解决办法。头脑风暴式的会议不应该算作正式的会议，因为它的着眼点是要激发大家的思维，围绕问题创造出新的可能方案，却并不一定要求当场就得出问题的解决办法。
布置任务式的会议是最让人难受的，因为我们都在被动地去接受，而没有办法去表达自己。因而建议布置任务这样的东西，以邮件的形式传达清楚，包括责任人、责任范围、截止时间、任务需要达到的效果等。所以，一句话，大家是为了解决阻碍共同利益的问题而开会。
在会议里面的角色，大家应该体会很深。一般有人在主讲，有人一直处于被动听意见的状态。其实我们可以分为会议的引导者以及参与者。会议的引导者大致相当于主持人的作用，他负责贯穿会议的主线保证讨论不跑题，并且时刻调度会议气氛；参与者主要是负责发表及倾听意见的。如果你是会议的召集者，一般就要作为会议的引导者。
接下来要解决的问题是：
当“我们”要开会的时候，“我们”应该干什么？
事情都有从准备到进行到收尾的过程，会议也一样。
准备工作：会议的召集者最好提前通知各位与大家会议即将讨论的内容，以及讨论需要达到的效果。比如“我们今天晚上要吃什么？我们的要求是必须荤素搭配，还要有汤”。会议的参与者提前阅读邮件或者其他通知，在脑中对问题进行解析，将自己的思路形成草稿或者简单记录下来，到开会的时候发表自己的意见。
在进入会议室之前非常重要的一个环节就是清空自己的大脑。不管是引导者还是参与者，都需要把自己开会时间之前脑子里的想法和情感放空，让自己全身心地投入到会议之中。只有在这种最自然的状态下，创意才能自然而来，我们才能专注于解决问题并且提出新的见解。不要去想之前有什么烦心事，到了该做什么事的时间就做什么事，这样效率才最高。
如何开会：在会议最开始的时候，引导者最好按照之间发给参与者的邮件重申一下会议需要解决的问题和达到的目的，然后逐项引导大家共同商定问题的解决办法。不要试图让大家从零开始去讨论什么然后得出结论，这是不管花多少时间都没法做成的事情，但是我们可以试图对问题的解决思路达成一致意见，这才是团队以后执行工作的关键。除了引导会议内容，也要注意引导会议气氛。当气氛很沉闷的时候，可以通过小的技巧去打破这种局面，这种技巧在网上很多，我不赘述了。但是当气氛过于活跃，以至于会议开始逐渐跑题，引导者一定要把方向给拽回来，不然耗费的时间就大了去了。
开会过程中：引导者和参与者都要学会的是沟通的本领，包括认真倾听、保证自己正确理解他人的观点以及不着急去反驳别人。开会的时候很容易出现的状况就是大家争的不可开交，但其实如果大家真的理解了对方的意思，到最后往往会发现彼此说的东西并不矛盾，只是大家的表述非常的不一样而已。所以在会议中，请务必保证自己在批评或者反驳他人意见之前，自己是正确理解了别人的意思的。引导者要比其他人更注重对会议的记录以及即时的梳理，在希望得出最后的解决办法的时候，最好按照问题的逻辑顺序重申一下已经发表过的观点，保证是没有错误理解的。最后大家统一意见，回去着手布置相关工作和实施。
开会以后：引导者还是非常需要将会议的内容按主次整理好，再次发给与会者邮件。邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解，再次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。引导者也可以通过与会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，以便今后效率提的更高。将上述方法经过实践后，将会议压缩到了20分钟以内，原先是一个半小时。每个人都带着自己的想法来开会，开会的过程中保持倾听和理解，开会结束后任务相关联的人再在一起讨论和细化。效果非常好，大家的态度很积极，讨论也很热烈。每个来开会的人都知道我们可以高效地完成一件事，所以没有人不怀着热情和解决问题的信心地参与到里面。
